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Schluss mit lästig

Stichprobeninventur in der Textilindustrie
Schluss mit lästig

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In vielen Unternehmen wird die jährliche Inventur als lästiges Übel hingenommen. Nach wie vor wird das Potenzial zur Einsparung unterschätzt, das in den althergebrachten Inventurmethoden liegt. In den Schmitz- Werken, Emsdetten, wurde auf diese Problematik mit der Einführung eines Stichprobeninventursystems reagiert. Im Ergebnis steht eine Zeit- und Kostenersparnis von weit über 50 Prozent.

Stoffe aus dem Münsterländer Emsdetten haben Tradition. Seit 1952 hat das Angebot an Stoffen und Geweben mit flammenhemmender, schmutz- und geruchsabweisender oder auch keimtötender Ausrüstung die Schmitz-Werke zur Nummer Eins unter den Objektausrüstern für Krankenhäuser oder Hotels werden lassen. Das mittelständische Familienunternehmen setzt sich derzeit aus zwölf Gesellschaften zusammen, in denen insgesamt 733 Mitarbeiter beschäftigt sind. Trotz der wirtschaftlich angespannten Zeiten konnte die Unternehmensgruppe mit einem Umsatz von 101,8 Millionen Euro in 2003 das Vorjahresergebnis um 6,9 Prozent steigern. Der größte Anteil des Geschäfts wird mit den Markisen und Beschattungssystemen erwirtschaftet.

In der Weberei werden Stoffe vorrangig auf Lager produziert. Dies liegt zum einen daran, dass der Absatz der Produkte stark wetterabhängig ist, zum anderen, dass die Schmitz-Werke auch als Großhändler für ihre Weberzeugnisse agieren. Günther M. Feldbacher, Mitglied der Geschäftsführung: „Wenn Kunden heute Ware bestellen, wollen sie die Lieferung morgen im Haus haben.“ Für das Erreichen einer diesbezüglichen Lieferfähigkeit von rund 95 Prozent innerhalb von 24 Stunden sind die Lager in Emsdetten stets gut gefüllt.
Komplexe Lagerstruktur
Neben den Rohmaterialien, die für die Herstellung von Stoffen notwendig sind – dazu zählen unter anderem Garne und Web-Ketten – müssen auch jede Menge an Kleinteilen und Metallprofilen für die Endproduktion fertiger Markisen und Beschattungssysteme bevorratet werden.
Fertige Stoffe werden nur selten in ihren ursprünglichen Produktionsgrößen verkauft. Entsprechend den Bestelldaten werden die bis zu drei Meter breiten Stoffbahnen im Fertiglager von automatischen Schneidemaschinen auf die Bestellgrößen zugeschnitten. Dabei werden die relevanten Werte wie Material und Schnittmaß mit mobilen Datenscannern von Symbol erfasst. Sowohl für die bestellte als auch für die verbleibende Ware werden Etiketten generiert und ausgedruckt. Für die Lagerhaltung ergibt dieses unumgängliche Procedere eine Vielzahl an Einzelpositionen eines bestimmten Produktes.
Alle Jahre wieder
Spätestens bei der alljährlich durchgeführten Inventur zeigten sich Nachteile dieser aufwändigen Artikelerfassung. Alfred Bordewick, Versandleiter und zudem für das Fertigwarenlager verantwortlich, wird deutlich: „Während unserer letzten Inventur haben wir insgesamt 42 500 Einzelpositionen im Lager ausgezählt. Jedes einzelne Regalfach in den Lagerbereichen musste datentechnisch erfasst und in der Inventurliste abgehakt werden.“ Insgesamt 48 Mitarbeiter waren rund zwei Tage damit beschäftigt, diese „klassische“ Form der Inventur durchzuführen. „Immerhin kommen wir so unseren Kollegen aus Buchhaltung und Verwaltung wenigstens einmal im Jahr etwas näher“, ringt Bordewicks Stellvertreter Rainer Albers dieser Situation immerhin noch einen positiven zwischenmenschlichen Aspekt ab.
Die zu Buche schlagenden Zahlen gaben allerdings weniger Anlass zur Zufriedenheit. Insgesamt 492 Stunden wurden von der Zeiterfassung für das Auszählen der Artikel und die für die Inventur notwendigen Arbeiten der EDV-Abteilung errechnet. Und dabei waren Stillstand- und Wegezeiten noch nicht einmal inbegriffen. Des Weiteren ist nachvollziehbar, dass allein die Menge der zu erfassenden Positionen ein nicht unerhebliches Fehlerpotenzial enthält.
Eine automatisierte Lösung für eine Stichprobeninventur, die sich in die bestehende ERP-Struktur einbinden lassen musste, sollte Abhilfe schaffen. Im Textilbereich der Schmitz-Werke wurde das Programm Invent der Aachener Inform GmbH eingeführt.
Entscheidend für den Erfolg einer Stichprobeninventur ist die Wertestruktur der zu erfassenden Produkte. Im ersten Schritt erzeugt Invent, das Inventurprogramm von Inform, eine Liste aller im Lager befindlichen Produkte, die so genannten Urdaten. Aus diesen wählt der Anwender seine Stichproben aus, die dann zu einer neuen Liste zusammengestellt und wieder an das Produktivsystem zurückgespielt werden. Im Falle Schmitz-Werke werden anhand eines werksintern abgestimmten Schlüssels 7000 von den zum Inventurzeitpunkt 42 500 eingelagerten Positionen für die Stichproben ausgewählt. Die nun erzeugte Pickliste gibt neben der Stückzahl der ausgewählten Produkte auch die genaue Angabe des Lagerplatzes vor.
Zu Beginn der Inventur erfassen die Mitarbeiter mit ihren Funkscannern zunächst die Stichproben auf der Inventurliste. Wegeoptimiert werden sie dann zu den Lagerplätzen geführt. Invent unterteilt dafür das Lager in Etappen, wobei auch Kriterien wie Griffhöhen und gegebenenfalls nötige Hilfsmittel berücksichtigt werden. Am Ziel angekommen, müssen sie die zu erfassenden Artikel gemäß Inventurliste abscannen. Wie bereits erwähnt, ist jede eingelagerte Position mit einem eigenen Barcode versehen. Die Stichproben-Ergebnisse wurden dann via Datenfunk direkt ins ERP-System eingespeist. Bei abweichenden Soll- und Ist-Daten ermöglicht eine unmittelbare Rückmeldung die sofortige Korrektur von Aufnahmefehlern. Eine abschließende Kontrolle stellt nochmals sicher, dass auch alle Produkte erfasst wurden.
Erfolg (vor)programmiert
Das Ergebnis dieser ersten Inventur nach Stichproben-Verfahren war hervorragend. Bordewick zeigt sich begeistert: „Wir haben die gesamte Inventur allein mit den Kollegen aus unserem Lager abgeschlossen. 20 Mitarbeiter reichten aus, um die komplette Auszählung durchzuführen. Auch das vorgegebene Zeitlimit von einem Tag konnten wir einhalten.“ Gravierend auch die Zeitersparnis in der EDV. „Den 81 Stunden, die wir EDV-seitig in die noch herkömmliche Inventur investierten, stehen für die Stichprobeninventur nur noch 19 gegenüber, also weniger als ein Viertel“, schließt sich Mike Wieland, verantwortlich für den EDV Bereich, dem Lob an.
Insgesamt konnten durch den Einsatz von Invent 276 erfasste Arbeitsstunden eingespart werden. Das sind 56 Prozent weniger als im Vorjahr und entspricht immerhin rund 38 Mann-Tagen.
Neben den zählbaren Erfolgen zeigte die Stichprobeninventur noch einen anderen positiven Aspekt. Bordewick: „Da jetzt mit der Inventur nur noch die Personen beschäftigt sind, die ohnehin das ganze Jahr über im Lager arbeiten, können wir von einer noch sorgfältigeren Erledigung der Inventuraufgaben ausgehen.“
Doch nicht nur innerbetrieblich fand das neue Inventur-Verfahren Anklang. „Von großem Interesse waren die neuen Abläufe auch für unseren Wirtschaftsprüfer, der sich alle Einzelheiten vor Ort angeschaut hat und sehr detailliert in das Verfahren eingestiegen ist. Aller anfänglichen Skepsis zum Trotz waren wir dann überrascht, wie schnell die Wirtschaftsprüfung mit im Boot war“, freut sich Wieland über die Akzeptanz von behördlicher Seite. „Die haben uns sogar freigestellt, die Stichprobenliste weiter zu kürzen.“ Möglich wäre beispielsweise, dass künftig nur noch Positionen ab einem bestimmten Wert erfasst werden. Da die Schmitz-Werke jedoch auch einen innerbetrieblichen Nutzen ziehen wollen, soll die Rationalisierung nicht zu weit getrieben werden. Die derzeit eingestellten Daten stellen einen Kompromiss dar, der den Verantwortlichen einen aussagekräftigen Querschnitt durch die aktuellen Lagerwerte liefert.
Alle Erwartungen erfüllt
Mit einer Kostenersparnis von 6000 Euro pro Inventur hatten die Verantwortlichen der Schmitz-Werke in Bezug auf den Return-of-Investment des Stichprobensystems eher pessimistische Werte zugrunde gelegt. Aber selbst danach werden sich die Gesamtkosten für Invent bereits nach rund drei Jahren amortisiert haben.
Einmal in Betrieb, wurde das System von seinen Anwendern durchweg positiv aufgenommen. Sicherlich spielte hierbei auch die einfache Handhabung eine Rolle, die die Bedenken auch der zögerlichen Mitarbeiter schnell zerstreute. Der Schulungsaufwand von nur einem halben Tag spricht für sich. Invent wird derzeit nur im Textilbereich eingesetzt. Außer Frage steht jedoch, dass nun sukzessive auch in den anderen Unternehmensbereichen die Stichprobeninventur eingeführt wird. Überlegt wird zudem die Erweiterung des Systems auf eine permanente, also ganzjährige Stichprobeninventur. Mit jedem einzelnen Geschäftsablauf würde dann automatisch eine Inventur durchgeführt, die im täglichen Betrieb nicht mehr spürbar wäre. sas
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