Einkäufer brauchen die richtigen Werkzeuge, um strategisch arbeiten und Kosten langfristig senken zu können. Reduziert der Einkauf die Ausgaben um nur ein Prozent, kann das den Jahresgewinn um bis zu 20 Prozent steigern. Grundlage dafür sind transparente Daten und ein professionelles Einkaufscontrollingsystem.
Wir wollten Transparenz hinsichtlich der Veränderungen der Kostensituation, und wir wollten Einsparpotenziale identifizieren – dafür braucht es eine geeignete Datenbasis aus genau einem System, das auch passende Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten bietet und Zusammenhänge abbildet“, erklärt Thomas Kuchler, Global Category Manager Rubber bei Knorr-Bremse Systeme für Nutzfahrzeuge GmbH. Der weltweit Hersteller von Bremssystemen für Schienen- und Nutzfahrzeuge mit einem Umsatz von 5,2 Mrd. Euro und Hauptsitz in München ist heute an über 100 Standorten in 29 Ländern vertreten und hat im vergangenen Jahr den Einkauf neu strukturiert: „Seit Anfang 2014 ist der Einkauf nicht mehr regional, sondern global gesteuert“, so Kuchler. Die Category Manager sind jetzt im Knorr-Bremse-Konzern für einzelne Warengruppen und damit für das gesamte Einkaufsvolumen verantwortlich. Diese neue Struktur schafft erhebliche – zu identifizierende – Einsparpotenziale über Volumenbündelung, Rohmaterialkonsolidierung und die Konzentration auf strategische Lieferanten. Außerdem bietet sie die Möglichkeit zur Absicherung von Risiken. Kommen die Daten für Reportings und Analysen aber immer wieder aus unterschiedlichen Quellen, sind sie nur schwer vergleichbar und Unternehmen wie Knorr-Bremse können Potenziale nicht ausschöpfen.
Bisher nutzte Knorr-Bremse im Einkauf eine Access-Lösung zum Reporting sowie ein SAP Business Warehouse. Analysen liefen, wie in vielen anderen Unternehmen auch, Excel-basiert und waren damit aufgrund der umfangreichen – mangels hinterlegter Formeln und schlüssiger Auswertungsmöglichkeiten – manuellen Arbeiten verhältnismäßig aufwendig. Und bei jeder Analyse mussten die Einkäufer von vorne anfangen. Darunter litt auch die Vergleichbarkeit. Um die neue, globale Einkaufsorganisation zielgerichtet steuern und Potenziale nutzen zu können, entschied sich Knorr-Bremse für ein neues Einkaufscontrollingsystem. „Ursprünglich wollten wir eine interne Lösung auf Basis des Business Warehouse entwickeln, haben dann aber festgestellt, dass der Aufwand viel zu groß ist“, erinnert sich Kuchler. Deshalb nahm Knorr-Bremse verschiedene Einkaufscontrollingsysteme unter die Lupe.
Auswertungen per Knopfdruck. Die zentrale Anforderung an das neue System: Es sollte die Daten vernünftig konsolidieren, maximale Transparenz schaffen und auf dieser Basis Sparpotenziale identifizieren. Da der Knorr-Bremse-Einkauf global aufgestellt ist, musste der Zugriff natürlich von überall auf der Welt möglich sein. Von besonderem Interesse waren auch automatische Einsparungsberechnungen und umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten: Die Lösung sollte beispielsweise Preisveränderungen zum letzten Preis des Vorjahres und Preisveränderungen zum Durchschnittspreis anzeigen sowie Materialteuerungszuschläge herunterbrechen können. „Unsere Preise setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen: Beispielsweise Teilepreis plus Rohmaterialpreis – wenn sich dann die Rohmaterialpreise auf dem Markt ändern und ein Teil nur deswegen entsprechend teurer oder billiger wird, soll das System dies darstellen. Das Gleiche gilt für Währungseinflüsse. Wir wollen die Auswirkungen solcher Preisänderungen klar nachvollziehen können“, erklärt Kuchler. Gefordert war zudem, dass die neue Lösung Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen abbildet und mit verschiedenen Währungen nutzbar ist. Eine Downloadmöglichkeit, um Berichte in Excel nachzubearbeiten, war ebenfalls gewünscht. „Infrage kam für uns nur eine Standardlösung. Zwar bieten viele Hersteller individuell gestaltete Software, die aber einen enormen Einführungsaufwand und einen erheblichen Pflegebedarf haben“, so der Einkaufsexperte. „Wir wollten ein System, das zügig einsatzbereit ist.“
Nach Ausschreibung und Testphase erfüllte nur das Einkaufscontrollingsystem von Softconcis die Anforderungen komplett. Die einfach zu bedienende Weboberfläche von WebCIS hat sofort überzeugt: „Die Usability ist wirklich gut. Die gesamte Oberfläche ist sehr viel einfacher zu handhaben als die der Vorgängerlösung. Die Zusammenfassung der Daten über alle Standorte hinweg ist ein echter Mehrwert für uns – wir können jetzt per Knopfdruck globale Auswertungen machen“, zeigt sich Kuchler zufrieden. „Wichtig war für uns auch, dass Softconcis uns im 3-Tage-Test einen glaubwürdigen Nachweis geliefert hat, dass die Implementierung kurzfristig möglich ist; denn der Zeitplan von nur neun Monaten ließ wenig Spielraum für Fehlerbehebung und Entwicklungsarbeit.“
zentrales Steuerungsinstrument. WebCIS ist jetzt das zentrale Steuerungsinstrument für den Knorr-Bremse-Einkauf. Es stellt vollkommene Transparenz her, konsolidiert die Daten, identifiziert Einsparpotenziale sowie Materialkostentreiber und ist das Fundament für strategisches Arbeiten. Einkäufer greifen einfach über ihren Webbrowser von überall auf der Welt auf das System zu und arbeiten mit „ihrer“ Währung. Es lassen sich sämtliche wichtige Entwicklungen darstellen und analysieren und somit bei Bedarf direkt entsprechende Maßnahmen einleiten. „Softconcis schafft die Transparenz, die zur Steuerung dieser Einkaufsorganisation notwendig ist: Einkaufsvolumina, Preisentwicklung sowie Verantwortlichkeiten werden weltweit abgebildet und können damit gesteuert werden“, erklärt Einkaufsexperte Kuchler. Die Lösung ermöglicht zudem einen schnellen Zugriff auf einkaufsrelevante Daten und das Erstellen von standardisierten Analysen. So können Auswertungen zentral entwickelt und den Einkäufern und Controllern dezentral zur Verfügung gestellt werden – etwa über Volumenveränderungen, unterschiedliche Preisniveaus auf Bauteilebene sowie Veränderung und Wirkung von Materialteuerungszuschlägen.
Mit dem Modul „Einkaufsanalyse“ kann Knorr-Bremse Lieferanten benchmarken, Kostentreiber identifizieren, Verhandlungen vorbereiten, Einkaufsgruppen auswerten, die Rahmenvertragsnutzung überprüfen sowie die Kostenentwicklung von Lieferanten, Materialgruppen und Teilen messen und verbessern. „Es kam vor, dass Lieferanten in verschiedenen Regionen für die gleichen Teile unterschiedliche Preise verlangten – das Softconcis-System deckt sofort auf, für welche Teile mehr als ein Preis existiert“, so Kuchler. „Zudem können wir uns über das Modul per Mausklick anzeigen lassen, wie sich zum Beispiel die Preise eines Lieferanten oder eines Bauteils in den letzten Jahren entwickelt haben; oder auch einen Preisvergleich für ein Bauteil von verschiedenen Lieferanten anstellen. Das System liefert uns immer wieder Ansatzpunkte, um mit den Lieferanten zu sprechen“.
Die Einkaufscontrollinglösung bietet insgesamt mehr als 250 fertige Analyse-Modelle und Kennzahlen, die sich individuell modifizieren lassen. Kuchler erklärt: „Für unsere Controller haben wir ein Standard-Dashboard entwickelt, mit dem Materialteuerungszuschläge und deren Auswirkung nachverfolgt werden können. Zudem nutzen wir ein eigenentwickeltes Dashboard als Lieferantenüberblick, das das EK-Volumen der vergangenen Jahre, belieferte Werke, ABC-Analysen der Teilenummern, Preisentwicklungen sowie Preisentwicklung und Volumen der A-Teile darstellt.“
„Die Einkaufscontrollinglösung wird sich bis Ende dieses Jahres amortisieren – nicht zuletzt dank der Potenziale, die durch die globale Zusammenarbeit mit den Werken in Brasilien, USA, Europa, China, Indien und Japan entstanden sind und jetzt mithilfe von WebCIS identifiziert und gehoben werden können“, so Kuchler. Konzernweit nutzen circa 80 Anwender das System sehr intensiv. „Ein erfahrener Kollege kam auf mich zu und meinte, er habe noch nie mit einem so guten System gearbeitet“, erinnert sich Kuchler und resümiert: „Insgesamt ist die Lösung sehr performant, einfach handhabbar, selbsterklärend, und wir haben rundweg positive Erfahrungen damit gemacht.“ Deshalb laufen derzeit die Planungen für einen weiteren Ausbau des Systems: Das Modul ‚Einkaufsplanung‘ befindet sich momentan noch in der Testphase und soll bis Ende des Jahres implementiert sein.
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