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Mitarbeiterpotenziale heben

Selbstmotivation und Fremdmotivation von Einkaufsmitarbeitern
Mitarbeiterpotenziale heben

Frustrierte Mitarbeiter, die mehr können, als sie dürfen, und die auch noch schlecht bezahlt werden, geben nicht ihr Bestes für das Unternehmen. Gute Leute wandern schnell wieder ab. Vor allem im Einkauf sollten solche hausgemachten Probleme vermieden werden.

Prof. Dr. Helmut Wannenwetsch, Berufsakademie Mannheim

Der Einkauf nimmt bei der Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens eine Schlüsselrolle ein. Die Senkung der Einkaufspreise um 1 % hat in Schlüsselbranchen teilweise den gleichen Effekt wie eine Umsatzsteigerung bis zu 20 %. Der Einkäufer hat hier oft den Zielkonflikt, gleichzeitig die Einkaufspreise bei den Lieferanten zu reduzieren, die Qualitätsanforderungen zu erhöhen und eine immer flexiblere Lieferbereitschaft und Lieferzuverlässigkeit zu garantieren. Wie schafft es der Einkäufer täglich aufs neue, hochmotiviert und gleichzeitig engagiert diese Aufgaben zu lösen?
In Bezug auf die Mitarbeitermotivation scheint innerhalb der Bundesrepublik ein Nord-Süd-Gefälle zu bestehen. Laut einer Studie der Unternehmensberatungsgesellschaft Gallup sind in Bayern und Baden-Württemberg 14 % der Beschäftigten mit ihrer Arbeit zufrieden, im Norden Deutschlands 12 % und in den ostdeutschen Bundesländern nur 10 %.
Führungskräfte im Süden sind möglicherweise geübter in der Motivation ihrer Mitarbeiter, so die Aussage des Geschäftsführers von Gallup. Schlechtes Management und mangelnder Dialog zwischen Unternehmensführung und Mitarbeitern seien häufige Gründe für mangelnde Motivation. Der daraus entstehende betriebswirtschaftliche und volkswirtschaftliche Schaden ist hoch.
Wie können nun gute Mitarbeiter bzw. gute Einkäufer an das Unternehmen gebunden werden? Fünf Faktoren werden hierbei immer wieder genannt:
  • Führungskompetenz und Führungsstruktur,
  • Kommunikation,
  • Verantwortung und Entscheidungsspielräume,
  • Unternehmensleitbild,
  • Leistungsentlohnung.
Die Bindung an das Unternehmen bzw. das Zusammengehörigkeitsgefühl gewinnt zunehmend an Bedeutung. Bei US-Unternehmen wie z.B. Federal Express sind nach Befragungen über 90 % der Mitarbeiter stolz, in diesem Unternehmen zu arbeiten. In Deutschland ist nach neuesten Untersuchungen die Mitarbeiterzufriedenheit bei Mittelständlern sehr ausgeprägt.
Wie wird man ein guter Einkäufer?
Wer sich für eine Stelle im Einkauf interessiert, sollte zuerst einmal kritisch in den Spiegel blicken und seine Stärken und Schwächen analysieren. Dann spielen private Interessen, Hobbies und zusätzliche Kriterien wie regionale Gebundenheit oder die familiäre Situation eine Rolle.
Der nächste Schritt ist die Befragung von Freunden oder Kollegen und Bekannten. Wer den Bewerbungsfall üben will, kann Assessmentcenter als Spiegel seiner Fähigkeiten nutzen.
Im Einkauf sind folgende Eigenschaften erforderlich:
  • ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung,
  • belastbar, ausgeglichen und zielorientiert,
  • entscheidungs- und durchsetzungsfreudig,
  • wirtschaftliches Denken und technisches Verständnis,
  • lernbereit und wissensinteressiert,
  • Beherrschung von Fremdsprachen sowie reisefreudig.
Neben diesen sind die schulischen und beruflichen Abschlüsse ein wichtiges Kriterium. Für das Einkaufsmanagement stellt der Diplom-Betriebswirt (Berufsakademie, Fachhochschule, Universität) oder der Diplom-Wirtschaftsingenieur mit jeweils entsprechender Vertiefung in Einkauf, Logistik und Materialwirtschaft die geeignete Ausgangsbasis dar.
Lebensziele helfen weiter
Nach Untersuchungen aus den USA sind Personen mit klaren und konkreten Zielen langfristig die Erfolgreichen. In den 50er Jahren wurden in den USA Universitätsabsolventen befragt, ob und welche konkreten Ziele sie für ihre berufliche Karriere haben. Erstaunlicherweise konnten nur 3 % der Befragten konkrete Ziele angeben. Nach 20 Jahren wurden die Befragten wieder aufgesucht. Es wurde dabei festgestellt, dass die 3 % mit konkreten Zielen finanziell mehr erreicht haben als die übrigen 97 %.
Wer sich für den Beschaffungsbereich entschieden hat und wenn diese Entscheidung durch Praktika oder Gespräche mit Einkäufern bestätigt wurde, der muss sich über weitere Punkte klar werden. Die oben stehende Checkliste gibt bei Entscheidungen Hilfestellung.
Es darf nicht unterschätzt werden, dass jede Branche ihre jeweilige Unternehmenskultur mit formellen und informellen Regeln hat. Der Einkäufer im Maschinenbau, im Handelsunternehmen oder im Bankenbereich kann eine jeweils unterschiedliche Stellung und Reputation innerhalb der Unternehmung haben. Dies ergibt sich aus der unterschiedlichen Zielsetzung und Produktstruktur des Unternehmens. Entscheidend ist, wie stark der Einkaufsbereich die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens mit beeinflussen kann.
Motivationstreiber
Die Unternehmensberatung Towers Perrin hat die Gründe analysiert, nach welchen Kriterien Personen Unternehmen auswählen, dort bleiben bzw. das Unternehmen auch wieder verlassen.
Festzustellen ist, dass Mitarbeiter von einer hohen Reputation des Unternehmens, einem guten Gehalt sowie von einer herausfordernden Tätigkeit angezogen werden. Eine anspruchsvolle Tätigkeit, verbunden mit einem hohen Grad an Eigenständigkeit bei entsprechender Bezahlung hält die qualifizierten Mitarbeiter im Unternehmen. Schlechte Aufstiegschancen, ein angespanntes Verhältnis zum Vorgesetzten sowie eine unausgeglichene Balance zwischen Arbeit und Freizeit (work life balance) werden häufig als Kündigungsgründe angegeben.
Motivationskiller
Es wird heute die Bedeutung des Einkaufs für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zwar überall propagiert, aber wird dies bereichsübergreifend auch umgesetzt? In Gesprächen mit Verantwortlichen für den Einkauf unterschiedlicher Branchen stößt man immer wieder auf die folgenden Motivationskiller:
  • Bezahlung, Beförderung und Zusatzleistungen sind teilweise schlechter als in anderen Unternehmensbereichen,
  • Einkauf und Logistik sind nicht in der Vorstandsebene bzw. in der Geschäftsführung direkt vertreten,
  • andere Bereiche, wie z.B. Entwicklung, Produktion oder Vertrieb haben größeren Einfluss bei Abstimmungsprozessen,
  • der Einkauf wird zu spät eingeschaltet, und der Einkauf wird als Erfüllungsgehilfe anderer Bereiche gesehen,
  • Lieferanten werden ohne Einkaufsmitwirkung ausgesucht, damit ist fast kein Spielraum mehr für harte Preisverhandlungen,
  • mangelnde bereichsübergreifende Zusammenarbeit mit Entwicklung, Produktion, Vertrieb, Qualitätsmanagement etc.,
  • hohe Vorgaben für Preisreduzierungen bei Lieferanten.
Vorsicht bei Sparmaßnahmen
Um Kosten zu sparen, setzen über 50 % der von Towers Perrin befragten Unternehmen auf Personalabbau. Bei 30 % dieser Maßnahmen wurden allerdings negative Auswirkungen auf Motivation und Engagement der Restbelegschaft festgestellt. Die Kostensenkungsmaßnahmen verhindern oftmals zusätzlich, dass die besten Mitarbeiter leistungsgerecht entlohnt werden können.
Der Managementdienstleister Accenture hatte bei einer Untersuchung von 126 europäischen Unternehmen ermittelt, dass internetgestützte Einkaufsverfahren zwar kurzfristige Einsparungen bis zu 14 % ermöglichen. Die einseitige Fixierung auf technologische Lösungen oder strategische Beschaffungsprogramme bringt laut Untersuchung nicht die erhoffte Langzeitwirkung.
Um dauerhaft positive Ergebnisse zu erzielen, müssen ganzheitliche Konzepte – mit dem Einkäufer im Mittelpunkt – entwickelt werden.
Mit folgenden Maßnahmen konnten die führenden Unternehmen ihre Einkaufskosten im Durchschnitt um 10 % senken und die Qualitätsstandards deutlich verbessern:
  • klare Zielvereinbarungen mit den Einkaufsmitarbeitern,
  • individuelle Trainings,
  • Aus- und Weiterbildung in fachlicher und betriebswirtschaftlicher Hinsicht.
Unternehmen mit einem unterdurchschnittlichen Einkaufserfolg billigten den Einkäufern nur 16 % ihrer Zeit für strategische Aufgaben zu. Mehr als zwei Drittel der erfolgreichen Unternehmen räumten der Beschaffung dagegen eine Schlüsselrolle ein.
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