IT-Einkauf: Beschaffung nur unzureichend beteiligt

Eine gut aufgestellte IT-Abteilung kann in modernen Unternehmen für einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sorgen. Im Spannungsfeld zwischen Kostendruck, Technologiefortschritt und komplexen Anbieterstrukturen kommt dem Einkauf eine wichtige Rolle zu, wie das BME-Benchmarking-Team im neuen BME-Benchmarking-Report „Einkauf von IT-Leistungen“ ermittelt hat. Allerdings lässt der Einfluss, den die Beschaffung tatsächlich ausübt, bei den Bedarfen der IT weiterhin zu wünschen übrig.

„40 Prozent der gesamten IT-Leistungen werden noch immer ohne enge Kooperation mit den Beschaffungsabteilungen eingekauft“, sagt Volkmar Klein, Leiter der Benchmark-Services beim BME. Auf Basis der analysierten Daten bemängelt er, dass der IT-Beschaffung offensichtlich in vielen Unternehmen nur wenig strategische Bedeutung beigemessen wird. „Potenziale zur Kostenoptimierung, etwa beim Verhandeln von Zahlungsbedingungen, der Bedarfsbündelung oder der Standardisierung, werden so fahrlässig verschenkt“, betont der Experte.

Stellschrauben: Rechnerwahl, Nutzungsdauer, Telefonie

Festgestellt wurde etwa, dass die Kosten für die IT-Ausstattung deutlich schwanken. Im Extremfall werden monatlich zwischen 15 bis 115 Euro für einen Arbeitsplatz fällig. Abhängig sind die verursachten Kosten unter anderem von der Art des Systems: Ein Laptop ist bei der Anschaffung im Schnitt 20 Prozent teurer als ein stationärer PC und hat zudem im Betrieb einen kostenmäßigen Nachteil gegenüber dem Desktop.

Sparpotenziale ermittelt wurden außerdem in der Nutzungsdauer der IT-Ausstattung. Die Aufwände für Wartung und Personal können signifikant gesenkt werden, indem die Leasinglaufzeit von bis zu 48 Monaten auf nur noch 12 oder 24 Monate gesenkt werden. Der dadurch intensivierte Wechselzyklus führt aber wiederum zu steigenden Kosten für die Installation, den Umzug oder die Erweiterung des Arbeitsplatzes (IMAC-Kosten).

In puncto Telefonie wurde festgestellt, dass mobile Lösungen, die auf iOS von Apple basieren, im Vergleich zur Konkurrenz besonders teuer sind. Das Blackberry-Betriebssystem leidet derweil unter einer ungewissen Zukunft und wird häufig durch Alternativen ersetzt, Windows Phone gewinnt in diesem Zusammenhang an Bedeutung. Die meisten Unternehmen setzen auf mehrere Plattformen und orchestrieren diese durch ein Mobile-Device-Management (MDM).

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