Beschaffung als strategischer Trumpf

„Push in“ bei Weidmüller

Nachdem bei Weidmüller, spezialisiert auf elektrische Verbindungstechnik, der Einkauf umstrukturiert wurde, haben die Lieferanten eine einheitliche Schnittstelle ins Unternehmen erhalten
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Eine effiziente Einkaufsorganisation führt zu ganzheitlicher Kostenoptimierung, besserem Risiko-Management und fast optimalen Prozessabläufen. Unsere Autoren Roland Gertz, Sven Linden und Sven Marlinghaus erläutern das am Beispiel Weidmüller. Das Unternehmen hat für seine einfachen Lösungen im Bereich elektrischer Verbindungstechnik den Slogan „Push in“ kreiert.

Roland Gertz, Leitung Zentralbereich Einkauf, Weidmüller Interface GmbH & Co. Sven Linden, Principal, Brainnet Supply Chain Management Consultants GmbH Sven Marlinghaus, Partner, Brainnet Supply Chain Management Group AG

Um die Zukunft eines Unternehmens nachhaltig zu sichern, sind neben bereichsübergreifenden, transparenten Arbeitsabläufen auch Prozesseffizienz, optimierte Kostenstrukturen sowie ein gut funktionierendes Risikomanagement notwendig. Einer der Schlüssel zur Meisterung dieser Herausforderungen liegt in der Umstrukturierung des Einkaufs hin zu einem zentralen Werttreiber mit strategischer Funktion. Dies erkannte auch die Weidmüller Interface GmbH & Co. KG, Detmold, und analysierte gemeinsam mit der Supply Chain Management-Beratung Brainnet Optimierungspotenziale in den Strukturen. Nach der erfolgreichen Implementierung zentraler Optimierungsmaßnahmen verfügt Weidmüller heute über eine erfolgreiche, kosteneffiziente und abteilungsübergreifende globale Einkaufsorganisation.
Weidmüller ist Anbieter von Lösungen für die elektrische Verbindung, Übertragung, Konditionierung und Verarbeitung von Energie, Signalen und Daten im industriellen Umfeld. Das Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt Produkte aus dem Bereich der elektrischen Verbindungstechnik sowie der Funktionselektronik und Kommunikationselektronik. Als Unternehmensgruppe ist Weidmüller stark international ausgerichtet. Im Geschäftsjahr 2007 erzielte das Unternehmen, das derzeit weltweit 3500 Mitarbeiter beschäftigt, einen Umsatz von 503 Mio. Euro.
Kooperation mit allen Abteilungen ist strategische Notwendigkeit
Der Aufbau eines internationalen Wertschöpfungsnetzwerks bringt für ein Unternehmen ein Anwachsen von Risiken, die insbesondere auf dem Beschaffungsmarkt hoch sein können. Deshalb sind Maßnahmen notwendig, die Risiken früh identifizieren, um Produktionsausfälle oder starke Kostennachteile zu vermeiden. „Unsere Firma war nicht optimal darauf vorbereitet, Risiken zu erkennen, um proaktiv zu handeln und auf diese Weise Gefahren von vornherein zu vermeiden“, so Roland Gertz, Leiter des Zentralbereichs Einkauf bei Weidmüller. Nach einer internen Analyse wurde klar, dass die Einkaufsorganisation des Unternehmens an manchen Stellen nicht genügend transparent war. Einkaufsprozesse mussten optimiert und interne Kunden sowie Lieferanten noch stärker in die Prozesse eingebunden werden.
Zunächst wurden detailliert die strategische Ausrichtung des Einkaufs, die Einkaufsorganisation, die notwendigen Prozesse, die Lieferantenbeziehungen sowie das Risikomanagement des Unternehmens analysiert. „Die effektive Kooperation mit anderen Funktionsbereichen sowie ein Ansatz, der die gesamte Wertschöpfungskette im Blick hat, ist strategische Notwendigkeit für einen reibungslosen Einkaufsprozess. Hier war man bei Weidmüller in der Vergangenheit nicht überall optimal aufgestellt“, erläutert Sven Linden, Principal bei Brainnet. Um die Defizite ausgleichen zu können, wurde nach der Analyse eine Roadmap erstellt, um die weitere Vorgehensweise klar aufzuzeigen und die reibungslose Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen zu unterstützten.
Ein Schwerpunkt der organisatorischen Maßnahmen war die Einführung eines Category Management und Commodity Managements im Einkauf. Die Category Manager Einkauf sind hier den jeweiligen Produktlinien als Key-Accounts zugeordnet und unterstützen zwei Schwerpunkte: Erstens übernehmen sie eine aktive Rolle in Innovationsprojekten und sind zweitens für die Produktlinien-spezifischen Beschaffungsmärkte verantwortlich. Komplementär sind die Commodity Manager für Bündelungseffekte und die optimale Nutzung der Produktlinien-übergreifenden Beschaffungsmärkte verantwortlich.
Ziel war hierbei auch die Koordinierung der interdisziplinären Aspekte, um einheitlich gegenüber den Lieferanten aufzutreten. Gleichzeitig wurden klare Verantwortlichkeiten sowie die Rechte des Einkaufs fixiert, was eine Voraussetzung für die Standardisierung von Einkaufsabläufen ist. „Dies war wichtig, um Innovationen unserer Partnerlieferanten möglichst schnell integrieren und ein strukturiertes Innovationsmanagement sichern zu können“, so Roland Gertz. „Der Einkauf wird so auch zum Frühindikator für Markt- und Technologieentwicklungen.“ Dieser Wechsel von der reinen Serviceabteilung zum Frühindikator wurde beispielsweise durch den Umzug der entsprechenden Einkaufsteams in die jeweiligen Geschäftsfelder unterstützt.
Ganzheitliche Optimierung der Wertschöpfungskette
In einem nächsten Schritt sind Regeln und Richtlinien für den Einkauf festgelegt worden, deren Einhaltung wiederum durch ein Compliance Management überprüft wird. Dem Einkauf als strategischer Treiber wird eine hohe Bedeutung beigemessen: Themen wie Innovationsmanagement Einkauf oder Insourcing/Outsourcing sind nun eindeutig als Kernbausteine des Einkaufs definiert.
Mit den vorgenannten Schritten kann der Einkauf nun die Wertschöpfungskette als Ganzes sehen und an den richtigen Stellschrauben optimieren. „Wir sehen allgemein eine komplette Evolution des Einkaufs. Er muss immer stärker zum strategischen Treiber im Unternehmen werden. Es ist wichtig, dass dem Einkauf dauerhaft die Möglichkeit gegeben wird, präventiv zu reagieren und in die Planung neuer Produkte mitzuwirken. Oft konnte er in einigen Organisationen nur Schadensbegrenzung betreiben“, so Sven Linden. Bei Weidmüller ist das nun anders.
Um die Nachhaltigkeit der Umsetzungsmaßnahmen zu gewährleisten, wurde das existierende Kennzahlensystem optimiert und ergänzt. Sowohl zur Sicherstellung der Strategiekonformität und Umsetzung der Einkaufsstrategie der Weidmüller-Gruppe, als auch zur Optimierung des Lieferantenmanagements wurden die Bewertungs- und Entwicklungssysteme entsprechend ausgebaut.
Hierdurch ist nun auch eine bessere Vorabauswahl der Zulieferer möglich, um im anschließenden Vergabeprozess nicht mit allen Lieferanten in Verhandlungen treten zu müssen. Durch den Aufbau strategischer Partnerschaften mit Top-Lieferanten und deren frühzeitige Einbindung in den Entwicklungs- und Produktionsprozess können außerdem sowohl Kostensenkungs- als auch Innovationspotenziale voll ausgeschöpft und langfristig Versorgungsengpässe abgesichert werden. Eine Qualifizierung der Einkäufer ist zum Wettbewerbsfaktor geworden. Nur wenn der Einkäufer mit ausreichend sachkundigem Wissen ausgestattet ist, kann er optimal durch die immer vielschichtiger werdenden Herausforderungen und Aufgabenstellen navigieren und zusammen mit Mitarbeitern aus anderen Unternehmensbereichen ein schlagkräftiges Gespann abgeben. Denn die Geschäftsführung erwartet heute vom Einkauf nicht nur die Realisierung von Kostenvorteilen, sondern einen signifikanten Beitrag zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. „Fragen des Risiko- und Innovationsmanagements, der Working Capital Verbesserung, der Versorgungssicherheit und der finanziellen Steuerung der Wertschöpfungsketten erweitern damit die Agenda des Einkaufs und verändern sowohl sein Profil als auch sein Selbstverständnis grundlegend“, weiß Roland Gertz. Gezielte Entwicklung der Mitarbeiter ist also unabdingbar. „Sehr wichtig ist auch, dass die Geschäftsführung erkannte, dass sie der Promoter dieses Wandels ist. Das Change-Management der Mitarbeiter muss auf der Top-Management-Agenda stehen, damit nachhaltig etwas verändert werden kann.“
Es darf allerdings nicht vergessen werden, dass ein Projekt dieser Größenordnung auch Konfliktpotenzial mit sich bringt: Mitarbeiterkompetenzen werden verschoben, Leistungen, Funktionen und Rollen werden genauer unter die Lupe genommen und viele vermeintlich bewährte Strukturen in Frage gestellt. Wichtig für den Erfolg war auch, dass die informellen Netzwerke im Unternehmen beibehalten wurden, die wichtig sein können, um Spannungen unter den Mitarbeitern zu vermeiden.
Klar definierte Zuständigkeiten
Für Weidmüller bringen die durchgeführten Veränderungsmaßnahmen nachhaltige Erfolge: Durch die klar definierten Zuständigkeiten der Einkaufsorganisation wird die ganzheitliche Kostenoptimierung verbessert, das Risiko-Management optimiert und eine größere Effizienz von Prozessabläufen erreicht. Der Einkauf unterstützt die internen Kunden, ihre Ziele schneller zu erreichen. Die Lieferanten erhalten eine einheitliche Schnittstelle ins Unternehmen. Dadurch können die Erwartungen des Kunden effektiver transportiert werden. Außerdem konnte durch den kontinuierlichen Change-Prozess die Wahrnehmung des Einkaufs bei externen und vor allem internen Kunden deutlich verbessert werden.
„Ausschlaggebend war, dass bereits beim Kick-off des Projekts alle relevanten Fachbereiche dabei waren. So konnten wir von Anfang an den multidisziplinären Charakter der Einkaufsprozesse aufzeigen und den Einfluss des Einkaufs in eine Vielzahl von Abläufen und strategischen Entscheidungen verdeutlichen,“ sagt Roland Gertz.
Im Fall von Weidmüller ist der Sponsor des Projekts ein Mitglied der Geschäftsleitung, das über gute Kenntnisse der formellen und informellen Organisationsstrukturen verfügt. Das Commitment der Geschäftsführung ist grundlegend für den Erfolg aller Umsetzungsmaßnahmen. Denn letztendlich zählen nicht die theoretisch realisierbaren Veränderungen im Unternehmen, sondern die, die das Unternehmen auch tatsächlich verkraften kann.
Die größten Herausforderungen für den Weidmüller-Einkauf sind das kontinuierliche Miteinbeziehen aller Mitarbeiter sowie die weitere Optimierung der Kooperation an den Schnittstellen der einzelnen Unternehmensbereiche. „Wir möchten den Mitarbeitern einen Perspektivenwechsel vermitteln. Die Ausweitung der Kompetenzen der Einkaufsabteilung sowie deren neue Rolle als strategischer Vermittler im Unternehmen bringen so einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen mit sich“, erklärt der Einkaufsleiter von Weidmüller.
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