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Prozeßoptimierung beim Einkauf und Lieferanten

Purchasing Card System
Prozeßoptimierung beim Einkauf und Lieferanten

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Auf großes Interesse des Einkaufsmanagements stieß die 1. Praxis-Konferenz „VISA Purchasing Card System“, die im November 1996 vom BME veranstaltet wurde. Der Einsatz der modernen Informations- und Kommunikationstechniken zur Optimierung der Geschäftsprozesse spielt immer mehr auch für den Einkauf eine große Rolle; denn im Einkauf liegt noch ein riesiges Potential, das es zu erschließen gilt.

Bei der mit Informationen dicht gedrängten Veranstaltung in Düsseldorf wurde am Beispiel der ABB Calor Emag Schaltanlagen AG, Ratingen in mehreren Referaten die Prozeßoptimierung von Kleinbestellungen für Kostenstellenmaterial unter Verwendung der VISA Purchasing Card demonstriert.Bei ABB läuft derzeit das Pilotprojekt in Zusammenarbeit mit VISA International (London und Frankfurt/M), der Berliner Bank Kartenservice GmbH (Berlin) .
Gerd Engelmann, Leiter des Funktionsbereiches Supply Management bei der ABB Calor Emag Schaltanlagen AG zeigte auf, was der Bestellvorgang dem Unternehmen bisher kostete; für eine Kleinbestellung sind die Prozeßkosten oftmals höher als der Warenwert. 35 Prozeßschritte mit einer Abicklungszeit von durchschnittlich 85,5 Minuten sind für eine Kleinbestellung erforderlich. Hinzu kommen die Liegezeiten, so daß von der Anforderung bis zur Archivierung des erledigten Bestellvorgangs 19,7 Tage für einen Vorgang vergehen. Mit dem Einsatz der Purchasing Card istdie Möglichkeit zur Minimierung der Ausgaben und Maximierung der Effizienz des Einkaufs- und Zahlungsvorganges gegeben. Bei der ABB wird der Einsatz der Karte seit 1.7.1996 getestet; die ersten Ergebnisse können sich sehen lassen: So wurden die Prozeßschritte um die Hälfte reduziert und Kosteneinsparungen zwischen 10 und 15 % bei dem eingesetzten Einkaufsvolumen erreicht.Weitere Praxisbeispiele und eine Kosten-/Nutzen-Analyse durch die ABB-Referenten Heinz Dieter Groß (Leiter Lieferantenbuchhaltung), Renate Gruber (Supply Management Controlling) und Heinrich Orths (Einkaufsleiter) vervollständigten die Darstellung. Deutlich wurde auch, daß die mit im System integrierten Lieferanten (in der Startphase waren es 12 und Ende 1996 bereits 30) durch diese Art der Zusammenarbeit wesentliche Vorteile erzielen. Sie haben jetzt direkten Kontakt mit dem Bedarfsträger, es gibt keine strittigen Rechnungen sondern vielmehr Zahlungsgarantie, der Verwaltungsaufwand im Mahnwesen und in der Buchhaltung wird gesenkt und sie können sich als strategischer Partner des Einkaufs positionieren und dadurch ihren Wettbewerbsvorsprung deutlich verbessern.
Weitere Informationen erhielten die Konferenzteilnehmer durch die emittierende Bank (BB Kartenservice GmbH, Berlin) und von VISA International und der B+S Card Service GmbH, Frankfurt mit der Vorstellung des Management-Informations-Systems „VISA Infospan/VISA Purchasing Card“.
Die vielen Fragen der Teilnehmer in den Diskussionsrunden machte die Bedeutung des Themas in den Einkaufsabteilungen sichtbar. Der BME wird deshalb mit weiteren Veranstaltungen über den Einsatz der Purchasing Card informieren, so z.B. am 15. Januar 1997 in Berlin (Hotel Schweizer Hof) über das VISA-System.Eine weiteres Management-Forum ist noch im ersten Quartal 97 geplant zum Diners Club-Pilotprojekt. Derzeit gibt es am Markt (Stand Juli 96) vier Systeme: American Express, Diners Club, GZS Gesellschaft für Zahlungssysteme und VISA. Ein weiteres System ist von Lufthansa AirPlus in Vorbereitung. Informationen über die nächste Veranstaltung können über die BME-Akademie, 60596 Frankfurt/M., Fax 069/ 631 19 89 angefragt werden.
Parallel zu den BME-Management-Foren ist der BME-Facharbeitskreis „Purchasing Card“ aktiv. In enger Zusammenarbeit mit den Kartenanbietern und Banken werden von seiten des Facharbeitskreises, der sich aus Vertretern von Einkaufsabteilungen und Lieferanten zusammensetzt, vor allem die Belange der Praxis diskutiert und mit den Kartenanbietern umgesetzt. Für den Facharbeitskreis, der sich Ende Januar 1997 wieder trifft, können sich noch drei Interessenten (zwei aus dem Einkauf und einer von der Lieferantenseite) beteiligen. Interessenten erhalten ausführliche Informationen durch Gerd Engelmann,Leiter des Facharbeitskreises „Purchasing Card“, Fax 02102/12 17 62 (ABB Calor Emag Schaltanlagen AG, Ratingen).
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