Die Kommunale Datenzentrale Mainz hat sich für die Firma TA Triumph-Adler Deutschland GmbH als Partner im Output-Management entschieden.
Die Kommunale Datenzentrale Mainz (KDZ), der IT-Dienstleister für die Landeshauptstadt Mainz und ihre angeschlossenen Gesellschaften mit rund 2500 Arbeitsplätzen, hat sich für die Firma TA Triumph-Adler Deutschland GmbH und deren Output-Management entschieden. „TA Triumph-Adler erhielt von uns nach einem europaweiten Vergabeverfahren den Zuschlag“, so Ralph Schröer, Abteilungsleiter Systemservice bei der KDZ Mainz. Konkret bedeutete das: 1300 Druck- und Kopiersysteme an 160 Standorten der Stadt Mainz sowie Eigenbetrieben und stadtnahen Gesellschaften auszutauschen und an die tatsächlichen Bedürfnisse vor Ort anzupassen. Darüber hinaus wurde ein transparentes Abrechnungssystem gefordert, das ein genaues Reporting von Zählerständen und Volumen voraussetzt. „Als Dienstleister berechnen wir die Leistungen von TA Triumph-Adler an unsere Kunden weiter“, erklärt Albert-Josef Baginski, zuständig für das Controlling der KDZ Mainz. „Unsere Rechnungen müssen deshalb zu 100 % nachvollziehbar sein“.
Ziel sei es gewesen, nach sechs Monaten den Rollout und alle weiteren Umstellungen abgeschlossen zu haben und anschließend zum ersten Mal die sonst postalisch versendete Abrechnung digital an alle Kunden zu verschicken. Für die KDZ Mainz implementierte TA Triumph-Adler die Appliance TA Cockpit, eine webbasierte Steuerungszentrale, die einen Überblick über alle Drucker- und Multifunktionsgeräte und ihr Druckvolumen verschafft. Toner wird so bei Bedarf automatisch nachbestellt, ortsunabhängig und zu jeder Zeit können Status-Meldungen abgerufen und Technikereinsätze koordiniert werden – bei einer Verteilung der Systeme auf 160 Standorte ein großer zeitlicher Gewinn und darüber hinaus die geforderte transparente Datengrundlage für das Abrechnungssystem.
Die implementierte Lösung bietet nun die geforderte transparente Datengrundlage: Einzelplatzdrucker wurden entsprechenden Kostenstellen der KDZ Kunden zugeordnet, bei Druck- und Multifunktionssystemen, die von unterschiedlichen Mitarbeitern genutzt werden, erfolgt die Abrechnung über Authentifizierungskarten. Follow2Print nennt sich diese Funktion bei TA Triumph-Adler, die für das intelligente Umleiten von Druckaufträgen zuständig ist. Nutzer können so ihre Druckaufträge an jedem in das eingebundene Druck- und Multifunktionssystem abholen.
Ein umfangreicher Auftrag, der auch an den Service maximale Anforderungen stellt: Zwei Technik-Mitarbeiter von TA Triumph-Adler sind täglich bei der KDZ vor Ort und verfügen inhouse über Büros mit Materiallager. „Wir konnten den Haustechniker des vorherigen Dienstleisters dafür begeistern, zu uns zu wechseln“, freut sich Jörg Leisge, Key Account Manager bei TA Triumph-Adler. Für alle Beteiligten eine Win-win-Situation. Nach genau sechs Monaten war das Ziel dann punktgenau erreicht: Der Rollout erfolgreich abgeschlossen, alle Umstellungen durchgeführt, die erste Abrechnung der Druckerleistungen wurde von der KDZ Mainz digital an alle Kunden versendet. „Wir haben es viel leichter: Zählerstände müssen, auch in den meisten Schulen, nicht mehr manuell abgelesen werden, wir verfügen über eine exakte, transparente Abrechnung, die uns maximale Sicherheit bringt.“ sas
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