Offen nach innen. Geschlossen nach außen

Die Unternehmensstruktur von Fujitsu kennzeichnen zahlreiche verschiedene, teilweise weitgehend selbstständig agierende sowie weltweit verteilte Standorte, Produktionsstätten und Tochterunternehmen. Für die global verteilten Geschäftseinheiten des Mutterkonzerns war es lange üblich, den eigenen Einkauf sowie die zugehörigen Lieferantenbeziehungen zusammen mit den inklusive Verträgen autonom und dezentral zu verwalten. Benötigte beispielsweise das Fujitsu-Werk in Augsburg neue Waren oder Dienstleistungen, so verhandelte der dortige Einkäufer direkt mit potenziellen Zulieferern und Anbietern. Genauso funktionierte der Einkauf in anderen Geschäftseinheiten.

Die Folge: Oft wurden von unterschiedlichen Geschäftseinheiten ähnliche oder sogar dieselben Materialien zu verschiedenen Konditionen bezogen. Eine Konsolidierung des Bedarfs und somit eine Ausrichtung auf eine abgestimmte Lieferantenstrategie fand nur unzureichend statt. Im Unternehmen herrschte demzufolge keine ausreichende Transparenz über Lieferantenbeziehungen und Konditionen; das Entstehen unnötiger Kosten war eine logische Folge. Die dezentral verhandelten und verwalteten Verträge mit uneinheitlichen Lieferanten und Konditionen erschwerten zudem die Wertschöpfung, etwa durch preissenkende Bedarfsbündelungen. Auch bei logistischen und qualitätsrelevanten Vereinbarungen mit Lieferanten hatten einzelne Geschäftseinheiten nicht immer die optimale Verhandlungsposition.

2008 entschied sich Fujitsu, den Strategischen Einkauf zentral zu organisieren, um die eigene Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten konsequent zu verbessern. In Zukunft sollte jeweils ein Verantwortlicher für ein Materialfeld wie Festplatten, CPUs oder Software den Strategischen Einkauf für die gesamte Unternehmensgruppe übernehmen und global über Verträge, Volumen, Konditionen und Preise verhandeln. Anschließend sollten die Einkäufer vor Ort die vom Strategischen Einkauf ausgehandelten Verträge für den operativen Einkauf nutzen und so von den Vorteilen einer Bedarfsbündelung profitieren.

Das Management von Fujitsu beauftragte ein Projektteam unter der Leitung von Karsten Buntrock, General Manager Global Sourcing, eine Lösung für eine zentrale Vertragsverwaltung mit dezentraler Verfügbarkeit unter den Gesichtspunkten der Fujitsu-internen globalen Berechtigungs- und Konzernstruktur auszuarbeiten: „Damit Fujitsu beim Strategischen Einkauf nach außen hin geschlossen auftreten kann, benötigen wir konzernintern absolute Transparenz. Nur wenn sämtliche zentral erfassten Verträge im Einkauf jederzeit verfügbar sind, kann beispielsweise eine operative Geschäftseinheit von den vom Strategischen Einkäufer ausgehandelten Konditionen wie Preisen oder Rabatten mit einem Komponenten- bzw. Produktlieferanten profitieren. Somit war sofort klar: Wir benötigen eine professionelle Vertragsmanagement-Software.“

Die Wahl fiel auf die Vertragsmanagement-Software Otris Contract. Karsten Buntrock erklärt: „Otris erfüllt alle vom Projektteam festgelegten Kriterien: Unter anderem verfügt der Anbieter über ein marktgängiges Standardprodukt und hat bereits zahlreiche globale Vertragsmanagementlösungen implementiert. Zudem ist die Software leicht skalierbar, flexibel und frei konfigurierbar.“ 2011 wurde zunächst eine Pilotversion implementiert. „Die Standardfunktionen der Vertragsmanagement-Software waren schnell konfiguriert. Anschließend haben die Mitarbeiter von Otris im ständigen Austausch mit unserem Team unsere individuellen Ansprüche schnell und kompetent umgesetzt“, so Karsten Buntrock: „Dazu gehörte beispielsweise eine intelligente Suchfunktion und die Integration unseres Berechtigungskonzepts in die Software.“

Das vom Anbieter integrierte Berechtigungskonzept entspricht der globalen Berechtigungs- und Konzernstruktur von Fujitsu. In Kombination mit der intelligenten Suchfunktion stellt das Berechtigungskonzept sicher, dass Mitarbeiter weltweit alle Verträge bequem suchen und finden, nicht aber alle Verträge auch einsehen können.

Die Suchfunktion ist intuitiv bedienbar und fehlertolerant. Nutzer finden das Gewünschte ohne jegliche Vorkenntnisse, denn etwa bei Tipp- oder Rechtschreibfehlern zeigt sie mögliche Alternativen. Suchergebnisse sortiert sie nach Relevanz. Sucht ein Mitarbeiter allerdings nach einem Vertrag, für den er keine Zugriffsberechtigung hat, sieht er aufgrund des Berechtigungskonzepts nur die Basisinformationen des Vertrages (Titel; zugeordnetes Materialgebiet; Land/Region des Vertragshalters). Gleich zeitig bekommt der Mitarbeiter jedoch einen verantwortlichen Ansprechpartner angezeigt, den er kontaktieren und um eine Freigabe zwecks Einsicht in die Vertragsdetails sowie die PDF-Ablage des Vertrages bitten kann. Inzwischen arbeiten Fujitsu-Einkäufer weltweit mit der Vertragsmanagement-Software und sind – egal wo sie ihren Standort haben – Teil einer globalen Strategischen Einkaufsorganisation, die konzernweit nach Materialfeldern organisiert ist. Das heißt: Jeweils ein Strategischer Einkäufer eines bestimmten Materialfelds verantwortet dieses im Konzerneinkauf. Die operativen Einkäufer der diversen Tochtergesellschaften greifen für ihre Bestellungen auf die vom Strategischen Einkauf abgeschlossenen Rahmenverträge zurück und nutzen die global ausgehandelten Konditionen.

Ein kurzer Blick in die Praxis verdeutlicht die Konsequenzen: Wird in einem Fujitsu-Werk heute beispielsweise für die Produktion eines neuen PCs eine Lieferung Festplatten benötigt, so verhandelt der dortige Einkäufer nicht mehr wie früher direkt mit dem Lieferanten. Stattdessen arbeitet er im Rahmen der globalen Einkaufsorganisation eng mit dem zuständigen Strategischen Einkäufer zusammen und erhält die global verhandelten Lieferantenkonditionen. Diese kann er dann für den operativen Einkauf nutzen und die Materialverfügbarkeit im Werk sicherstellen. Der ständige Zugriff auf die Vertragsdatenbank hilft ihm dabei, jederzeit den Überblick über die vertraglichen Bedingungen zu behalten. Die Vertragsdatenbank ist damit für den lokalen Einkäufer eine hilfreiche Unterstützung im Lieferantenmanagement.

Im Alltag bewährt. Über 2500 Verträge sind bereits in der zentralen Vertragsdatenbank hinterlegt. In den kommenden Jahren soll die Arbeit mit der Vertragsmanagement-Software auf weitere Länder und Materialfelder ausgeweitet werden. Die intelligente Suchfunktion und das integrierte Berechtigungskonzept hatten großen Anteil daran, dass die Software bereits heute von Fujitsu-Einkäufern weltweit erfolgreich eingesetzt wird.