Prozesskostensenkung durch Optimierung dezentraler Beschaffungsvorgänge

Caroline Weschke, Heidelberg

Das Beschaffungswesen öffentlicher Einrichtungen verbinden viele Menschen mit bürokratischen und antiquierten Abläufen. Dass dieses Bild vom verstaubten öffentlichen Einkauf nicht immer der Realität entspricht, zeigt das Deutsche Krebsforschungszentrum in Heidelberg. Das DKFZ hat die Vorteile des E-Procurements für sich entdeckt und übernimmt mit seinem B2B-Bestellsystem „e-biss“ eine Vorreiterrolle in der elektronischen Beschaffung.

Die Erzielung ausgezeichneter Forschungsergebnisse setzt die Schaffung optimaler Forschungsbedingungen voraus – dazu zählt auch die zeitnahe und kostengünstige Bereitstellung von benötigten Wirtschaftsgütern. Die Beschaffung von Investitions- und Verbrauchsgütern, die eine bestimmte Wertgrenze überschreiten, bleibt dem Zentraleinkauf vorbehalten. Hingegen können Verbrauchsgüter, deren Preis einen festgesetzten Schwellenwert nicht überschreiten, dezentral vom Wissenschaftler direkt beim Lieferanten bestellt werden.

Dies liegt zum einen daran, dass eine genaue Bedarfsmengenplanung bei Verbrauchsgütern in einem Forschungszentrum nicht durchführbar ist; zum anderen sind die Wissenschaftler oftmals selbst am besten in der Lage zu beurteilen, welche Materialien und chemischen Substanzen für ihre Forschungszwecke am geeignetsten sind. Hinzu kommt, dass die hohe Innovationsfähigkeit der Hersteller wissenschaftlicher Bedarfsgüter zur Entwicklung ständig neuer Produkte führt, die in der Forschung schnellstmöglich zum Einsatz kommen sollen.

Eine Untersuchung der täglichen Bestellpraxis im DKFZ machte deutlich, dass dezentrale Bestellungen häufig mit großen Schwierigkeiten verbunden waren. Dies lag beispielsweise darin begründet, dass Wissenschaftler und Lieferant zwar das gleiche Material meinten, es jedoch auf den erforderlichen Belegen – Bestellung, Lieferschein und Rechnung – unterschiedlich beschrieben. Bei Produkten, die allgemein bekannt sind, tritt dieses Problem selten auf. Herauszufinden, dass der gelieferte Tesafilm mit dem bestellten Klarsichtklebeband identisch ist, stellt keine große Schwierigkeit dar.

Anders sieht es bei sehr spezifischen Gütern aus, die gerade in einem Forschungszentrum in großen Mengen benötigt werden. So wird beispielsweise thermostabile Polymerase häufig auch als TAQ-Polymerase bezeichnet: Ein Fakt, der zwar dem auf diesem Gebiet spezialisierten Wissenschaftler, jedoch nicht unbedingt dem administrativen Mitarbeiter bekannt ist. Wollte der Verwaltungsmitarbeiter nun die Information bekommen, ob es sich bei dem gelieferten wirklich auch um den bestellten bzw. in Rechnung gestellten Artikel handelte, war er gezwungen, den anfordernden Wissenschaftler zu kontaktieren. Diese Nachforschungen waren sowohl für Wissenschaftler als auch Sachbearbeiter in der Verwaltung zeitraubend, zudem verursachten sie hohe Prozesskosten.

Die Prozesskosten wurden auch aus einem anderen Grunde in die Höhe getrieben. Bestellanforderungen anzulegen war vor der Einführung von „e-biss“ nicht nur eine zeitaufwändige, sondern auch eine relativ komplizierte Angelegenheit: Der Anforderer gab im SAP-System neben Warengruppe, Sachkonto, Lieferdatum und Kontierungstyp auch den Preis eines Artikels ein. Weiterhin wurden der Name des Anforderers, dessen Kostenstelle sowie ein Kurztext auf der Bestellanforderung vermerkt.

Die Existenz verschiedener Eingabemasken – je nachdem ob es sich um die Reservierung von Lagermaterial, eine Direktbestellung oder eine Bestellanforderung an den Einkauf handelte – verkomplizierte das Prozedere zusätzlich. Diese aufwändigen Eingaben, die ein großes Maß datentechnischer und buchhalterischer Kenntnisse voraussetzten, sowie die häufigen Rückfragen aufgrund der erläuterten Abstimmungsprobleme kosteten die anfordernden Wissenschaftler wertvolle Zeit, die wesentlich sinnvoller für wichtige Forschungstätigkeiten und Experimente eingesetzt werden könnte.

Um die Realisierung der aufgedeckten Einsparpotenziale in die Tat umzusetzen, begann man im DKFZ mit der Entwicklung eines Konzeptes, das die zukünftige Basis für ein wissenschaftsadäquates, anwenderorientiertes Bestellsystem darstellen sollte. Wichtig für die Projektverantwortlichen war bei der Konzeption die Beibehaltung der dezentralen Beschaffungsstruktur im Hause, da diese Form der Einkaufsabwicklung für das Heidelberger Krebsforschungszentrum die effizienteste Lösung darstellt.

Zu Beginn des Projektes musste zunächst die Frage geklärt werden, ob zur Umsetzung des Vorhabens eine bereits existierende Fremdlösung oder ein selbst kreiertes Konzept zu favorisieren sei. Nach sorgfältiger Abwägung der Vor- und Nachteile beider Alternativen entschied man sich dafür, die Konzeption des Bestellsystems selbst in die Hand zu nehmen, da eine interne Maßanfertigung die optimale Bedarfsabstimmung wesentlich besser ermöglicht.

Die Grundlage für das B2B-Bestellsystem stellt ein Multi-Supplier-Katalog dar, in dem der Einkauf Daten mehrerer Lieferanten platziert. Dem Einsatz dieser Kataloglösung wurde ganz bewusst der Vorzug gegeben. Als Alternative wäre eine virtuelle Marktplatzkonstruktion in Betracht gekommen – eine Lösung, die gegenüber einem Multi-Supplier-Katalog mit einer Reihe von Nachteilen behaftet ist:

So ist es nicht selten, dass amerikanische Muttergesellschaften Lieferanten untersagen, sich mit anderen Wettbewerbern auf demselben Marktplatz niederzulassen. Weitere Nachteile sind die Entstehung von Kosten für die Inanspruchnahme der Dienste des Marktplatzbetreibers sowie die Schaffung von Abhän-gigkeiten. Zudem besteht das Problem, dass viele der angetretenen Marktplatzbetreiber schon nach kurzer Zeit vom Markt wieder verschwinden. Diese Beweggründe veranlassten die Projektverantwortlichen dazu, der Alternative des Multi-Supplier-Kataloges für das B2B-System den Vorzug zu geben.

Eine der Besonderheiten des DKFZ-Bestellsystems ist die hohe Komplexität der im Katalog erfassten Sortimente: Werden in den meisten Unternehmen elektronische Bestellsysteme bisher oft nur für die so genannten C-Artikel eingesetzt, geht man mit diesem Konzept einen Schritt weiter. Das Hauptaugenmerk richtet sich auf den Bereich der hochspezifischen Produkte der biomedizinischen Grundlagen-Forschung, das heißt auf Artikel, die mit den klassischen E-Procurement-Produkten wie den Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen nicht vergleichbar sind. C-Artikel sowie Artikel des Büro- und Geschäftsbedarfs finden keine Aufnahme in den Multi-Supplier-Katalog; zur Bestellung solcher Waren werden Links zu Lieferantenkatalogen, die ebenfalls in das SAP/R3-System integriert sind, angeboten. Somit bleibt der zentrale Hauptkatalog dem wissenschaftsspezifischen Bedarf des Forschungszentrums vorbehalten.

Um es dem Wissenschaftler zu ermöglichen, schnell und bequem seinen Bedarf anzumelden, verfügt „e-biss“ über eine übersichtliche Web-Oberfläche. Möchte der Wissenschaftler einen benötigten Artikel anfordern, loggt er sich unter seinem Passwort ein. Egal ob Lagerreservierung, Bestellanforderung an den Einkauf oder Direktbestellung an den Lieferanten – alle Transaktionen können mit einer einheitlichen Eingabemaske abgewickelt werden. Eine Suchmaschine sowie die Möglichkeit, Preisvergleiche durchzuführen und einmal angelegte Warenkörbe zu speichern, erhöhen den Bedienungskomfort.

Auch die Kontierung der bestellten Artikel wurde wesentlich vereinfacht: Anhand der eingegebenen Benutzerberechtigung weist das System dem anfordernden Wissenschaftler automatisch seine Kostenstelle sowie die zur Verfügung stehenden Drittmittel- und Haushaltsfonds zu.

Mit dieser Lösung zählt das DKFZ nicht nur zu den Pionieren des E-Procurements im öffentlichen Sektor, es ist die erste Einrichtung außerhalb der Industrie, in der der Einsatz eines B2B-Bestellsystems mit so speziellen Facetten wie einer Kontierungsunterstützung, der vollständigen Integration in SAP/R3 und vor allem der Abdeckung eines sehr speziellen Bedarfspektrums durch einen Multi-Supplier-Katalog gelungen ist.

Seit der Inbetriebnahme des B2B-Systems sieht sich der Einkauf des DKFZ mit einer ganzen Reihe neuer Aufgaben konfrontiert. Hierbei liegt die Schwierigkeit nicht in der Vielzahl der zu verwaltenden Datensätze, sondern in deren Spezialität. Der durch den Multi-Supplier-Katalog abgedeckte Wissenschaftsbedarf ist gekennzeichnet durch ständige Neuerungen seitens der Hersteller sowie teilweise sehr kurze Innovationszyklen – Eigenschaften, die charakteristisch für sehr dynamische Märkte sind. Dieser Dynamik Herr zu werden bedeutet, auf der einen Seite die aktuellsten Produkte im Katalog zur Verfügung zu stellen, auf der anderen Seite aber auch, mit dem Katalog eine verlässliche Grundlage vorzuhalten.

Erheblichen Aufwand gerade in der Anfangsphase verursacht die Datenvalidierung. Sie umfasst die technische sowie einkäuferische Überprüfung der Daten mit der durch den Abschluss von Rahmenverträgen vereinbarten Datenstruktur bzw. den mit dem Lieferanten ausgehandelten Konditionen. Um die Prüfung dieser Datenflut besser in den Griff zu bekommen, ist das DKFZ zur Zeit auf der Suche nach technischer Unterstützung. Ob diese durch den Einsatz eines DV-Tools und/oder durch die Inanspruchnahme externer Dienstleistungen bei der Datenvalidierung in die Tat umgesetzt wird, darüber ist noch keine endgültige Entscheidung gefallen.

–Automatische Entscheidung Bestellanforderung/Bestellung/Lagerreservierung durch System- und Katalogvorgaben.

–Einfache, logische Kontierungsabfrage,

–Automatische Sachkontenfindung durch Warengruppen.

–Erteilung der Berechtigungen auf Fonds- bzw. Unterkostenstellenebene.

–Textfelder für Zusatzinformationen je nach Kontierung/Beschaffungsgegenstand.

–Multi-Supplier-Katalog für Hauptwarengruppen.

–Einstellbare Katalogsichten pro Benutzer und Warengruppe (z.B. nur Sicht auf Büromaterial für Verwaltungsmitarbeiter).

–Volle Integration in das R/3-Backend (inkl. Haushaltsmanagement, Zusammenfassen von Reservierungs-Positionen).

Am Anfang stand die Vision, ein Bestellsystem zu kreieren, das für alle Beteiligten möglichst viele Vorteile bringt – ein Vorhaben, für welches das Konzept die unterschiedlichsten Eigenschaften miteinander verbinden muss:

–einfach und komfortabel in der Bedienung,

–zeitnah und kostengünstig in Bezug auf Lieferung bzw. Preis der Artikel,

–eindeutig im Hinblick auf die angeforderten Artikel und

–komplex bezüglich möglicher Auswertungsprogramme für den Einkauf.

Zusätzlich muss das System den haushaltsrechtlichen Anforderungen sowie den Ordnungsmäßigkeitserfordernissen Rechnung tragen, denen das DKFZ als Einrichtung der öffentlichen Hand unterworfen ist. Um dieses Vorhaben zu realisieren, wurde ein Projektteam gebildet, das mit der Ausarbeitung eines Projektentwurfes befasst war.

Nach Erstellung eines Prototyps wurde zunächst in einer Testphase die Praxistauglichkeit des Systems überprüft. In dieser Zeit erfolgten erste Änderungen; beispielsweise wurden Kontierungs- sowie Black-Box-Logik angepasst. Um den Produktivstart des Systems vorzubereiten, wurden erste Schulungen für die ausgewählten Benutzer durchgeführt. Am 21. Dezember 2001 fiel dann der Startschuss für den Echtbetrieb des B2B-Bestellsystems – seit diesem Tag haben 25 Wissenschaftler aus verschiedenen Forschungsgebieten die Möglichkeit, das System zu nutzen.

Nicht von Anfang an alle Wissenschaftler und Abteilungen des Hauses an das System anzubinden, war eine ganz bewusste Entscheidung. Durch die überschaubare Anzahl Produktivnutzer können in regelmäßigen Abständen Workshops durchgeführt werden, in denen Probleme und Anregungen rund um das System diskutiert werden. Eine Reihe von Änderungsvorschlägen, wie man das System für die Wissenschaftler noch effizienter und besser gestalten könnte, sind so bereits realisiert worden. Ziel ist die schrittweise Ausweitung bis alle Abteilungen des Hauses „e-biss“ nutzen können.

Nach gut einjährigem Test- und mehrmonatigem Echtbetrieb konnte eine erste Bilanz gezogen werden. Die Reaktionen der B2B-Testuser sind durchweg positiv – insbesondere die vereinfachte Bedienung und die große Zeitersparnis finden den Zuspruch der Anforderer. Positiv wird auch aufgenommen, dass Anregungen und Verbesserungsvorschläge in den Workshops vorgebracht und diskutiert werden können. Aber nicht nur die Wissenschaftler, auch die Lieferanten zeigen mittlerweile deutlich größere Bereitschaft, ihre Daten in das System integrieren zu lassen.

Um die Lieferanten frühzeitig mit in die Planung einzubeziehen und um eine größere Aufgeschlossenheit für das Vorhaben zu erreichen, veranstaltete das DKFZ bereits im November 2000 einen Lieferantentag, bei dem das Projekt vorgestellt wurde. Im Projektverlauf wurde deutlich, dass interessanterweise kleine Firmen mitunter bei der Bereitstellung sowie Anpassung der Daten an die Systemvoraussetzungen wesentlich schneller und flexibler reagieren als der eine oder andere namhafte und am Markt etablierte Anbieter.

Auf großes Interesse stößt das B2B-System auch bei anderen öffentlichen Einrichtungen. Viele der am bisherigen Erfahrungsaustausch beteiligten Forschungseinrichtungen und Universitäten stellen mittlerweile Überlegungen an, wie sie die Vorteile des E-Procurements für sich nutzbar machen können. Es wird bereits diskutiert, ob das B2B-System auch anderen Beschaffungsstellen als Einkaufsplattform zur Verfügung gestellt werden kann. Durch die Schaffung eines Marktplatzes könnten weitere Vorteile, wie beispielsweise die von strategischen Einkaufsgemeinschaften, realisiert werden.

Etwa 28.000 Bestellungen im Jahr mit jeweils mehreren Positionen für Labormaterial – z.B. Säuren, Chemikalien, Pipetten, Petrischalen, Gele, Farbstoffe, Spritzen, Lösungsmittel – in einem Umfang von ca. 23 Millionen Euro sind für die wissenschaftliche Arbeit im Deutschen Krebsforschungszentrum in Heidelberg notwendig. Die Beschaffungsabteilung in der Verwaltung hat für die Unterstützung der Wissenschaftler jetzt mit SAP-Bausteinen ein automatisiertes Bestellverfahren entwickelt.

In einer Bildschirmmaske sind alle Beschaffungsabläufe zusammengefasst. Damit ist der Zugang zu Direktbestellungen beim Lieferanten, aber auch Bestellungen an das interne Lager und den internen Einkauf möglich. Dem Wissenschaftler wird die Chance gegeben, entsprechend den Bedürfnissen seiner Arbeit Materialien auszuwählen, Angebote und Dienstleistungen miteinander zu vergleichen.

Die Arbeit der Beschaffungsabteilung besteht in der Verknüpfung aller Abläufe in einer umfassenden Lösung. Sie umfasst auch Rahmenverträge mit Lieferanten, direkten Zugang zu Warenkatalogen und ein Kommunikationssystem, das alle Beschaffungsvorgänge vollständig im EDV-System abbildet. Dazu gehören so spezielle Aspekte wie die nahezu vollständig automatisierte Kontierung, die Integration in das SAP/R3-System einschließlich Haushaltsmanagement und Budgetierung sowie vor allem die Abdeckung eines sehr speziellen Bedarfsspektrums.

Die Grundlage für das B2B-Bestellsystem stellt ein Multi-Supplier-Katalog dar, in dem der Einkauf Daten mehrerer Lieferanten – auch von Wettbewerbern – platziert. Parallel dazu stehen für andere in sich abgeschlossene Produktbereiche Fremdkataloge zur Verfügung. Eine Suchmaschine und die Möglichkeit, einmal angelegte Warenkörbe zu speichern, erhöhen den Bedienungskomfort. Anhand der eingegebenen Benutzerberechtigung weist das System dem bestellenden Wissenschaftler automatisch seine Kostenstelle und die ihm zur Verfügung stehenden Mittel aus.

Weitere Informationen unter www.dkfz.de

Fragen rund um „e-biss“ bitte an Peter Fertig, E-Mail: p.fertig@dkfz.de