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Integrierte Lösung zur dezentralen Warenanforderung

EAM, Kassel
Integrierte Lösung zur dezentralen Warenanforderung

Im Zuge der Liberalisierung des Energiemarktes und des dadurch stärker werdenden Wettbewerbs- und Kostendruckes spielen optimierte Prozessabläufe eine immer stärkere Rolle. Vorhandenes Know-how muss gezielter und somit effizienter eingesetzt und von zeitraubenden Tätigkeiten, die automatisiert werden können, entlastet werden.

Für den Beschaffungsprozess bedeutet dies, dass sich der Einkauf auf Lieferantenauswahl, Preise und Lieferzeiten bei gleichzeitiger Qualitätssicherung konzentriert, ohne seinen Kunden (Bedarfsträger) dabei zu vernachlässigen. Der interne Vorgang der Bedarfsmeldung bietet ein erhebliches Optimierungspotential, da gerade in diesem Bereich häufig umständliche Wege gegangen werden. Rahmenvereinbarungen über gängige Materialien müssen dem Anforderer zugänglich gemacht werden, dies spart Diskussionen über den richtigen Artikel und aufwendige Preisanfragen.

Aus diesen Ansätzen heraus hat sich die EAM des Warenanforderungsprozesses angenommen und eine Workflow-Lösung unter Lotus Notes einschließlich Datenintegration in die Materialwirtschaftssoftware SAP R/3 geschaffen.
Bedarfsentstehung und -erfassung
Im Idealfall wird der Bedarf am Ort der Entstehung erfasst, also bei jedem einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens. Dieser kann mittels eines Warenkorbs im Katalog einkaufen und nach drei verschiedenen Varianten Artikel auswählen:
Schnelle Auswahl erfordert lediglich die Angabe der Anforderungsmenge eines Artikels;
Auswahl erlaubt, sich weitere Informationen über den Artikel zu beschaffen und Angaben wie Menge, anderes Lieferdatum, Bestellhinweise oder Wunschlieferant einzutragen;
Freie Auswahl erlaubt die Anforderung frei definierbarer Artikel mit Zuordnung zu bestehenden Warengruppen.
Es ist möglich, häufig verwendete Bedarfsprofile in Musterwarenanforderungen abzulegen.
Genehmigungsprozess
Ist der Warenkorb vollständig, wird eine Warenanforderung generiert und eine Budgetzuordnung vorgenommen. Das System stellt den Genehmigungsprozess fest, welcher individuell in Abhängigkeit von Budgets, Budgetverfügbarkeit, Zeichnungsberechtigungen und Verantwortlichkeiten bestimmt wird. Die Warenanforderung wird nun dem Genehmigungsprozess übergeben.
Die Genehmigung oder Ablehnung einer Warenanforderung geschieht online per Knopfdruck durch den nächsten Bearbeiter oder dessen Stellvertreter. Die nachfolgenden Bearbeiter können optional per E-Mail auf anstehende Freigaben aufmerksam gemacht werden. Sind Autorisierung und Auftrags-/Kostenstellenbudget ausreichend, wird die Warenanforderung automatisch an SAP weitergeleitet.
Bestellung und Statusverfolgung
Warenanforderungen werden als Reservierung bzw. Bestellanforderung an SAP weitergeleitet und dort entsprechend bearbeitet. Bei Material aus dem Rahmenvertragskatalog wird direkt eine Bestellung in SAP erzeugt, die vom Fax-Server als Fax-Bestellung sofort zum Lieferanten weitergeleitet wird.
Die Statusverfolgung endet nicht mit der Übergabe an SAP. Es erfolgt regelmäßig eine Rückmeldung des Status aus SAP für jede Warenposition, so dass der Besteller und alle Verantwortlichen über den Status der Warenanforderung bis hin zur Lieferung der Ware informiert sind.
Funktionale Leistungen unter Lotus Notes
Es stehen zur Zeit zwei verschiedene Typen von Katalogen zur Verfügung:
Standardkataloge enthalten Lager- und Nicht-Lagerartikel nach Warengruppen und Untergruppen zur leichteren Auswahl. Der Katalog ist mit SAP synchronisiert und kann zusätzliche Informationen wie Abbildungen oder integrierte Herstellerverweise enthalten.
In Rahmenvertragskatalogen zur Direktbestellung über Rahmenverträge können auch Artikel abgelegt werden, die nicht mit Stammsätzen in SAP geführt werden sollen. Die Bestellungen erfolgen über Warengruppen.
Organisationsabbildung
Eine der wichtigsten Voraussetzungen zur optimalen Gestaltung des Warenanforderungsprozesses ist die Abbildung der Unternehmensorganisation. Dieser Teil stellt eine Herausforderung für jedes Unternehmen dar. Der Genehmigungsprozess benötigt Informationen über Personen, Vorgesetztenverhältnisse, Kostenstellen und Budgets.
Warenanforderungsbearbeitung
In dieser Anwendung findet der gesamte Prozess, von der Warenanforderungserstellung über die Genehmigung und Weiterleitung an SAP, bis hin zur Auftragsverfolgung statt.
Konfiguration
Diese Anwendung enthält unter anderem:
Firmenkalender, Warengruppen-Definitionen, Sachkonten, Mengeneinheiten, Lotus Notes-SAP-Synchronisationseinstellungen, Lotus Notes-SAP-Synchronisations-kontrolle, Management der verteilten Datenhaltung, Workflow-Definitionen.
Sicherheit
Es wurde ein flexibles Sicherheitsmodell implementiert. Einschränkungen oder spezielle Rechte existieren z.B. für Anwendungsadministratoren, IT-Manager, Katalog-Manager, Stellvertreter, Controlling usw. Weiter können Mitarbeiter Warenanforderungen nur dann lesen, wenn sie selbst Bestandteil der Genehmigungshierarchie sind, und nur dann bearbeiten, wenn sie als nächster Bearbeiter oder dessen Stellvertreter eingetragen sind.
Datenhaltung und Synchronisation
Eine Warenanforderung wird nur in den Lokationen der am Genehmigungsprozess beteiligten Mitarbeiter und in der zentralen Organisationseinheit zur Verfügung gestellt, also dort, wo sie gebraucht wird.
Es erfolgt eine Synchronisation zwischen Lotus Notes und SAP für Standardkatalog, Warenanforderungs- und Organisations-Datenbank (Kostenstellen und Aufträge).
Vorteile der Warenanforderung unter Lotus Notes
–Erfassung des Bedarfs am Entstehungsort,
–gewohnte Arbeitsumgebung (Bürokommunikation) für jeden Mitarbeiter,
–Vermeidung redundanter Erfassung des Bedarfs und der Waren-/Bestellanforderungen,
–Beschleunigung des Anforderungsprozesses durch Reduzierung der Durchlaufzeiten,
–Abbildung der Unternehmensorganisation für den Genehmigungsprozess.
Durch diesen optimierten Anforderungsprozess können sich alle am Beschaffungsvorgang beteiligten Personen mehr auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Das System kümmert sich um die Bereitstellung der notwendigen Informationen, deren Verteilung und hilft bei der Weiterverarbeitung.
Bei der Erstellung des Systems wurde vor allem darauf geachtet, dass sich der Schulungsaufwand in Grenzen hält. Komplexe Systeme wie SAP können möglicherweise noch mehr Informationen verarbeiten, sind aber für den Standardbeschaffungsvorgang zu unübersichtlich und aufwendig.
Wer heute die Akzeptanz des Anwenders sucht, muss auf dessen Wünsche und Arbeitsweisen eingehen und ihm eine leicht verständliche Lösung anbieten. Softwarelösungen sind nur so gut wie die Daten, die sie enthalten, und das bedeutet, dass die Daten auf der einen Seite leicht erfassbar, auf der anderen Seite aber auch einfach erreichbar sein müssen.
Energie Aktiengesellschaft Mitteldeutschland EAM
Das Netzgebiet der EAM umfasst rund 12.000 Quadratkilometer zwischen Einbeck in Südniedersachsen und Hanau in Südhessen. Hier deckte die EAM 1997 den Strombedarf ihrer rund 689.000 Kunden in Höhe von über sieben Milliarden Kilowattstunden unmittelbar. Die Weiterverteiler der EAM lieferten insgesamt über 2,3 Milliarden Kilowattstunden. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Kassel beschäftigt 1.461 Mitarbeiter, davon sind 127 Auszubildende.
DV-Landschaft: Aus einer klassischen Mainframe-Landschaft mit selbst entwickelter Software für Materialwirtschaft sowie R/2 für Buchhaltungsaufgaben begann die EAM ab Ende der 80er Jahre verstärkt auch Desktop-Rechner einzusetzen. Heute betreibt die EAM etwa 450 PCs und 350 plattenlose Terminals, die wie PCs verwendet werden und sich vor allem für Standardanwendungen eignen. An allen Desktop-Systemen wird Lotus Notes als universelle Kommunikationslösung eingesetzt. 1997 arbeitete die EAM unternehmensweit mit Windows NT. SAP R/3 MM wird in Verbindung mit einer Oracle-Datenbank betrieben; bis zum Jahrtausendwechsel sollen auch die verbliebenen R/2-Systeme abgelöst werden.
Systeminformation über:
EAM Energie Aktiengesellschaft Mitteldeutschland, 34811 Kassel
Uwe Brandenstein, Tel.: 05 61/9 33-0-11 86
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