Potenziale und Implementierungskonzepte

In Zeiten von verschärftem nationalem und globalem Kosten- und Preisdruck gewinnt die effiziente Ausgestaltung des indirekten Einkaufs immer mehr an Bedeutung. Seit Jahrzehnten haben sich tief greifende Veränderungen im Welthandel vollzogen, die in verstärkter Liberalisierung und Deregulierung mündeten. Die Einführung des Euros hat diesen Prozess in den letzten Jahren vorangetrieben und für weitgehende Preistransparenz auf den europäischen Märkten gesorgt. Dennoch ergeben sich daraus nicht nur Vorteile. Durch die beschleunigte Dynamik an den Beschaffungsmärkten, die sich durch größere Vielfalt an Anbietern und kürzere Produktlebenszyklen zeigt, wird eine weit größere Expertise von Einkäufern verlangt als früher. Im Zuge dessen ist der klassische Einkäufer nicht mehr nur Beschaffer von Teilen, sondern zum Manager komplexer Strategien geworden. Dies trifft insbesondere auf den indirekten Einkauf zu. Während bis vor wenigen Jahren indirekte Bedarfe und Dienstleistungen völlig ohne Strategie und meist sehr kurzfristig operativ beschafft wurden, erkennen Unternehmen immer mehr, welche Einsparpotenziale in einer Optimierung des indirekten Einkaufs bestehen.

Indirekter Einkauf wird oft zentral gesteuert

In der Umfrage über den strategisch indirekten Einkauf haben 144 Personen aus deutschen und österreichischen Unternehmen aus allen Branchen teilgenommen. Ausgefüllt wurde der Fragebogen in dieser Umfrage hauptsächlich von den Leitern der Einkaufsabteilung, aber auch Mitarbeiter, Einkäufer für indirektes Material und Dienstleistungen, technische Einkäufer, Fachbereichsleiter oder Geschäftsführer beteiligten sich an der Umfrage.

Aus der Umfrage der Hans Becker GmbH geht hervor, dass 81,3 Prozent der Befragten angeben, in einem Unternehmen zu arbeiten, in dem es indirekte Einkaufsgüter gibt, die strategisch beschafft werden. Im Folgenden werden in der Auswertung diese Unternehmen betrachtet. In Unternehmen mit indirektem Einkauf werden die Zielvorgaben für den indirekten Einkauf hauptsächlich von der Einkaufsabteilung (44 Prozent) und der Geschäftsführung (36 Prozent) festgelegt.

Die strategische Beschaffung indirekter Materialien durch den Einkauf wird oft bis zu 80 Prozent zentral gesteuert. Im Bereich Marketing, Versicherungen und Zeitarbeit übernehmen meist die Fachabteilungen den Einkauf von indirekten Gütern. Ein Grund dafür können historisch gewachsene Zuständigkeitsbereiche oder unternehmensinterne Vorgaben sein.

Dezentraler indirekter Strategischer Einkauf hat praktisch wenig Relevanz. In den aufgelisteten Kostenbereichen wird der indirekte Einkauf derzeit durchschnittlich in rund 10 Prozent der Fälle nicht zentral gesteuert. Im Bereich Marketing, Versicherungen und Zeitarbeit übernehmen meist die Fachabteilungen den Einkauf von indirekten Gütern. Ein Grund dafür können historisch gewachsene Zuständigkeitsbereiche oder unternehmensinterne Vorgaben sein.

Bündelung der Einkaufsvolumina

Des Weiteren wurde ermittelt, inwieweit Unternehmen Einkaufsvolumina bündeln. In jedem Bereich, außer beim Facility Management, ist die nationale Bündelung vorherrschend. Im Facility Management war die regionale Bündelung am häufigsten vertreten. Besonders gut zu erklären ist dies bei Wartungs- und Reinigungsleistungen. Hier muss es eine Person geben, die vor Ort ist, um die Serviceleistung zu erbringen. Gefragt wurde außerdem, ob und wie die Unternehmen bereits Optimierungsprojekte durchgeführt haben. Dabei wurden die Optimierungsmaßnahmen überwiegend vom Unternehmen selbst vorgenommen; externe Partner wurden seltener konsultiert. Auffällig ist, dass in den Bereichen Zeitarbeit, Versicherungen und Marketing in rund 30 Prozent der Fälle keine Veränderung geplant ist. Der Einkauf hat hier weniger Einfluss, da von diesen Fachabteilungen selbst oft keine Veränderung der internen Prozesse und Zuständigkeiten gewünscht wird. Allgemein haben in fast jedem Bereich mehr als 50 Prozent der Firmen schon Optimierungen vorgenommen, die meisten davon selbstständig ohne Unterstützung von externen Partnern. Des Weiteren werden vor allem im Bereich Facility Management, Energie, Logistik und C-Teile viele Hilfsmittel zur Organisation des indirekten Einkaufs genutzt. In den restlichen Kostenbereichen kommen in weniger als fünf Prozent der Fälle ein technisches Hilfsmittel zur Unterstützung des indirekten Einkaufs vor.

Auffällig waren die Einsparpotenziale der C-Teile und in der Logistik.

C-Teile wiesen in den Industrieunternehmen erwartungsgemäß wesentlich größere Volumina als der Durchschnitt in allen Branchen auf; jedoch war die mögliche prozentuale Einsparung mit 13 Prozent geringer als der Druchschnitt mit 15 Prozent. Es ist zu vermuten, dass speziell Unternehmen aus der Industrie selbstständig Optimierungsmaßnahmen aufgrund des hohen Kostendrucks durchgeführt haben. Auffällig war bei der Logistik, dass im Handelssektor durchschnittlich nur sehr geringe Einsparungen von 6 Prozent berechnet werden konnten.

Der Grund hierfür ist, dass meist nur externe Dienstleistungen optimiert wurden; unberücksichtigt blieb der eigene Fuhrpark, welchen relativ viele Unternehmen dieser Branche aufweisen. ag