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Juristische Sorgfalt und Fairness

Wie AEB beginnen sollten
Juristische Sorgfalt und Fairness

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Allgemeine Einkaufsbedingungen (AEB) können eine wirkungsvolle Visitenkarte eines Unternehmens sein. Vorausgesetzt, sie sind fair, mit Sorgfalt formuliert und auf dem neuesten juristischen Stand. Schon der Einstieg, sprich die ersten Ziffern sind entscheidend. Unser Autor Karlheinz Schmid stellt mustergültige erste Ziffern vor.

Prof. Dr. Karlheinz Schmid

Am Anfang war die Abwehrklausel. Eine solche qualifizierte Abwehrklausel ist in der Regel in Ziffer 1.1 der AEB enthalten. Mit ihr erreicht man zwar nicht, dass die eigenen AEB in jedem Fall durchgesetzt werden können, aber die Klausel hat immerhin den Effekt, dass auch die Allgemeinen Lieferbedingungen (ALB) des Vertragspartners keine Anwendung finden. Wird der Vertrag trotz widerstreitender AGB und somit trotz eines insoweit offenen Einigungsmangels (§ 154 BGB) durchgeführt, kommt auch aus juristischer Sicht der Vertrag zustande. An die Stelle der von AEB und ALB widersprüchlich geregelten Materie tritt dann das Gesetz, also die Vorschriften u. a. des BGB und des HGB. Vorrang vor dem Gesetz haben also die wenigen Regelungen, die in den AEB und ALB inhaltlich übereinstimmend getroffen wurden, z. B. die Teilnichtigkeits-Klausel oder die Anwendung deutschen Rechts.
Marktstarke Unternehmen finden sich mit dieser Situation nicht ab. Die Einkaufsabteilungen dieser Unternehmen übermitteln mit der Bestellung die nachfolgende Verpflichtungserklärung (siehe Kasten) oder einen ähnlichen Text. Akzeptiert der Vertragpartner diese Erklärung, dann ergibt sich kein Konflikt, weil nur die AEB zur Anwendung kommen.
Mitteilung des Einkaufs: „Sie werden gebeten, uns Ihre Bestellungsannahme nur auf dem beigefügten Annahmeformular mitzuteilen. Der Vertrag kommt nur zustande, wenn uns dieses Formular mit den erforderlichen Unterschriften versehen, jedoch sonst unverändert, zugeht.“ Der Text der Bestellungsannahme lautet dann wie folgt: „Wir nehmen das von Ihnen mit Schreiben vom … gemachte Vertragsangebot/Bestellung an und erkennen gleichzeitig Ihre Allgemeinen Einkaufsbedingungen/Anlagen-Einkaufsbedingungen/Bau-Einkaufsbedingungen an, die diesem Vertrag zugrunde liegen sollen.“
Schickt der Auftragnehmer diese Bestellungsannahme mit den erforderlichen Unterschriften versehen zurück, dann gelten die AEB. Dies gilt auch dann, wenn er seine ALB beilegt. Eine Individualvereinbarung geht nämlich den gedruckten ALB vor. Siehe § 305 b BGB.
Der erste Satz in Ziffer 1.2 ist eine Variante der häufiger verwendeten Klauseln: „Angebote sind für uns unverbindlich und kostenlos einzureichen“, besser: „Angebote sind verbindlich und kostenlos einzureichen.“ Gelegentlich wird noch folgender Satz hinzugefügt: „Dies gilt auch dann, wenn wir den Auftrag nicht erteilen.“
Überlegenswert ist es, in der Ziffer 1.2 noch folgende Sätze folgen zu lassen: „Ihre Angebote müssen (sollen) unseren Anfragen entsprechen. Alternativen sind gleichwohl erwünscht.“
Angebot und Bestellung müssen übereinstimmen
Hat der Einkäufer angefragt und ist ihm daraufhin vom Lieferanten ein Angebot unterbreitet worden, dann kommt mit dem Zugang der Bestellung der Liefervertrag zustande. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass Angebot und Bestellung nicht voneinander abweichen.
Die Frage ist, ob die Bestellung angenommen wurde. Bestellt der Einkäufer ohne zuvor ein Angebot eingeholt zu haben, dann ist die Bestellung rechtlich ein Angebot. In diesem Fall möchte man im Einkauf so schnell wie möglich wissen, ob die Bestellung (Angebot) vom Lieferanten angenommen wurde. Nach Ziffer 1.3 hat er hierzu 14 Kalendertage Zeit. Danach muss er damit rechnen, dass die Bestellung rückgängig gemacht wird. Die Frist von 14 Kalendertagen ist juristisch nicht erforderlich. In vielen Fällen wird ein kürzerer Zeitraum gewählt, zum Beispiel zehn Kalendertage.
Gelegentlich wird auch folgende Klausel gewählt: „Sollten Sie unsere Bestellung nicht innerhalb von zehn Kalendertagen annehmen, gilt unsere Bestellung als nicht erteilt.“ Damit entfällt die Bestellung automatisch mit Ablauf der zehn Kalendertage, wenn sie bis dahin nicht angenommen wurde. Ist der Lieferant trotz Fristversäumnis am Vertrag interessiert, müsste – streng genommen – eine neue Bestellung ausgestellt werden. Diese oder ähnliche Klauseln können daher nicht empfohlen werden.
Nimmt der Lieferant die Bestellung mit Abweichungen an, so hat er das Angebot des Einkaufs abgelehnt und ein neues Angebot vorgelegt (§ 150 Abs. 2 BGB). Dann ist es nur gerecht, wenn er in Ziffer 1.3 Abs. 2 aufgefordert wird, auf solche Abweichungen deutlich hinzuweisen. Die logische Konsequenz daraus ist, dass der Vertrag erst dann zustande kommt, wenn der Einkauf mit diesem Gegenvorschlag einverstanden ist. Dieses Einverständnis kann nach der vorliegenden Klausel nur schriftlich erteilt werden. Eine Einverständniserklärung durch schlüssiges Verhalten scheidet daher aus.
Schriftformerfordernis ist die Regel. Zur Beweissicherung ist die in Ziffer 1.4 enthaltene Schriftformklausel in AEB üblich. Aus dem gleichen Grund bedürfen mündliche oder telefonische Bestellungen und mündliche Vertragsabreden der schriftlichen Bestätigung.
Bei den Schriftformklauseln ist vieles in der Fachliteratur umstritten. Auch die Recht-sprechung ist nicht einheitlich. Da nach § 305 b BGB individuelle Vertragsabreden Vorrang vor Allgemeinen Geschäftsbedingungen haben, kann die Wirksamkeit nachträglicher mündlicher Vereinbarungen nicht von einer schriftlichen Bestätigung abhängig gemacht werden. Dann bleibt in der Praxis allerdings das Problem, dass nach kurzer Zeit keiner mehr weiß, was besprochen wurde. Deshalb ist es trotz juristischer Bedenken überlegenswert, den nachfolgenden, praxisgerechten Satz zu verwenden: „Nachträgliche Vereinbarungen, mündliche Nebenabreden oder sonstige Änderungen des Vertrags sind nur mit unserer schriftlichen Bestätigung wirksam.“
Bei der so genannten rechtsgeschäftlich vereinbarten, also der vertraglich festgelegten Schriftform, muss eine Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden. Bei einem Vertrag muss die Unterzeichnung der Vertragspartner auf derselben Urkunde erfolgen. Die Unterschrift muss den Urkundentext räumlich abschließen. Deshalb ist eine Unterzeichnung am Rande oder auf dem Briefumschlag nicht ausreichend. Nachträge müssen erneut unterschrieben werden. Nachträgliche Änderungen oberhalb der Unterschrift werden von dieser gedeckt, wenn die Unterschrift nach dem Willen der Vertragsparteien auch für den geänderten Inhalt Gültigkeit haben soll. Nicht erforderlich ist, dass die Unterschrift erst dann geleistet wird, wenn der Text der Urkunde fertig gestellt ist. Deshalb ist auch eine vor Errichtung der Urkunde gegebene Blankounterschrift zulässig. Nach der Rechtsprechung wird die Schriftform dadurch gewahrt, dass das Blankett später ausgefüllt wird. Die Erklärung wird dann frühestens mit Fertigstellung der vollständigen Urkunde wirksam.
Der Nachname muss ausgeschrieben sein, sei es auch in fremden Schriftzeichen. Dabei ist die Schriftart gleichgültig. Selbst eine stenografische Unterschrift genügt. Es ist jedoch ein individuelles Schriftbild nötig. Leserlichkeit muss dagegen nicht sein. Nicht ausreichend ist jedoch die Verwendung von bloßen Anfangsbuchstaben. Die Unterschrift darf nicht lediglich in einem Strich, zwei parallelen Strichen oder einem Kreuz bestehen. Das wären so genannten Handzeichen, die zu ihrer Gültigkeit von einem Notar beglaubigt sein müssen. Den Anforderungen an eine eigenhändige Unterschrift ist somit genügt, wenn der Schriftzug individuell und einmalig ist, entsprechende charakteristische Merkmale aufweist und sich so als eine die Identität des Unterzeichnenden ausreichend kennzeichnende Unterschrift seines Namens darstellt. Unzulässig wäre die Unterzeichnung durch Stempel, Maschinenschrift, Faksimile (Namensstempel) oder sonstige mechanische Hilfsmittel.
Die Mitteilung per Fax genügt der vertraglich bzw. rechtsgeschäftlich vereinbarten Schriftform. Die Kopie der Unterschrift ist hier ausreichend. Dagegen wird die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch ein Fax nicht gewahrt, zum Beispiel bei Bürgschaften.
Eine weitere Ausnahme von der Schriftform ist in Ziffer 1.4 Absatz 2 für elektronische Mitteilungen vorgesehen.
Individuell vereinbarte Vertragsstrafen sind empfehlenswert. Verstößt der Vertragspartner gegen das Vertraulichkeitsgebot in Ziffer 1.5, so begeht er eine Pflichtverletzung im Sinne von § 280 Abs. 1 BGB. Verschulden liegt dann immer vor, denn entweder wurde die Vertraulichkeit vorsätzlich oder fahrlässig verletzt. Dem einkaufenden Unternehmen stehen dann Schadensersatzansprüche in der nachgewiesenen Schadenshöhe zu. Aber eben diese Feststellung der Schadenshöhe ist meist ein großes, häufig in der Praxis nicht zu lösendes Problem. Wenn man diese Problematik voraussieht, kann eine im Einzelfall vereinbarte Vertragsstrafe die Lösung sein. Man fügt dann bei dieser Einzelvereinbarung den folgenden Satz hinzu: „Für jeden Fall der Zuwiderhandlung zahlen Sie an uns eine Vertragsstrafe in Höhe von … Euro.“
Je nach der möglichen Schadenshöhe kann dann ein entsprechend abschreckender Betrag eingesetzt werden. Die Vertragsstrafe kann deshalb durchaus großzügig bemessen werden. Unter Kaufleuten kann nämlich das Gericht zur Herabsetzung der Vertragsstrafe grundsätzlich nicht angerufen werden(§ 348 HGB). Auch bei Kaufleuten ist aber eine Herabsetzung der Strafe gemäß § 242 BGB (Treu und Glauben) in seltenen Fällen möglich, insbesondere wegen Fehlens oder Wegfalls der Geschäftsgrundlage. Bei einer absolut unverhältnismäßigen Strafsumme kann deren Durchsetzung wegen Verstoßes gegen die guten Sitten (§ 138 BGB) unzulässig sein. Außerdem ist bei formularmäßigen Klauseln § 307 BGB (Inhaltskontrolle) zu beachten. Bei einer unverhältnismäßigen Höhe der Strafe führt dies zur Unwirksamkeit der Klausel im Ganzen.
Auch bei der unzulässigen Weitergabe von Geschäftsgeheimnissen (Ziffer 1.6) ergibt sich regelmäßig das Problem, dass der dadurch entstandene Schaden nicht – wie von den Gerichten gefordert – exakt beziffert werden kann. Deshalb wird auch hier mit individuell vereinbarten Vertragsstrafen gearbeitet, die in der Praxis meist ohne große Schwierigkeiten durchgesetzt werden können. Eine solche Klausel könnte wie folgt lauten:
„Bei jeder schuldhaften Verletzung dieser Geheimhaltungsverpflichtung sind wir berechtigt, eine Vertragsstrafe in Höhe von … Euro zu fordern. Wir behalten uns jedoch das Recht vor, von Ihnen einen darüber hinausgehenden Schadensersatz – unter Anrechnung der Vertragsstrafe – zu verlangen. Sie werden das bei diesem Auftrag eingesetzte Personal sowie gegebenenfalls Dritte zur Geheimhaltung verpflichten.“
Es ist keinesfalls selbstverständlich, dass nach Vertragsabschluss ein Liefergegenstand von der Einkaufsseite noch geändert werden kann. Mit dem Zusatz in Ziffer 1.7 „soweit dies für Sie zumutbar ist“ wird jedoch die Klausel der Inhaltskontrolle nach § 307 BGB standhalten, zumal die Lieferantenseite durch die Möglichkeit, Mehrkosten und Verlängerung der Lieferzeit verlangen zu können, ihre Interessen bestens wahren kann.
Recht häufig werden im Investitionsgüterbereich von Lieferantenseite solche nachträglichen Änderungsangebote „vor Ort“ und damit am Einkauf vorbei unterbreitet, die bei Durchführung am Ende zu ansehnlichen „Claims“ anwachsen können.

Vertragsabschluss, Schriftform, Geheimhaltung, Änderungen

Praxisbeispiel

  • 1.1 Wir bestellen auf der Grundlage dieser Allgemeinen Einkaufsbedingungen. Andere Bedingungen werden nicht Vertragsinhalt, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen. Nehmen wir die Lieferung/Leistung ohne ausdrücklichen Widerspruch entgegen, so kann hieraus in keinem Fall abgeleitet werden, wir hätten Ihre Lieferbedingungen angenommen.
  • 1.2 Vergütungen für Besuche oder die Ausarbeitung von Angeboten, Projekten, Entwürfen sowie für Probelieferungen werden nicht gewährt.
  • 1.3 Nehmen Sie unsere Bestellung nicht innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zugang schriftlich an, so sind wir zum Widerruf berechtigt.
Nehmen Sie unsere Bestellung mit Abweichungen an, so haben Sie uns deutlich auf diese Abweichungen hinzuweisen. Ein Vertrag kommt nur zustande, wenn wir diesen Abweichungen schriftlich zugestimmt haben.
Lieferabrufe werden spätestens verbindlich, wenn Sie nicht innerhalb von 3 Kalendertagen seit Zugang schriftlich widersprechen.
1.4 Nur schriftlich erteilte Bestellungen sind rechtsverbindlich. Mündlich oder telefonisch erteilte Bestellungen bedürfen zu ihrer Rechtsgültigkeit unserer nachträglichen schriftlichen Bestätigung.
Bestellungen, Lieferabrufe sowie deren Änderungen und Ergänzungen können auch elektro-nisch bzw. durch Datenfernübertragung oder durch maschinell lesbare Datenträger erfolgen.
  • 1.5 Sie haben den Vertragsabschluss vertraulich zu behandeln und dürfen in sämtlichen Veröffentlichungen, z. B. in Werbematerialien und Referenzlisten, auf geschäftliche Verbindungen mit uns erst nach der von uns erteilten schriftlichen Zustimmung hinweisen.
  • 1.6 Die Vertragspartner verpflichten sich, alle nicht offenkundigen kaufmännischen oder technischen Einzelheiten, die ihnen durch die Geschäftsbeziehung bekannt werden, als Geschäftsgeheimnis zu behandeln. Unterlieferanten sind entsprechend zu verpflichten. Angestellte und Mitarbeiter, die von Ihnen mit der Ausführung unserer Bestellung beauftragt werden, müssen von Ihnen zur entsprechenden Geheimhaltung verpflichtet werden. Sie sind hinsichtlich §§ 17 und 18 UWG zu belehren.
Erkennt einer der Vertragspartner, dass eine geheim zu haltende Information in den Besitz eines unbefugten Dritten gelangt oder eine geheim zu haltende Unterlage verloren gegangen ist, so wird er den anderen Vertragspartner hiervon unverzüglich unterrichten.
Die Geheimhaltungsverpflichtung gilt auch nach Abwicklung dieses Vertrages. Sie erlischt erst, wenn und soweit das in den überlassenen Unterlagen enthaltene Fertigungswissen allgemein bekannt geworden ist.
1.7 Wir können Änderungen des Liefergegenstandes auch nach Vertragsabschluss verlangen, soweit dies für Sie zumutbar ist. Bei dieser Vertragsänderung sind die Auswirkungen von beiden Seiten, insbesondere hinsichtlich der Mehr- oder Minderkosten sowie der Liefertermine, angemessen zu berücksichtigen.
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