Moderne anwenderfreundliche Lösungen sollen rund um den hohen administrativen Aufwand beim Fuhrparkmanagement Abhilfe schaffen: Sie helfen bei der Organisation und versprechen auch dem Betrieb mit maximal zehn Fahrzeugen signifikante finanzielle Einsparungen.
„Fuhrparksoftware? Das betrifft uns nicht.“ So reagieren die meisten Unternehmen, wenn es um den Betriebsfuhrpark geht. Excel-Listen und Kalendereinträge helfen zwar bei der Organisation des Fuhrparks, bei der Einsparung von fuhrparkbezogenen Kosten bringen sie den Betrieb aber kaum weiter. Entgegen vieler Behauptungen, Flottenmanagement sei nur etwas für große Firmen, sind Anwendungen entstanden, die auch dem vergleichsweise kleinen Betrieb „um die Ecke“ Zugang zu moderner Fuhrparkvernetzung gewähren. Die sogenannten digitalen Beifahrer bündeln administrative Aufgaben, die den Firmenwagen betreffen, in einem benutzerfreundlichen System: Sie ermöglichen Echtzeit-Tracking der Fahrzeuge, wahren den Überblick über Tankkosten, Reifenwechsel, Inspektionen und Leasingverträge oder liefern sogar Infos zu Spritverbrauch, Kühlwassertemperatur und Spritpreisen der umliegenden Tankstellen.
„Der vergleichsweise kleine Betrieb braucht eine Lösung, die ihm dabei hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: auf seine Kunden”, so Andreas Schneider, Geschäftsführer der Vimcar GmbH. Dass auch kleine Betriebe ihren Fuhrpark intelligent managen können, zeigt Vimcars digitaler Flottenmanager Vimcar Fleet. Vom Schreibtisch aus kann sich der Geschäftsführer in das System einloggen, das ihm zentral einen Überblick über alle Betriebsfahrzeuge gewährt. Möglich macht das ein kleiner OBD-Stecker, eine Art Plug-and-play-Transponder, der mit nur einem Handgriff in den Fahrzeugen, meist unterhalb des Lenkrades, eingesteckt wird.
Übrigens: Werkstätten verwenden die OBD-Schnittstelle beispielsweise zum Auslesen von Fehlermeldungen. Vimcar nutzt sie, um aus dem Bordcomputer in regelmäßigen Abständen die Koordinaten des Fahrzeuges zu beziehen. Der Geschäftsführer kann so jederzeit die aktuellen Fahrer und Standorte der Fahrzeuge ermitteln. Darüber hinaus liefert Vimcar Fleet Informationen zu Tankkosten und Miet-, Leasing- oder Kaufverträgen der Fahrzeuge.
Begonnen hat Vimcar jedoch nicht mit dem Flottenmanager. Dafür ist das Thema bei KMU nicht präsent genug. Während Flottenmanagement für viele Betriebe mit Fuhrpark noch ein Fremdwort ist, kann sich unter Fahrtenbuch und 1-%-Methode jeder etwas vorstellen. Insofern beginnt Flottenmanagement für das KMU häufig bei einer der wichtigsten aller administrativen Aufgaben: der Versteuerung der Firmenfahrzeuge.
Digitales Fahrtenbuch als Ausgangspunkt
Getreu diesem Motto haben die Berliner den lästigen Prozess des Fahrtenbuchführens digitalisiert. Ein Fahrtenbuch kann geführt werden, um bei der Versteuerung der privaten Dienstwagenfahrten steuerliche Vorteile zu erhalten oder zur Erfüllung der Dokumentationspflicht, die das Finanzamt für rein betrieblich genutzte Poolfahrzeuge gelegentlich auferlegt. Im Zuge der Digitalisierung ist eine Vielzahl digitaler Fahrtenbücher entstanden. Im Gegensatz zur klassischen Variante muss der Anwender die einzelnen Fahrten nicht mehr selbst eintragen. Bei Vimcar erledigt das der OBD-Stecker während der Fahrt bereits beiläufig. Nach dem Parken des Fahrzeuges werden sie automatisch abgespeichert, sodass der Anwender die Fahrten per Smartphone oder PC mit einem Klick nur noch der entsprechenden Kategorie zuordnen muss. Zur Weiterreichung an das Finanzamt genügt es, die Fahrtenbücher fälschungssicher als PDF zu exportieren. Damit ein elektronisches Fahrtenbuch die Betriebsprüfung letztlich besteht, muss es gemäß Bundesfinanzministerium wie auch die klassische handschriftliche Variante zeitnah, manipulationssicher und in lückenloser Form geführt werden. Zeitnah, so hat die Rechtsprechung entschieden, bedeutet für digitale Fahrtenbücher, dass eine Fahrt binnen sieben Tagen als Arbeitsweg, Betriebs- oder Privatfahrt kategorisiert sein muss (siehe OFD Rheinland und Münster, Kurzinfo LSt-Außendienst Nr. 02/2013 vom 18.2.2013). Die zweifelsfreie Erfüllung der Anforderung können nur die wenigsten Lösungen garantieren. Insofern ist bei der Wahl Vorsicht geboten. „Unser Fahrtenbuchstecker dokumentiert jede Fahrt lückenlos und manipulationssicher“, ist sich Schneider sicher. Und nicht nur er: Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG hat vergangenes Jahr bestätigt, dass Vimcar die rechtlichen Anforderungen erfüllt. Zudem kooperieren die Berliner mit dem Deutschen Steuerberaterverband und der Genossenschaft für Steuerberater.
Vimcar bietet übrigens nicht nur ein finanzamtkonformes digitales Fahrtenbuch. Darüber hinaus beraten die Berliner das KMU auch bei der Wahl der Methode: Unter vimcar.de/firmenwagenrechner kann man herausfinden, ob sich im eigenen Fall ein Fahrtenbuch oder die 1-%-Methode finanziell lohnt und wie hoch die mögliche Ersparnis ausfällt.
Dem ein oder anderen mag sich letztlich vielleicht doch noch die Frage stellen, was der kleine Betrieb nun davon hat. Moderne Fuhrparkvernetzung bietet entscheidende Vorzüge: Erstens lässt sich der administrative Aufwand gegenüber Excel-Listen nochmals minimieren. Zweitens erhöht cloudbasierte Flottenverwaltung zum einen die Sicherheit, da sämtliche Daten mit verlässlichen Back-ups auf externen Servern gespeichert sind. Darüber hinaus entfallen teure Hardware-Anschaffungen. Letztlich birgt der Fuhrpark insgeheim eine Menge Potenzial zur Kostensenkung, das sich mit modernem Flottenmanagement effizient ausschöpfen lässt. Bedenkt man, dass eine Fahrzeugflotte täglich etliche Stunden auf den Straßen unterwegs ist, liefert jede eingesparte Minute tatsächliche finanzielle Einsparungen. Rechnet man diese auf das Jahr hoch, kommen beachtliche Summen zusammen. So können durch kosteneffiziente Tourenplanung alleine beim Kraftstoff bis zu 30 Prozent der Kosten eingespart werden. Schritt für Schritt sollen alle angrenzenden Bereiche des Ökosystems Auto clever miteinander vernetzt werden. ag
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