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Schnelle Integration in SAP-basierten Einkauf

BS Energy führt Katalog für indirekte Beschaffung ein
Schnelle Integration in SAP-basierten Einkauf

Um die indirekte Beschaffung effizienter zu gestalten, führte das Braunschweiger Versorgungsunternehmen BS Energy eine neue Kataloglösung ein: 2bits Catalog Content Management. Durch die enge Integration ins vorhandene SAP Supplier-Relationship-Management (SRM)- und ERP-System bietet der Katalog den Anwendern mehr Funktionen als die alte cloudbasierte Lösung – zu geringerem Preis.

Bei der BS Energy Gruppe stand 2013 die Suche nach einer neuen Lösung zur Abbildung sämtlicher vorhandenen Kataloge für die Beschaffung von MRO-Materialien an. Dazu zählten zum Beispiel die Kataloge eines Montagespezialisten mit rund 120 000 Artikeln, eines Werkzeuganbieters mit bis zu 80 000 Positionen und eines Büroartikel-Herstellers mit eingeschränktem Sortiment. „Unsere Anforderung an das neue Katalogsystem war, dass es schnell und kostengünstig in die vorhandene SAP-basierte Einkaufsumgebung integriert werden kann und ein breiteres Funktionsspektrum bietet als unsere herkömmliche Lösung“, erläutert Jörg Kinkel, Einkaufsleiter von BS Energy.

Mit 2bits Catalog Content Management, der Kataloglösung des gleichnamigen Beratungshauses für die Einkaufsanwendungen von SAP, ließen sich diese Ziele verwirklichen. So muss BS Energy zum Betrieb dieser Lösung nicht in zusätzliche Hardware-Ressourcen investieren, da diese vollständig auf SAP-Standardtechnologie basiert. Zudem wird durch die tiefe Einbindung in die SAP-Standardwelt, wie SAP SRM und ERP, die Lagermaterialbeschaffung einfacher und doppelte Datenhaltung überflüssig gemacht. Beispiele dafür gibt es viele. So können die Mitarbeiter aus dem neuen Katalog heraus automatisch Dispositionsmaterialien beschaffen, ohne dass Einkaufsinfosätze gepflegt werden müssen. Als Besonderheit können die Anwender bei Dispoläufen automatisch in den Katalog greifen und dort den aktuellen Preis eines Artikels ermitteln. Die Lieferanten senden regelmäßig ihre gültigen Kataloge, auf die sich das ERP-System bei der Bestandsauffüllung verlassen kann. Da die BS Energy Gruppe auch für diesen Zweck keine Infosätze verwalten muss, spart sie beträchtlichen Aufwand an Zeit und Geld.
Neben dem Einsatz für Bedarfsträger in SAP SRM dient der Katalog auch zur Bezugsquellenfindung für Lagerauffüllprozesse. Da die Materialstammkataloge jeden Tag vollständig automatisch geladen werden können, ist es unnötig, sie zeitintensiv zu extrahieren. Darüber hinaus profitiert BS Energy von den zahlreichen Erweiterungsoptionen, die gemäß den modifikationsfreien Konzepten von SAP umgesetzt werden können. So sind an vielen Stellen der Lösung sogenannte Business Add-ins (BAdIs) vorgesehen, die die Kunden individuell ausprägen können: angefangen bei der Beeinflussung der Artikel beim Import über die Suchlogiken bis hin zur Darstellung der Suchergebnisse.
Umsatzsteuerlich organschaftliche Anforderungen innerhalb der Gruppe führten dazu, dass die Einführung des Katalogs mit Prozessänderungen verbunden war. Durch die gute Zusammenarbeit zwischen hauseigener IT-Abteilung, dem Beraterteam und den Fachbereichen konnten diese Anforderungen reibungslos in teilautomatisierten Prozessen abgebildet und die Implementierung in nur einem Monat abgeschlossen werden. Dazu Einkaufsleiter Kinkel: „Als Kataloganbieter und SAP-Beratungshaus in einem spielte unser Partner eine wesentliche Rolle für das Gelingen des Projekts. So konnten alle Anforderungen sowohl an das neue Katalogmanagement-System als auch an SAP SRM umgesetzt werden.“
Heute nutzt die gesamte BS Energy Gruppe das zentrale Katalogsystem zur Deckung der täglichen MRO-Bedarfe und darüber hinaus zur Abwicklung von Dienstleistungen. Beteiligt sind insgesamt sieben Unternehmen mit mehr als 50 Abteilungen, darunter auch der Geschäftsbereich Wasser des Mutterkonzerns Veolia. 2014 wurden bereits mehr als 3600 Bestellungen mit fast 10 000 Bestellpositionen und einem Umsatz von mehr als 1,5 Millionen Euro darüber abgewickelt. Künftig will das Versorgungsunternehmen auch konfigurierbare Materialien und – statt im SRM – eine Freitexterfassung im Katalog abbilden.
Als zentralen Erfolgsfaktor für ein Einführungsprojekt wertet Einkaufschef Kinkel die Einrichtung eines offiziellen Projektteams mit klaren Verantwortlichkeiten zwischen internen Mitarbeitern und externen Beratern. „Außerdem ist es wichtig, in jeder Projektphase die erforderlichen Personalkapazitäten vorzuhalten“, rät er Unternehmen, die ein ähnliches Projekt in Angriff nehmen möchten. sas
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