Systematik auf Fuzzy-Logic-Basis

Innovative Leistungskontrolle

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Die sorgfältige Bearbeitung von Aufträgen, von der Anforderung über die Kontrolle der Leistungen bis zur Prüfung der Rechnung kann immensen Aufwand verursachen. Mit Hilfe eines innovativen Stichprobensystems hat die Degussa-Hüls AG die Abwicklung von Fremdfirmenleistungen optimiert und dabei den Prüfaufwand der Abrechnungen um rund 70% reduziert.

Dipl.-Kfm. Ludger Schuh

Degussa-Hüls ist weltweit führend in der Spezialchemie. Der Konzern erzielt mit mehr als 46.000 Mitarbeitern über 20 Milliarden DM Umsatz. Die Erhaltung und Modernisierung von Anlagen verursacht einen nicht zu unterschätzenden Bearbeitungsaufwand bei der Abwicklung der Aufträge – von der Anforderung bis hin zur Rechnungsprüfung. Allein im Werk Wesseling wurden 1998 rund 14.000 Aufträge über Fremdfirmenleistungen an insgesamt etwa 450 Dienstleister und Lieferanten vergeben.
Lästiger Schreibkram
Betriebsingenieure, Meister und Arbeitsvorbereiter konnten ein Lied davon singen: Wer eine Maschine reparieren lassen wollte, wurde zwangsläufig zum Autogrammjäger. Auftragserteilung, Reparaturabnahme, Rechnungsstellung – kaum ein Vorgang konnte ohne Gegenunterschriften eingeleitet werden. Jede Maßnahme produzierte Berge von Papier und verschlang viel Zeit und Arbeitskraft. „Es floss viel Papier, dabei wurde oft nicht einmal richtig geprüft“, erinnert sich Dr. Klaus Langhammer, verantwortlich für das Fremdfirmen-Management im Geschäftsbereich Industriechemica.
Dr. Langhammer war maßgeblich beteiligt, als man ab 1996 die Kontrolle der Fremdfirmen-Leistungen im Wert von rund 300 Mio. DM sukzessive auf das DV-gestützte Stichprobensystem „Invent“ des Aachener Softwarehauses Inform GmbH umstellte. Eine rationelle und vor allem sichere Lösung, wie die inzwischen gesammelten Erfahrungswerte aus dem Einsatz in sechs Werken dokumentieren.
Aufmaßerstellung den Dienstleistern überlassen
Das Besondere ist der ganzheitliche Ansatz, den Degussa-Hüls bei dieser Neuorganisation wählte. So wird schon im Vorfeld jeder Bau- oder Reparaturmaßnahme die Aufmaßerstellung erheblich rationalisiert. Wurden vorher alle Aufmaße in den Werken selbst erstellt, was jedes Mal sehr viel Zeit in Anspruch nahm, können diese Vorgänge jetzt den Fremdfirmen überlassen werden. Die Aufmaße werden mit allen rechnungsrelevanten Leistungswerten im SAP-System erfasst. Bei späterer Rechnungsstellung erfolgt ein maschineller, postengenauer Abgleich der Rechnung mit den in der EDV hinterlegten Aufmaßdaten.
In der Praxis vollzieht sich das Verfahren nach einem recht einfachen, aber wirkungsvollen Schema. Aufträge im Volumen bis 50.000 DM dürfen ohne Gegenunterschrift vergeben werden. Ein Kostenvoranschlag muss erst dann eingeholt werden, wenn der Auftragswert 5.000 DM überschreitet. Vielfach erleichtern mit Stammlieferanten abgeschlossene Werkrahmenverträge den Einkauf und die Gesamtabwicklung dieser Arbeiten.
Computergesteuerte Stichprobenkontrollen
Im Werk misst der Lieferant seine Arbeit selber auf und erstellt auf dieser Grundlage später die Rechnung. Basis für die Rechnungsstellung sind unter anderem Vergabepreislisten für einzelne Gewerke oder, bei Einzelbestellung, auch Leistungskataloge von Fremdfirmen. Statt wie früher alles in Eigenregie auszuführen und jede einzelne Maßnahme zu überprüfen, beschränkt sich die Tätigkeit der verantwortlichen technischen Stellen im Werk heute auf die Kontrolle der Leistungen in Stichproben. Diese Chance ergab sich, als mit Invent ein Verfahren zur Verfügung stand, das mit Stichproben die gleiche Prüfsicherheit gewährleistet wie die bisherige Vollprüfung.
Die Vorgaben für die Stichprobenkontrollen liefert das System automatisch und damit nicht beeinflussbar. Die Auswahl der Stichproben erfolgt nicht nach einem willkürlichen Zufallsprinzip wie bei herkömmlichen Zufallsgeneratoren. Vielmehr greift das selbstlernende Fuzzy-Logik-System auf eine automatisch generierte und täglich aktualisierte Historie der vergangenen Prüfergebnisse zurück. Bei der Erstellung der Prüftabellen werden die Veränderungen im Lieferverhalten einzelner Fremdfirmen berücksichtigt.
So wird beispielsweise ein Fremdunternehmen, dessen Aufmaß Fehler aufwies, noch geraume Zeit später verstärkt überprüft und vom Programm erst dann wieder in der Lieferantenbewertung hochgestuft, wenn es eine bestimmte Anzahl von Kontrollen fehlerfrei bestanden hat.
Datenbank für Schwarze Schafe
Die Lieferantenperformance, die in einer Datenbank hinterlegt und täglich aktualisiert wird, lässt sich vom Anwender in zahlreichen skalierbaren Parametern frei definieren und so auch auf ganz unterschiedliche, firmenindividuelle Revisionsanforderungen abstimmen.
Darüber hinaus hat Degussa-Hüls eine Reihe weiterer Sicherheitsstufen im Programm verankert. So nimmt Invent seine Stichprobenauswahl nur innerhalb von festgelegten Prüfgrenzen vor. Oberhalb eines definierten Auftragswertes wird obligatorisch eine Vollprüfung ausgelöst. In der ersten Einsatzphase wurde die untere Prüfgrenze auf 200 DM Auftragswert und die obere Grenze auf 7.000 DM festgelegt.
Damit konnte das Prüfvolumen gegenüber einer bisherigen vollständigen Prüfung bereits auf 49% reduziert werden. Dies allein bedeutet schon eine enorme Einsparung an Arbeitsaufwand, wenn man bedenkt, dass der Konzern heute an sechs Standorten etwa 50.000 Einzelbestellungen mit einem Auftragsvolumen von rund 300 Mio. DM per System abwickelt.
Aufgrund der sehr hohen Prüfsicherheit entschloss sich das Projektmanagement schon 1998, die Prüfgrenzen erheblich weiter zu ziehen und damit den Stichprobenraum deutlich zu vergrößern. Dadurch hat sich das Prüfvolumen insgesamt bis heute auf ca. 34% reduziert, im größten Werk lag der Prüfumfang sogar nur noch bei 27%, ein Wert, der die Erwartungen mehr als erfüllt.
Sicherheit gegen Manipulationen
Abstriche bei der Sicherheit seien dabei in keiner Weise riskiert worden, betont man bei Degussa-Hüls. So wurden eigene Zufallsgeneratoren zugeschaltet, die bei jedem Auftrag mit mehr als zehn Aufmaßpositionen dafür sorgen, dass die drei größten Positionen und sämtliche Sonderpositionen in die Kontrolle fallen.
Wenn jetzt Fehler gefunden werden, erhöht das System automatisch die Prüfquote, sucht nach einer Systematik und leitet gegebenenfalls eine Vollprüfung ein. Weil bekanntlich auch Kleinvieh viel Mist macht, nimmt sich ein weiterer Zufallsgenerator der Posten mit weniger als 500 DM an.
Die Ergebnisse der Stichproben werden automatisch auf Invent überspielt. Das Programm ermittelt daraus die Steuergrößen für den zukünftigen Stichprobenumfang der jeweiligen Lieferanten.
Auftraggeber und -nehmer zufrieden
Über den Nutzen des Systems gibt es bei allen Beteiligten keinen Zweifel mehr. Mitarbeiter, die vorher regelmäßig die lästigen Prüfroutinen durchführen mussten, trauern den alten Zeiten nicht nach. Firmenweit konnte das bisherige zeitraubende Verfahren bei der Abwicklung von Fremdfirmen-Leistungen stark rationalisiert werden.
Neben den direkten Rationalisierungseffekten beim Personaleinsatz tragen auch die Controlling-Funktionen zur Amortisation des Systems bei. Das System liefert detaillierte und statistisch aufbereitete Informationen über die Qualitäten jedes Lieferanten, wovon insbesondere der Zentraleinkauf profitiert.
Aber auch die Lieferanten sind von der Zuverlässigkeit und Objektivität des neuen Kontrollverfahrens so überzeugt, dass einige von ihnen bereits ihr eigenes Organisationssystem daran angepasst haben. Sind ihre Baustellenleiter doch jetzt vor Ort in der Lage, unmittelbar nach erbrachter Leistung die Rechnung zu stellen. Und: Die Lieferanten haben schnell gelernt, dass sich korrekte Arbeit auszahlt. Wer immer zuverlässig arbeitet, wird weniger geprüft und erhält dann sein Geld binnen 14 Tagen. „Von der Leistung bis zur Zahlung läuft es dank Invent einfach zügiger“, bestätigt Dr. Langhammer.
Innovatives Verfahren bewertet Lieferanten
Stichprobenverfahren bieten für Wareneingangs- und Rechnungsprüfung ein hohes Rationalisierungspotenzial, wenn sich durch solche Methoden das Risiko fehlerhafter Anlieferungen oder Rechnungen nicht erhöht. Das System Invent kann mit Hilfe von Fuzzy Logic durch qualitative und quantitative Beurteilung des Lieferanten den Prüfaufwand auf rund 40% reduzieren und dabei eine der Vollprüfung entsprechende Zuverlässigkeit von 99% gewährleisten.
Das System vollzieht eine ausgefeilte Lieferantenbewertung und kann autonom entscheiden, ob eine bestimmte Rechnung zu prüfen ist. In Abhängigkeit vom tatsächlichen Lieferantenverhalten legt das Stichprobensystem eigenständig Wertgrenzen fest, ab denen eine Vollprüfung vorgeschlagen wird. Diese Prüfwertgrenzen und somit auch die Prüfhäufigkeit, passen sich einem veränderten Lieferantenverhalten automatisch an. Da das Entscheidungsverhalten des Systems nach außen hin nicht erkennbar ist, werden Manipulationsversuche unmöglich.
Um eine Entscheidungsbasis aufzubauen, werden alle vorliegenden Erfahrungen und aktuelle Informationen in einer Lieferantenhistorie festgehalten und permanent durch rückgemeldete Prüfergebnisse aktualisiert, wodurch das Verfahren mit zunehmender Laufzeit an Treffsicherheit gewinnt. Die Lernfähigkeit des Systems bewirkt beispielsweise, dass in der Folgezeit weitere Rechnungen eines Lieferanten entweder stärker oder schwächer zur Prüfung herangezogen werden
Weitere Informationen über Inform per Fax 0 24 08 – 94 56 10
Fuzzy Logic
Fuzzy Logic (unscharfe Logik) ist eine Teildisziplin der Fuzzy-Set-Theory, der unscharfen Mengenlehre. Die Regeln der traditionellen Logik erlauben nur die Werte „wahr“ oder „falsch“. Die Fuzzy Logic überwindet die Grenzen der starren zweiwertigen Logik und ermöglicht die Darstellung von Zwischengrößen wie „ziemlich wahr“ oder „teilweise unwahr“.
Fuzzy Logic gilt als mathematische Basis innovativer Softwarekonzepte, in denen exakte Formeln durch Zugehörigkeitsfunktionen ersetzt werden. Sie ermöglicht es, quantitative Zusammenhänge mit Hilfe umgangssprachlicher Begriffe auszudrücken. Methoden der Fuzzy Logic bieten die Möglichkeit, auch mit Unsicherheit behaftete Kenngrößen zu berücksichtigen.
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