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Kosteneinsparung oder Investitionsfalle?

E-Vergabe für Bau- und Lieferleistungen
Kosteneinsparung oder Investitionsfalle?

Das Synomym für Wuppertal: Die Schwebebahn über die Wupper
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Wuppertal muss – wie so viele andere Kommunen auch – sparen. „Kosten runter“ lautet die Devise, besonders beim Thema Vergabe von öffentlichen Aufträgen. Die Stadt mit 360 000 Einwohnern verfügt über ein jährliches Beschaffungsvolumen von etwa 77,5 Millionen Euro und wickelt dafür rund 900 Ausschreibungen im Bereich Bau- und Lieferleistungen ab. Hier der Erfahrungsbericht mit E-Vergabe.

Manuela Rost-Hein, freie Journalistin

Die Voraussetzungen für nachhaltige Kostensenkungen und eine effizientere Vergabepraxis wurden in Wuppertal bereits Anfang der 90er-Jahre gelegt. Schon damals begann die Stadt mit umfangreichen Programmen zu Prozessoptimierungen innerhalb ihrer Verwaltung. Mit großem Erfolg: Wuppertal wurde 1996 mit dem „Speyer-Preis“ im Qualitätswettbewerb für Verwaltungsmodernisierung für das Thema „Kommunale Reform als Gemeinschaftsaufgabe“ ausgezeichnet. Das Engagement und der Mut aller beteiligten Mitarbeiter zählen heute wie damals zu den tragenden Erfolgsfaktoren einer nachhaltigen Verwaltungsmodernisierung und dem großen Erfolg der elektronischen Vergabe (E-Vergabe).
Die Forderung nach Prozessoptimierung und Kostenreduzierung durch ein sicheres, effizientes System öffentlicher Auftragsvergabe wurde ergänzt durch den Aspekt der Korruptionsprävention. Ein weiteres wichtiges Argument, um über ein neues Vergabeverfahren nachzudenken, war der Wunsch, Vergabeverstöße auszuschließen oder zu minimieren. Dies betraf zum Beispiel auch fehlerhafte Ausschreibungen oder den Ausschluss von Bietern aufgrund von Formfehlern.
So erfolgte 2003 eine europaweite Ausschreibung für eine E-Vergabe- und eine E-Beschaffungs-Lösung, auf die sich eine Vielzahl von Anbietern beworben hat. Letztendlich wurde für die E-Vergabe die Software der Ventasoft GmbH eingesetzt.
Angestrebt und realisiert wurde ein weitgehend papierloses Vergabeverfahren, das von der Ausschreibung über die Auswertung und Prüfung bis zur Vergabe komplett online erfolgt. „Diese durchgehend digitale Bearbeitung bringt erhebliche wirtschaftliche Vorteile: Sie bedeutet pro Ausschreibung eine nachweislich messbare Arbeitszeit- und damit echte Kostenersparnis und sorgt für wesentlich schnellere Bearbeitungszeiten“, so Axel Heinemann, Städtischer Amtsrat, Projektleiter E-Procurement und ehemaliger Rechnungsprüfer der Stadt Wuppertal. Dr. Johannes Slawig, Stadtdirektor und Stadtkämmerer der Stadt Wuppertal, ergänzt: „Mit der ganzheitlichen elektronischen Beschaffung und der digitalen Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich wird der Stadt Wuppertal bundesweit eine Vorreiterrolle eingeräumt. Die umfassende elektronische Vergabelösung, die wir gemeinsam mit Ventasoft realisiert haben, vereinfacht und verkürzt die kommunalen Arbeitsabläufe und Bearbeitungszeiten erheblich. Unsere Vergabeprozesse können in diesem System vollständig elektronisch abgebildet werden. Auch formale Fehler bei der Erstellung der Ausschreibungen sowie der Ausschluss von Bietern aufgrund von Formfehlern wurden damit ganz erheblich reduziert.“
Dieses Verfahren verlangt eine einheitliche Vorgehensweise und eine weitgehende Standardisierung der Prozesse. Denn neben den technischen und vergaberechtlichen Anforderungen sollte die mit dem Projekt angestrebte Kostenoptimierung vor allem durch die Verkürzung der Prozesse im Beschaffungs- und Ausschreibungswesen realisiert werden – eine Maßnahme, die viele Organisationseinheiten direkt betraf. Zentrale Forderung war darüber hinaus die einfache und kostenlose Anbindung der Lieferanten an das System, damit möglichst schnell möglichst viele Unternehmen davon überzeugt werden konnten, den wesentlich effizienteren Weg der E-Vergabe zu wählen.
E-Vergabe verlangt Prozessoptimierung
Um diese Ziele schnell zu erreichen, wurde in der Pilotierungsphase sorgfältig sondiert, mit welchen Lösungen andere öffentliche Auftraggeber bereits erfolgreich arbeiten und was in der eigenen Organisation angestoßen werden muss, damit alle Beteiligten möglichst an einem Strang ziehen.
In der Pilotierung trafen die Verantwortlichen deshalb weitere wichtige Entscheidungen:
  • Es wurde eine einheitliche Lösung für alle Vergabeverfahren – VOL und VOB – gewählt.
  • Eingesetzt wurde ein interner Administrator.
  • Es gibt nur noch eine Submissionsstelle für alle Vergabeverfahren der Stadt.
  • Der First-Level-Support muss vor Ort stattfinden.
  • Die Durchführung interner Schulungen ist unabdingbar.
„Eine einheitliche Lösung für VOL und VOB wurde deshalb gewählt, weil der Prozess auf der Plattform unserer Meinung nach immer der gleiche ist, egal ob VOL oder VOB. Denn die Vorgabe der einzelnen Schritte in den Verdingungsordnungen ist nahezu identisch. Aus der Überlegung eines prozessoptimierenden Ansatzes heraus kam gar keine andere Lösung in Frage“, berichtet Axel Heinemann.
Standardisierung als wichtige Voraussetzung
Als einer der ersten Schritte erfolgte die Anpassung der Ausschreibungsgrenzen an die Vorgaben der Stadt Wuppertal. „Außerdem“, so Heinemann weiter, „mussten Standards geschaffen werden, die erheblichen Einfluss auf einen verbesserten Prozessablauf hatten“. So wurden die Formulare der Stadt Wuppertal aufgenommen, Standardtexte erstellt und entsprechende Bewertungskriterien erarbeitet. Im Zuge der Standardisierungsbestrebungen entwickelte das verantwortliche Team ebenfalls einen Standardmusterprozess „Vergabe“, der für die gesamte Kommune verbindlich wurde. „Außerdem wurde im Laufe des Projektes die Einrichtung eines Zentraleinkaufs beschlossen. Des Weiteren haben wir alle Dienststellen verpflichtet, ihre Ausschreibungen ausnahmslos über E-Vergabe durchzuführen“, schildert Axel Heinemann die Vorgehensweise.
Die Entscheidung für den lückenlosen Einsatz der E-Vergabe und der Software von Ventasoft führte sehr schnell zu den gewünschten positiven Effekten:
  • Durch den Wegfall von Transport- und Liegezeiten konnte die Durchlaufgeschwindigkeit erheblich verbessert werden.
  • Die Anzahl fehlerhafter Ausschreibungen aufgrund formaler Fehler wurde durch Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen nahezu auf Null reduziert.
  • Der Einsatz standardisierter Eingabemasken hat die Korrekturnotwendigkeit deutlich gesenkt: Die Beanstandungsrate in diesem Bereich ist mit 50 Prozent der extern erstellten LV und 30 Prozent der intern erstellten LV enorm zurückgegangen.
In der Summe ergeben sich etwa 39 Prozent geschätzte Kosteneinsparungen für die VOB-Vergaben, für VOL-Vergaben etwa 36 Prozent. Die dadurch pro Jahr erzielten Einspareffekte liegen – konservativ gerechnet – bei circa 466 000 Euro. Im ersten Jahr liegen die Ersparnisse bei etwa 40 Prozent, im zweiten bei 70 Prozent. Das volle Potenzial wird dabei erst im dritten Jahr nach der Einführung erreicht. Diese Zahlen lassen sich unter anderem aber nur dann erzielen, wenn die Firmen auch ihre Angebote online abgeben. Heute ist das erst bei circa 15 bis 20 Prozent der abgegebenen Angebote der Fall.
Die Einspareffekte gründen sich dabei im Wesentlichen auf folgende Aspekte:
  • messbare Verkürzung der Geschäftsprozesse und Bearbeitungszeiten.
  • Reduzierung des Aufwandes für Kopieren und Versenden der Vergabeunterlagen.
  • Das aufwändige Nachrechnen der elektronischen Angebote entfällt.
Im Jahr 2006, dem „Jahr zwei“ nach der Einführung, werden damit tatsächlich 250.000 Euro an Prozesskosten eingespart und vom Kämmerer auch einbehalten.
Aber nicht nur die Verwaltung profitiert von dem System. „Vor allem kleinere und mittlere Betriebe können mit deutlich reduziertem Aufwand an öffentlichen Ausschreibungen der Stadt Wuppertal teilnehmen “, erklärt Wendelin Christ, Geschäftsführer der Ventasoft GmbH.
Zum Ende des Jahres werden die registrierten Firmen automatisch per Mail – entsprechend ihrer hinterlegten Gewerke – auf öffentliche Ausschreibungen der Stadt Wuppertal hingewiesen. Eine aufwändige Recherche entfällt und es entstehen trotzdem keine Kosten für diesen Service.
Der einheitliche, standardisierte Aufbau der Ausschreibungen vereinfacht deren Bearbeitung – und auf Fehler und Lücken wird sofort aufmerksam gemacht. Durch den direkten Zugriff auf die digitalen Unterlagen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung gibt es außerdem mehr Zeit für die Angebotsbearbeitung. Durch den Einsatz des Mantelbogenverfahrens entstehen der Firma keinerlei Kosten für Registrierung oder Beschaffung irgendwelcher Geräte oder Software.
Nach den Erfahrungen von 14 Monaten Praxisbetrieb zieht Axel Heinemann eine erfolgreiche Zwischenbilanz: „Das Interesse der Bieter an dem neuen System ist ausgesprochen hoch. Mehr als 1.500 Firmen haben sich innerhalb des Betrachtungszeitraums bereits auf der Plattform angemeldet. Die Stadt Wuppertal hat von November 2004 bis Juli 2006 rund 1600 Ausschreibungen elektronisch über das Internet abgewickelt, davon ein Drittel VOL und zwei Drittel VOB. Mittlerweile sind auch die Eigenbetriebe erfolgreich an das Verfahren angeschlossen.“
Messbare Spareffekte
Das Rechnungsprüfungsamt hat die Einführung von Anfang an intensiv begleitet und geprüft, so dass das in Wuppertal angewandte System als manipulationssicher bezeichnet werden kann. Alle rechtlichen Anforderungen sind erfüllt. Die Angebote liegen sicher auf der Plattform und sind durch den Zeitstempel des Servers vor vorzeitigem Zugriff entsprechend geschützt. Die Funktionalitäten der E-Vergabe geben darüber hinaus zusätzliche Sicherheit, welche Unterlagen bei der Submission tatsächlich vorlagen. Außerdem wird die Übernahme der Daten in andere AVA-Programme enorm erleichtert, da eine GAEB-Datei bereits vorhanden und nicht veränderbar ist. Die Stadt Wuppertal wird die Plattform kontinuierlich weiter mitentwickeln und sie den praktischen und rechtlichen Anforderungen anpassen. Die E-Vergabelösung Wuppertal ist unter der Internetadresse www.t-systems-public-tender.com oder über die Webseite der Stadt Wuppertal www.wuppertal.de zu erreichen. Sie wird für die Bekanntmachungen zum Ende des Jahres zusätzlich mit dem Deutschen Vergabe- und Beschaffungsnetz (DVBN), dem Marktplatz d-NRW, Bund-online und dem TED verlinkt.
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