Methodik zum Problemlösen im Beschaffungsbereich

Dr. Achim Ernst

Computerprogramme sind dagegen tendenziell starr und meist nicht lernfähig, nicht selbstanpassend. In dieser Situation besteht die Gefahr, sich nur solcher Probleme anzunehmen, für die man ein Programm hat, bzw. Problemsituationen so zu interpretieren, daß die bekannte Methode paßt. Darüber hinaus ist zu bedenken, daß herkömmliche Einkaufssoftware mit exakten Methoden arbeitet. Damit bleiben schlecht-definierte Probleme unlösbar.

Und gerade solche Probleme finden sich in der Beschaffung, im strategisch ausgerichteten Beschaffungsmarketing dominieren sie. Verläßt man sich in dieser Situation auf die im Beschaffungsbereich bewährten Methoden, so wird man diese Probleme nicht lösen können oder sich ihnen nicht zuwenden; mit fatalen Folgen. Daher wird man sich, wenn man die Bedeutung der strategisch ausgerichteten Beschaffung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen hoch einschätzt, vermehrt mit Methoden befassen müssen.

Der folgende Beitrag soll zeigen, wie Methoden, die aus anderen Disziplinen bekannt sind, auch im Beschaffungsbereich genutzt werden können.

Eine Methode ist eine systematische, prozessuale Vorgehensregel formaler Art, mit der ein (unerwünschter) Ausgangszustand in einen (gewünschten) Endzustand transformiert wird. Oder anders gesagt: Durch die Anwendung einer Methode überführt man einen Problemzustand in einen Zielzustand. Methoden sind Mittel zum Ziel, sie verkörpern immaterielle Prozeßvorschriften. Sie sind demnach die Software des Problemlösens, während die Hardware dieses Prozesses als Werkzeug bzw. Instrument bezeichnet wird.

Betrachtet man den Methodenbegriff näher, so kristallisieren sich drei konstitutive Elemente heraus, die alle zur Lösung des Problembereichs „Methoden für die Beschaffung“ beitragen.

lMethoden werden immer in Problemsituationen eingesetzt (Situatives Element). Daher ist es notwendig, Problemfelder der Beschaffung zu identifizieren, um Einsatzfelder für Methoden zu finden.

lMethoden zeichnen sich durch ein systematisches, geregeltes Vorgehen aus (Modales Element). Um zu überprüfen, welche bekannten Methoden in der Beschaffung angewandt werden können, muß man sich einen Überblick über diese Methoden verschaffen.

lZiel des Methodeneinsatzes ist eine Veränderung, eine Verbesserung der momentanen Situation (Finales Element). Daß im Beschaffungsbereich noch Verbesserungspotentiale auszuschöpfen sind, scheint unbestritten. Daher ist die Beschäftigung mit Methoden geboten.

Diese drei Merkmale sind bei der Problemlösung wie folgt zu beachten: Das Problem ist der Ausgangspunkt, die Wahl der Methode hat sich diesem anzupassen (und nicht umgekehrt). Nur bei problemadäquater Methodenauswahl und richtiger Methodenanwendung kann das angestrebte Ziel erreicht, das Problem gelöst werden.

Wenn Problemsituationen die Ausgangspunkte für jeden Methodeneinsatz sind, dann ist zu fragen, welche Problembereiche es in der Beschaffung gibt. Diese Probleme lassen sich aus den Aufgaben (-feldern) bzw. Funktionen der Beschaffung ableiten. Beschaffungsfunktionskataloge sind, in verschiedenen Detaillierungsgraden, weitgehend bekannt. In den letzten Jahren setzt sich eine inhaltliche Zweiteilung der Beschaffungsfunktionen zunehmend durch. Dieser Zweiteilung nach lassen sich Beschaffungslogistik und -management unterscheiden [2]; in beiden Bereichen lassen sich sowohl strategische als auch operative Aufgaben identifizieren.

Teilaufgaben und damit (Teil-)Problembereiche der Beschaffungslogistik sind im wesentlichen Transport, Lagerung, Umschlag und Disposition. Inwieweit die Produktionsplanung und -steuerung auch zur (Beschaffungs-)Logistik gehört, ist strittig.

Auch die Teilaufgaben des Beschaffungsmarketing werden unterschiedlich weit gefaßt und gegeneinander abgegrenzt. Um sie handhabbar zu machen sind Beschaffungsprozeßmodelle entwickelt worden. Als Problembereiche des Beschaffungsmarketing können beispielsweise identifiziert werden [3]:

–Konstellationsanalyse,

–Potentialanalyse,

–Ziel- und Strategieanalyse,

–Bedarfsanalyse,

–Marktanalyse,

–Lieferantenanalyse,

–Lieferantenverhandlung,

–Beschaffungsmarktforschung,

–Beschaffungskontrolle (Beschaffungscontrolling),

–Einkaufsabwicklung.

Es dürfte klar sein, daß mit dieser Einteilung lediglich eine grobe Identifikation der Problemfelder der Beschaffung besteht.

Für die Bestandsaufnahme der in der Beschaffung empfohlenen Methoden reicht diese Grobeinteilung zunächst aus, da Schwerpunkte, aber auch weiße Flecken auf der Methodenlandkarte der Beschaffung deutlich werden.

Die Durchsicht von ca. 50 deutsch- und englischsprachigen Lehrbüchern zu den Themenbereichen Beschaffung, Materialwirtschaft, Einkauf, Purchasing usw. ergab als Ergebnis ca. 450 Einzelmethoden [4], die jeweils im Zusammenhang mit einem Beschaffungs(-teil)-problem dargestellt werden.

Betrachtet man nun, welche Problembereiche der Beschaffung methodisch unterstützt werden, so ergeben sich signifikante Schwerpunkte: Differenzierte und umfangreiche Methodenangebote werden z.B. für die Probleme der operativen Beschaffungslogistik geboten. Beispielhaft sei auf die vielfältigen methodischen Varianten zur Berechnung der optimalen Bestellmenge oder zur Bestimmung verbrauchsorientierter Bedarfsmengen hingewiesen. Methodenhinweise zu Problemen der strategischen Beschaffungslogistik sind in wesentlich geringerer Anzahl zu finden. Auch bezüglich der Einzelprobleme des Beschaffungsmarketing sind deutliche Unterschiede feststellbar. Für die Problemstellungen der Bedarfsanalyse, der Beschaffungsmarktforschung, der Lieferantenanalyse und (mit Abstrichen) der Beschaffungskontrolle ist zumindest die Methodenanzahl als zufriedenstellend zu bezeichnen, hinsichtlich der Differenziertheit der Methoden und bezüglich der Vollständigkeit der Problemabdeckung sind auch in diesen Bereichen Abstriche zu machen. Mager ist das Methodenangebot für die Bereiche Konstellationsanalyse, Potentialanalyse, Zielanalyse, Marktanalyse und Lieferantenverhandlung. Aus dieser Bestandsaufnahme leitet sich unmittelbar die Forderung ab, intensiv nach geeigneten Methoden zu suchen.

Ein möglicher Weg, Methoden für die Beschaffung zu gewinnen, besteht darin, aus anderen Bereichen bewährte Methoden zu adaptieren, d.h. einen Methodentransfer vorzunehmen. So wird die ABC-Analyse nicht nur in einem, sondern in allen angesprochenen Problemfeldern der Beschaffung eingesetzt.

Die Möglichkeit des Methodentransfers bedingt jedoch zugleich die Notwendigkeit eines Perspektivenwechsels: Wenn der Transfer von Methoden von einem materiellen Problemfeld in ein anderes möglich ist, und wenn gleichzeitig der Methodeneinsatz durch die Problemstellung bedingt ist (situatives Kriterium), dann kann nicht nur das materielle Problem (Beschaffung, Absatz usw.) den Methodeneinsatz begründen. Die Einsatzmöglichkeit von Methoden muß dann vielmehr aus einer anderen, formalen Sicht gefolgert werden können. Hier setzt die Feststellung formaler Problemtypen an.

Zu identifizieren sind formale Probleme, die in allen Teilbereichen der Beschaffung existieren und dort von Bedeutung sind. Diese Formalprobleme müssen verständlich sowie eindeutig beschreib- und interpretierbar sein. Zur Lösung dieser formalen Probleme müssen Methoden bekannt sein.

Welche Suchfelder kommen zur Generierung solcher Problemtypen (und Methoden) in Frage? Es muß sich um solche Disziplinen handeln, die nicht materiell orientiert sind, die die materiell orientierten Betriebsfunktionen auf einer anderen Betrachtungsebene überlagern, die eher das Allgemeine in den Vordergrund stellen. Solcherart ausgerichtete Betrachtungsweisen finden sich in einzelnen Teildisziplinen der Betriebswirtschaftslehre, z.B. Management, Führung, Planung, aber auch in der Entscheidungstheorie, der psychologisch orientierten allgemeinen Theorie des Problemlösens, der empirischen Sozialforschung u.a.

Weil diese Bereiche auf den ersten Blick nicht unbedingt viele Gemeinsamkeiten zu haben scheinen, überrascht es besonders, daß alle diese Forschungsdisziplinen bei der Generierung von elementaren Formalproblemtypen sehr ähnlich geartete Ergebnisse hervorbringen, die Schnittmenge ist sehr groß.

Insgesamt können acht Elementarproblemtypen identifiziert werden:

–Das Problem der Informationsgewinnung resultiert daraus, daß Problemlösungsprozesse immer der informatorischen Fundierung bedürfen, und daß der notwendige Dateninput nicht unmittelbar und unbeschränkt zur Verfügung steht.

–In Systemen jeder Art müssen Elemente und die zwischen den Elementen bestehenden (Inter-)Dependenzen in Form von Ursache-Wirkungs-Verknüpfungen erkannt werden. Das ist das Problem der Analyse.

–Jede Planung enthält Annahmen über unsichere, weil zukünftige Zustände. Das Problem der Prognose besteht in dieser Vorhersage der zukünftigen Zustände, Ereignisse und Entwicklungen.

–Das Ziel der Problemerkennung besteht darin, Abweichungen des tatsächlichen vom angestrebten Zustand zu erkennen und zu lokalisieren sowie Problemsymptome zu beschreiben.

–Das Problem der Alternativengenerierung besteht darin, nach (vielen) potentiellen Lösungsmöglichkeiten zu suchen und deren Wirkungen zu erkennen.

–Das Problem der Bewertung ergibt sich durch die Notwendigkeit, die alternativen Konsequenzen in Form von Wert- bzw. Nutzengrößen im Hinblick auf die angestrebten Ziele zu beurteilen, die Alternativen zu vergleichen und eine Präferenzordnung herzustellen.

–Die zu verwirklichende Alternative muß, und das ist das Problem der Auswahl, auf der Grundlage dieser Präferenzordnung und weiterer Kriterien mittels Finalentschluß ausgewählt werden.

–Probleme der Kontrolle ergeben sich immer dann, wenn zwei Größen gegenübergestellt und verglichen werden müssen, nämlich eine durch die Planung vorgegebene Normgröße „Soll“ und eine empirische Größe „Ist“.

Diese Elementarproblemtypen sind im Hinblick auf ihre Anwendungsmöglichkeiten daher gut nutzbar, weil sie auch den allgemeinen Entscheidungsprozeß wiedergeben.

Die dargestellten Formalprobleme erweisen sich auch für Beschaffungsprobleme als relevant. Dies soll beispielhaft für die Marktanalyse aufgezeigt werden.

–Informationsgewinnung: Auf welche Art und Weise können relevante Beschaffungsmarktinformationen gewonnen werden?

–Analyse: Wie wirken sich die Ausprägungen der Märktemerkmale auf die Beschaffungsergebnisse aus?

–Prognose: Welche Märkte werden zukünftig interessanter?

–Problemerkennung: Können die Beschaffungsergebnisse durch Marktausweitung positiv beeinflußt werden?

–Alternativengenerierung: Von welchen Märkten kann prinzipiell beschafft werden?

–Bewertung: Welche Kriterien beeinflussen die Märktewahl?

–Auswahl: Von welchen Märkten soll beschafft werden?

–Kontrolle: Wurde durch die Marktwahl das Beschaffungsergebnis in der gewünschten Art und Richtung verändert?

Die aufgeführten Problemkategorien existieren auch in den anderen Teilbereichen der Beschaffung. Zu ihrer Lösung sind allgemeine Methoden notwendig.

Welche Methoden sind geeignet, die genannten Formalprobleme zu lösen? Die Antwort ist im Grunde einfach: Informationsgewinnungsmethoden lösen das Problem der Informationsgewinnung, Analysemethoden lösen das Analyseproblem, das Prognoseproblem wird durch Prognosemethoden gelöst; und Kontrollmethoden lösen das Kontrollproblem. Diese Aussage erscheint trivial. Sie ist es aber nur dem Wortlaut nach, nicht jedoch im Hinblick auf den Inhalt, weil erst in dieser Formulierung deutlich wird, daß sich der Einsatz von Methoden nach dem Problem zu richten hat, und nicht umgekehrt.

Wie kann das Wissen um diese allgemeinen, formalen Methoden Beschaffungsentscheidungen erleichtern und/ oder verbessern? Dazu ist ein mehrstufiges Vorgehen notwendig.

Die gewählte Vorgehensweise bietet gegenüber der herkömmlichen Betrachtungsweise mehrere Vorteile.

lDie formale Perspektive erlaubt eine umfassende und allgemeingültige, zudem entscheidungsorientierte Strukturierung der materiellen Problembereiche. Damit wird eine zufällige, selektiv-subjektive Problemauffassung vermieden.

lDas formale Methodenangebot deckt das materiell-orientierte Methodenangebot inhaltlich ab, es ist jedoch wesentlich ausführlicher. Insbesondere für die materiellen Problembereiche, für die bisher nur ein geringes, unvollständiges oder unstrukturiertes Methodenangebot vorlag, wird jetzt ein umfangreiches und strukturiertes Methodenangebot geliefert und nutzbar gemacht.

lBei der traditionellen Darstellung herrschte eine starre Problem-Methode-Verknüpfung vor; für ein materielles Problem wurden nur eine bzw. einige wenige Methoden vorgestellt, ohne weitere methodische Alternativen zu generieren oder zu prüfen, ob diese Methode auch für andere materiellen Probleme geeignet ist. Mit der formalen Problem- und Methodenperspektive werden beide Monita aufgehoben; für alle Probleme werden mehrere Methoden angeboten (Methodenpluralismus), deren Anwendbarkeit in den verschiedenen materiellen Problemfeldern über gemeinsame formale Problemstrukturen begründet werden kann.

Die in anderen betriebswirtschaftlichen Disziplinen vorhandene Methodenvielfalt wird durch die gewählte Vorgehensweise für den Beschaffungsbereich nutzbar gemacht. Damit ist ein Schritt zur methodischen Fundierung von Beschaffungsentscheidungen getan. Dabei darf jedoch kein übersteigerter Anspruch derart gestellt werden, daß der Methodeneinsatz Optimallösungen garantiert. Man wird sich aufgrund der insgesamt schlecht strukturierten Problemstellung „Beschaffung“ mit zufriedenstellenden Lösungen begnügen müssen. Diese Anwendungsmöglichkeiten gilt es nun zu nutzen, um die Professionalisierung in der Beschaffung zu steigern.

[2]Vgl. zur Zweiteilung der Beschaffungsfunktionen Arnold, U.: Beschaffungsmanagement, Stuttgart 1995, S.6ff.;

Jünemann, R.: Materialfluß und Logistik, Berlin, Heidelberg, New York, London, Paris, Tokio, Hong Kong 1989, S.46

[3]Vgl. zum hier dargestellten Beschaffungsprozeß Koppelmann, U.: Beschaffungsmarketing, 2.Aufl., Berlin, Heidelberg 1995, S.47ff.

[4]Vgl. zur Bestandsaufnahme der Methoden in der Beschaffungsliteratur Ernst, A.: Methoden im Beschaffungsmarketing, Köln 1996, S.58ff.