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Leinen los für die Öffentlichen

Beschaffung bei Stadtwerken
Leinen los für die Öffentlichen

Zur Beherrschung der Komplexität in der Beschaffung, haben die Stadtwerke Greifswald eine Stadtwerke und Energieversorger ausgerichtete Lieferantenmanagementsoftware eingeführt.

Die Beschaffung bei Stadtwerken ist besonders herausfordernd, da sie einerseits der Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung der Sektorenverordnung (SektVO) unterliegen und andererseits bei sektorenfremden Tätigkeiten die strengere Vergabeverordnung umsetzen müssen.

Neben der Beachtung dieser Verordnungen steigt die Komplexität in der Beschaffung bei Stadtwerken auch aufgrund des breiten Spektrums an zu beschaffenden Waren und Dienstleistungen. Im Falle von Stadtwerken können diese von Lebensmitteln für die Bewirtung von Badegästen bis hin zu großen Bauprojekten im Tiefbau reichen.
Aus diesem Grund ist die Nutzung von Softwarelösung für den Einkauf bei Stadtwerken immer noch nicht weit verbreitet. Existierende Softwarelösungen sind häufig – für die eher mittelständig organisierten Stadtwerke – zu teuer und bilden auch nicht den notwendigen Funktionsumfang ab. Dies betrifft vor allem eine spezielle Unterstützung der Prozesse für die Lieferantenqualifizierung, das Erstellen von Ausschreibungen und die Abwicklung von Bestellungen. Auch die häufig in diesem Zusammenhang genannten Online-Ausschreibungsportale bieten diesen Funktionsumfang nicht und haben daneben auch noch weitere Schwächen, wie z. B. eine nicht vorhandene Integrationsmöglichkeit zu vorhandenen ERP-Systemen.
Hinzu kommt zudem, dass durch die EU-Richtlinie RL 2014/25/EU ab 2016 verpflichtet die E-Vergabe eingeführt werden muss. So müssen im ersten Schritt zukünftig Bekanntmachung und Auftragsunterlagen elektronisch zur Verfügung gestellt werden. In einem zweiten Schritt muss die Bewerber- und Bieterkommunikation auch elektronisch erfolgen. Dies schließt auch die Einsendung von Teilnahmeanträgen und die Abgabe von Angeboten durch den Lieferanten mit ein.
Zwar gibt es hier relativ lange Übergangsfristen, jedoch müssen sich die Einkaufsabteilungen in Zukunft zwangsläufig mit dem Thema E-Vergabe beschäftigen.
öffentliche Lieferanten managen. Zur Unterstützung der Einkaufsprozesse bei den Stadtwerken Greifswald wurde die branchenspezifische Lösung „HCM Lieferantenmanagement ES“ der HCM CustomerManagement GmbH eingeführt.
Die auf Stadtwerke und Energieversorger ausgerichtete Variante der Web-Lösung ist modular aufgebaut und unterstützt den strategischen Einkauf entlang des ganzen Lieferantenregelkreises von der Lieferantenregistrierung und -qualifizierung bis hin zur Lieferantenbewertung und -entwicklung. Für den operativen Einkauf stehen weitere Module für die Beschaffung, die Reklamationsabwicklung und das Monitoring zur Verfügung
Als Basis dienen dabei die Module „Lieferantenzulassung“ und „Lieferantenverwaltung“. Die Lieferantenzulassung ermöglicht es Lieferanten einzubinden und im Rahmen einer Qualifizierung notwendige Lieferantendaten und Zertifikate zu prüfen. Neben allgemeinen Zulassungsdokumenten bietet das Lieferantenmanagementsystem eine Unterstützung für branchenspezifische Zertifikate, wie z. B. DVGW-Zulassungen. Auch die in der Baubranche üblichen Präqualifikationszertifikate können hinterlegt werden. Zur Entlastung des Einkaufs, kann bzw. muss der Lieferant seine Dokumente selber im System pflegen. Um dies sicherzustellen sieht das System verschiedene Verfahren zur Ansprache des Lieferanten vor. Auch ein Missbrauch seitens des Lieferanten verhindert das System. Die Einfachheit des Systems zeigt sich durch die durchweg positive Resonanz seitens der bei den Stadtwerken Greifswald bereits angebundenen Lieferanten.
Im Modul „Angebotsmanagement“ sind die Anfrage- und Ausschreibungsprozesse vorhanden. Diese Prozesse orientieren sich an den aktuellen und zukünftigen Anforderungen der öffentlichen Beschaffung. Dabei werden die Vorgaben der SektVO, der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen), der VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen) und der VOF (Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen) berücksichtigt.
In Zusammenhang von Ausschreibungen bietet das System auch eine Submissionsfunktion an. Ausschreibungsunterlagen sind direkt über das Web-Portal abrufbar und Lieferanten können direkt über die Plattform ein Angebot abgeben. Auch die Dokumentation von Nachverhandlungen bzw. technischen Bietergesprächen sowie die Erstellung eines Vergabevorschlags werden genauso unterstützt und mit der Erfassung der Lieferungen abgeschlossen. Es können projektbezogene Bürgschaften hinterlegt werden. Alle Dokumente zu einem Vergabevorgang sind jederzeit für alle Beteiligten im System als Datei verfügbar.
Neben dem Anfrage- und Ausschreibungsprozess gibt es auch für die direkte Vergabe einen Bestellprozess der mit einer BANF startet. In allen Prozessen können Regeln für Genehmigungsschritte hinterlegt werden. Dabei werden alle Änderungen im System revisionssicher aufgezeichnet. Durch die Integration von ERP-Systemen ist es möglich, Daten direkt zu übernehmen. Beispielsweise kann bei der Mittelfreigabe direkt das Planbudget und der bereits gebuchte Wert übernommen werden. Das integrierte Rollen- und Rechtekonzept steuert die gezielte Einbindung aller Beteiligten.
Das integrierte Reporting beinhaltet eine umfassende Darstellung der Einkaufsergebnisse. Darüber hinaus ermöglichen technische Auswertungen zum Ablauf der Gewährleistungsfristen ein proaktives Management von Gewährleistungsansprüchen.
Neben diesen Kernfunktionalitäten bietet das HCM Lieferantenmanagement zudem Module für die Lieferantenbewertung, Reklamation und Vertragsverwaltung.
Verbesserung. Nach Einführung des Lieferantenmanagements zeigten sich zahlreiche positive Effekte. Durch die einfache und intuitive Bedienung des Systems war die Benutzerakzeptanz durchweg sehr hoch.
Die aktive Einbindung der über 700 Lieferanten in die Einkaufsprozesse und die Pflege der Lieferanteninformationen und Zertifikate entlastet zudem den Einkauf. Durch standardisierte Zulassungs- und Qualifizierungsprozesse wird die individuelle Leistungsfähigkeit der Lieferanten regelmäßig abgefragt, bewertet und in Form eines umfangreichen Lieferantenprofils im System hinterlegt. Einkauf und Bedarfsträger erhalten so auf einen Blick Transparenz über sämtliche Lieferanteninformationen. Der Aufwand für die Datenverwaltung, Aktualisierung und Suche im Rahmen der strategischen und operativen Einkaufsprozesse reduziert sich durch das System erheblich.
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