Sendungsverfolgungssysteme planen und beschaffen

Logistiknetzwerke mit Umschlagspunkten und Transportterminals werden von Logistikdienstleistern, Speditions- und Transportunternehmen zunehmend ausgebaut. Neben dem Bestands- und Zeitmanagement ist das Informationsmanagement zu gestalten. Durch die Schaffung unternehmensübergreifender Informations- und Kommunikationssysteme lassen sich Lieferantennetzwerke und Kooperationen organisieren und steuern. Die Integration in DV-Systeme der Verlader und Abnehmer strafft die Abläufe bei allen Beteiligten und kann Kostensenkungen ermöglichen.

Eine wesentliche Gestaltungsaufgabe dabei ist die Entwicklung des Soll-Konzeptes. Der folgende Beitrag zeigt am Beispiel der Süderelbe Logistik in Hamburg, wie die unternehmensübergreifende Integration der logistischen Prozesse in einem kooperativen Sendungsverfolgungssystem realisiert werden kann.

Die Süderelbe Logistik, ein mittelständischer Logistikdienstleister in Hamburg, ist für Unternehmen der Konsumgüterindustrie mit den logistischen Leistungen der Endproduktlagerung und Warenverteilung betraut. Hierzu verfügt sie über automatisierte logistische Systeme wie Hochregallager, automatische Kommissionierung und Hochleistungssorter. Realisiert ist ein Logistikkonzept, das neben den branchen- und kundenspezifischen Anforderungen insbesondere eine hohe Auslieferungsqualität bei wirtschaftlicher Abwicklung sicherstellt.

Aus steigenden Anforderungen an das Informations- und Kommunikationssystem in der logistischen Kette bestand die Aufgabe darin, das bestehende Logistikkonzept um ein Sendungsverfolgungssystem zu erweitern. Damit sollen die steigenden Anforderungen des Handels an die Produzenten und deren Distributionslogistik bezüglich Lieferfähigkeit, Bestell- und Auslieferungszyklen etc. grundlegend besser erfüllt werden können. Folgende wesentlichen Teilziele sollen für die in den Transportketten beteiligten Unternehmen erreicht werden:

• Warenversender = zeitnahe Rechnungsstellung auf der Basis tatsächlicher Leistungen, eindeutige Kostenzuordnung für Transportschäden, Überprüfung der Termineinhaltung,

• Logistikdienstleister = sofortige Reaktion auf Transportstörungen, effiziente Lagerhaltung, Kommissionierung und Fuhrparkeinsatzplanung,

• Warenempfänger = vorlaufende Information für die Betriebsoptimierung.

Dazu hat die Süderelbe Logistik mit der Konzeptplanung begonnen, um zu einem Pflichtenheft für eine optimierte und wirtschaftliche Gesamtlösung zu gelangen. Mit der Konzeptentwicklung wurde die GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH beauftragt, die wissenschaftlich-methodische Begleitung lag beim Arbeitsgebiet Logistik/Flexible Produktion der Technischen Universität Hamburg-Harburg. In der Konzeptentwicklung sind die Planungsgrundlagen, Anforderungen, Lösungsansätze, das Gesamtkonzept und der Maßnahmenplan für die zielgerichtete Realisierung zu erarbeiten.

Die Darstellung der Ausgangssituation bildet die Grundlage für die spezifische Konzeption des Sendungsverfolgungssystems. Zu den Planungsgrundlagen gehören Daten zur Waren- und Transportstruktur (Bild Transportabschnitte) sowie zur Informationsflussstruktur, die in Form einer Ist-Prozesskette erarbeitet wird. Bei Erfassung der Auftragsabwicklung und Organisation sind die Auftragsarten bezüglich Direktbelieferung oder Belieferung über Transshipmentpunkte (TSP) zu unterscheiden. Der Ablauf der ca. 900 Sendungen pro Tag über ein TSP erfolgt vom Auftragseingang über Disposition, Auslagerung, Kommissionierung, Bereitstellung, Beladen Vorlaufspediteur, TSP, Beladen Nachlaufspediteur und Wareneingang beim Empfänger. Hauptrestriktion ist die Termineinhaltung. Die Störungsbehandlung erfolgt über Gutschriftverfahren, was zukünftig möglichst vermieden werden soll.

Bei der Prozesskettenanalyse sind administrative, dispositive Tätigkeiten, Informationsträger und Materialfluss zu unterscheiden. Bei den administrativen Tätigkeiten wurden diejenigen Prozesse berücksichtigt, die für die Konzeptplanung der Sendungsverfolgung eine Rolle spielen. Im Wesentlichen sind dies Auftragsübermittlung, Disposition, Service, Mängelbearbeitung, Fakturierung und Warenannahme. Als Informationsträger wurden die EDV-Systeme, d.h. das Lagerverwaltungs- und Dispositionssystem, die Belege zur Informationsübermittlung und die Dateien zur Informationsübermittlung definiert. Zum Materialfluss gehören Auslagerung, Kommissionierung, Bereitstellung, Beladen, Transport, Entladen, Wareneingang, Lagerung und Zusammenstellung von Sendungen.

Nach der Darstellung der Ausgangssituation werden die funktionellen Anforderungen, die an das Sendungsverfolgungssystem gestellt werden, erfasst, systematisiert und bewertet. Die gewonnenen Erkenntnisse sind dann in einer optimierten Soll-Prozesskette einzuarbeiten. Außerdem muss eine Status-Schlüsselung entwickelt werden, die eine strukturierte Vorgehensweise bei der Rückmeldung der einzelnen Zustände der Sendungen im Transportablauf ermöglicht. Grundsätzlich sind bei den Sendungsverfolgungssystemen zu unterscheiden:

• aktive Sendungsverfolgungssysteme und

• passive Sendungsverfolgungssysteme.

Die passive Sendungsverfolgung dient vor allem der Informationsbereitstellung. Die angeschlossenen Teilnehmer haben die Möglichkeit, den aktuellen Ort und Status der einzelnen Sendungen abzufragen. Eine Fakturierung auf der Grundlage real ausgelieferter Waren ist möglich. Das System verhält sich jedoch passiv bei bestimmten Ereignissen.

Die aktive Sendungsverfolgung bietet die Möglichkeit, bei Ausnahmesituationen oder definierten Ereignissen aktiv zu werden. Dieses können z.B. sein:

• Terminüberschreitung,

• Transportschäden,

• Annahmeverweigerung.

Durch eine online-Überwachung dieser Ereignisse werden dann bestimmte Aktivitäten eingeleitet. Diese können z.B. sein:

• automatische Benachrichtigung bestimmter Teilnehmer bei Störungen,

• automatische Erstellung von Rechnungen und Gutschriften.

Die Benachrichtigung der einzelnen Teilnehmer kann per Fax, E-Mail oder Internet erfolgen. In den Tabellen 1 bis 3 sind die möglichen Maximalanforderungen an das Sendungsverfolgungssystem bezüglich Information, Kommunikation und Fakturierung unterschieden. Deren Bewertung muss durch den Logistikdienstleister erfolgen.

Die Anforderungen des Logistikdienstleisters an ein Sendungsverfolgungssystem müssen dann in eine Soll-Prozesskette umgesetzt werden. Um die Prozesskette übersichtlicher zu gestalten, sind nur die Elemente zu berücksichtigen, die die Sendungsverfolgung unmittelbar berühren. Im vorliegenden Projekt der Süderelbe Logistik sollte z.B. die gesamte Rechnungslegung von der Sendungsverfolgung nicht berührt werden. Die realen Sendungsdaten dienen vielmehr nur als Grundlage für die Fakturierung.

Die Auftraggeber schreiben weiterhin ihre Aufträge EDV-gestützt in den Auftragspool des Logistikdienstleisters. Die Disposition disponiert diese Aufträge und schreibt sie mit einem entsprechenden Vermerk in den Pool zurück. Auf Basis der disponierten Aufträge werden Kommissionier- und Bereitstellungsaufträge erzeugt. Gleichzeitig wird eine vorläufige Frachtkarte generiert und in den Sendungsdatenpool geschrieben. Zum gegebenen Zeitpunkt erfolgt die Auslagerung, Kommissionierung und Bereitstellung der Waren.

Von besonderer Bedeutung ist die Sendungszustandserfassung. Nach dem Beladen bei Süderelbe Logistik erfolgt eine Rückmeldung der Verladedaten sowohl in den Auftragspool als auch in den Sendungsdatenpool. Von letzterem kann der aktuelle Zustand der Sendung abgerufen werden. Bei Direktsendungen durch den Vorlaufspediteur sollen die Zustände der Sendungen nach dem Entladen beim Warenempfänger grundsätzlich telefonisch zurückgemeldet werden. Bei Lieferungen über einen TSP werden die Zustände der Lieferungen am Warenein- und -ausgang des TSP sowie am Entladeort beim Warenempfänger erfasst. Die positive und negative Rückmeldung erfolgen immer nach der Rückkehr des Fahrers per DFÜ direkt in den Sendungsdatenpool. Mängelzustände werden zusätzlich sofort beim Warenempfänger telefonisch zur Serviceabteilung des Logistikdienstleisters zurückgemeldet. Die Serviceabteilung leitet erforderliche Maßnahmen ein. Gleichzeitig korrigiert sie den Zustand der betroffenen Sendungen im Sendungsdatenpool.

Auskunft über Sendungszustände haben alle Partner in der logistischen Kette, Warenversender, Serviceabteilung des Logistikdienstleisters, Vorlaufspedition und Nachlaufspedition (TSP). Der Warenversender soll die Daten zur Rechnungslegung nutzen können. Wichtig ist hier, dass die Rechnungslegung aufgrund der real ausgelieferten Waren erfolgt. Dies soll die Reklamations- und Gutschriftbearbeitung deutlich vereinfachen. Zusätzlich soll der Warenversender bei Nachfragen seiner Kunden jederzeit Auskunft über die entsprechenden Sendungen geben können. Die Serviceabteilung des Logistikdienstleisters übernimmt die Pflege der Daten.

Die Zustände der Sendungen sollen leicht veränderbar sein, dies vor allem bei den telefonischen Rückmeldungen. Die Avisierung für die Spediteure soll automatisiert werden. Die Vorlaufspediteure sollen die grobe Avisierung der Transporte für die eigene Kapazitätsplanung abfragen können. Wichtig sind vor allem die Anzahl an Paletten und Stellplätzen sowie Tonnage, Orte, Termine und Hinweise auf Gefahrgüter. Die Nachlaufspediteure sollen eine detaillierte Avisierungsmeldung der Transporte abfragen können. Hier sind kundenspezifische Informationen wie Anzahl Palettenstellplätze und Kartons sowie Tonnage, Auslieferungsadressen, Termine und Hinweise auf Gefahrgüter für die einzelnen Sendungen erforderlich.

Um den Zustand einer Sendung bewerten zu können, ist es notwendig, dieser Sendung einen Status zuzuweisen. Dieser wird sich entlang der logistischen Kette ständig ändern. Es ist daher eine Schlüsselung der möglichen Zustände vorzunehmen, um eine einheitliche Zuordnung des jeweiligen Sendungsstatus zu gewährleisten. So können z.B. im vorliegenden Projekt folgende Zustände der Sendungen im Transportablauf auftreten:

• Auftrag in Kommissionierung,

• Sendung verladen,

• Sendung angeliefert,

• Sendung nicht angeliefert,

• Terminverschiebung.

Diese Zustände können weiter spezifiziert werden durch den Ort und eine weitere Beschreibung des Zustandes (Bild Statusschlüsselung der Sendungen).

Insgesamt umfasst die Schlüsselung einen Zahlencode, der die Informationen Sendungsnummer, Zustand, Ort, weitere Beschreibung des Zustandes und Sendungsposition (Zusatz bei mangelhafter Position einer Sendung) enthält. Die Sendungsposition soll das genaue Packstück der Sendung identifizieren, wenn dieses z.B. beim Transport beschädigt wurde. Aus der entwickelten Statusmeldungsstruktur können folgende Rückmeldungen durchgeführt werden:

• Startzustand der Sendungen,

• Rückmeldung „Verladen bei Süderelbe Logistik“,

• Rückmeldung „Wareneingang TSP“,

• Rückmeldung „Verladen beim TSP“,

• Rückmeldung „Wareneingang Warenempfänger“.

Zusätzlich ist die Möglichkeit gegeben, eine Terminverschiebung für die Auslieferung beim Warenempfänger über die Rückmeldung anzuzeigen.

Dieser Projektschritt enthält Lösungsansätze, wie die Sendungsverfolgung beim Logistikdienstleister umgesetzt werden kann. Hierbei sind die erfassten Anforderungen ebenso zu berücksichtigen, wie die technische Realisierbarkeit. Im Vordergrund muss die wirtschaftliche Implementierung des Systems stehen. Teilschritte sind:

• Erstellung eines Anforderungskataloges für die Sendungsverfolgung,

• Kontaktaufnahme mit Herstellern von Sendungsverfolgungssystemen, um Marktangebot, Anforderungen und wirtschaftliche Realisierbarkeit abzustimmen,

• Bewertung der Lösungsansätze.

Das derzeitige Marktangebot an Sendungsverfolgungssystemen besteht im Wesentlichen aus:

• Transpo-Track, Euro-Log GmbH,

• CATS, OHB Teledata GmbH,

• Cadis Transport, Kratzer Automatisierung GmbH,

• Trabis, LQS Software GmbH,

• Cargo-Net, Topsystem Systemhaus GmbH.

Es handelt sich dabei meist um fertige Softwaresysteme, die lediglich an die spezifischen Anforderungen anzupassen sind. Die einzelnen Lösungsmöglichkeiten lassen sich wie folgt klassifizieren:

• Komplettlösungen für die speditionelle Abwicklung mit Auftragsannahme, Disposition, Fakturierung und Sendungsverfolgung,

• modular aufgebaute Sendungsverfolgungssysteme,

• telematikorientierte Sendungsverfolgungssysteme.

Die kompletten Speditionslösungen sind nicht modular aufgebaut, d.h. es kann nicht die Sendungsverfolgung isoliert in ein anderes System implementiert werden. Hier müsste das gesamte Logistik-Softwaresystem implementiert werden, um die Sendungsverfolgung zu nutzen. Darunter fällt z.B. die Speditionssoftware Trabis. Will ein Logistikdienstleister die vorhandenen Abläufe wie Auftragsannahme, Disposition, Bereitstellung und Fakturierung nicht ändern, so ist dieses System nicht geeignet.

Modular aufgebaute Sendungsverfolgungssysteme erlauben es, einzelne Module aus einem Softwarepaket unabhängig voneinander zu implementieren. Sie lassen sich leicht in bestehende EDV-Systeme integrieren. Die Sendungsverfolgungssysteme Transpo-Track und Cargo-Net weisen diese Merkmale auf. Beim ersteren existieren einzelne Module, wie z.B. zu den Funktionsbereichen EDI-Service, Sendungsverfolgung, Sendungsauskunft über das Internet, Express-Sendungsdatenübermittlung sowie Schnittstellen zu Community Systemen in Luftfracht, Häfen und Bahn.

Diese Module sind getrennt voneinander einsetzbar. Die gesamte Kommunikation zwischen den Partnern wird allerdings über das Euro-Log-Rechenzentrum abgewickelt. Hier ist zu prüfen, ob dieses gewünscht ist oder ob diese Funktion zusammen mit der Sendungsdatenbank beim Logistikdienstleister angesiedelt sein sollte. Das Sendungsverfolgungssystem CargoNet ist speziell für HUBs im DFÜ-Verbund konzipiert. Die Ein- und Ausgangserfassung erfolgt an den HUBs beleglos durch Scannen der NVE. Die Datenübertragung erfolgt über eine Mailboxfunktion.

Die telematikorientierten Sendungsverfolgungssysteme sind schwerpunktmäßig auf die direkte Kommunikation mit den Fahrzeugen ausgerichtet. Sie werden hauptsächlich im Kurier- und Paketdienst eingesetzt. Hier sollte der Betreiber des Sendungsverfolgungssystems über einen eigenen Fuhrpark verfügen, da die Fahrzeuge ausgerüstet werden müssen. Die Sendungsverfolgungssysteme CATS und Cadis Transport weisen diese Merkmale auf. Beim System CATS ist die Kommunikation und Sendungsverfolgung auf eine zentrale Leitstelle und auf die Fahrzeuge beschränkt. Ein Umschlag der Sendungen an einem TSP mit den Ein- und Ausgangserfassungen wird von diesem System nicht abgebildet.

Die Süderelbe Logistik konnte nach Analyse der Sendungsverfolgungssysteme feststellen, dass kein System existiert, das ihren Strukturen und Anforderungen an eine optimale Logistik entspricht. In jedem Fall ist ein erheblicher Anpassungsaufwand notwendig, um die beschriebenen Anforderungen zu erfüllen. Bei der Anpassung eines Systems an die Belange des Logistikdienstleisterns besteht jedoch die Gefahr, dass nicht benötigte Funktionen mitgeschleppt werden, die das System unnötig verkomplizieren. Zusätzlich ist zu bemerken, dass alle Systeme eine relativ starre Struktur haben und dadurch nicht flexibel auf Veränderungen der Transportstruktur reagieren können. Dieses könnte z.B. bei einer Auflösung oder Eröffnung eines neuen TSP der Fall sein. Das Projektteam hatte daher empfohlen, ein neues Sendungsverfolgungssystem zu entwickeln, das allen Anforderungen gerecht wird. Es sollte flexibel gegenüber strukturellen Veränderungen reagieren können und auch eine Erweiterung, wie z.B. die Einbeziehung der Warenempfänger, zulassen.

Ein wesentliches Ziel war, das neue Sendungsverfolgungssystem optimal auf die Anforderungen zuzuschneiden. Es wurde daher ein Internet-Lösungsansatz im Gesamtkonzept entwickelt und realisiert. Dieser Ansatz gewährleistet, dass die spezifischen Anforderungen optimal umgesetzt werden und das System flexibel auf Änderungen der Transportstruktur reagieren kann. Den Kern bildet ein zentrales Sendungs-Datenbanksystem. Es enthält neben einer leistungsfähigen Datenbank zusätzlich Datenverwaltungs- und Bearbeitungsfunktionen, wie z.B. Terminüberwachung, Avisierung und Sendungslebenslauf.

Die anderen Teilnehmer in der logistischen Kette, Auftraggeber, TSPs und möglichst auch Vor- und Nachlaufspediteure verfügen über einen Rechner, der per Internet an die Sendungsdatenbank angeschlossen ist. Es werden die Internetseiten Sendungsauskunft, Statusrückmeldung und Datenpflege für den direkten Zugriff auf die Informationen in der Datenbank generiert. Die Internetseiten für die Sendungsauskunft und die Statusrückmeldung werden jeweils auf die Bedürfnisse der beteiligten Partner angepasst. Es existiert z.B. bei der Sendungsauskunft jeweils eine Internetseite für Auftraggeber, Süderelbe Logistik, Vorlaufspediteur und Nachlaufspediteur. Hierdurch wird gewährleistet, dass die Partner die Daten einsehen, die sie benötigen.

Vorteilhaft bei diesem Sendungsverfolgungskonzept ist, dass keine Software bei den beteiligten Partnern installiert werden muss. Es muss lediglich eine Zugangsberechtigung für die entsprechenden Internetseiten freigegeben werden. Hierdurch ist eine hohe Flexibilität gegenüber Änderungen in der Transportstruktur gewährleistet. Auch eine spätere Einbeziehung der Warenempfänger in die Sendungsverfolgung kann über diesen einfachen Weg erfolgen. Ein weiterer Vorteil liegt in der Plattformunabhängigkeit dieses Systems. Durch den Internetansatz muss von den Partnern nur eine Verbindung von einem bereits bestehenden Rechner zum Internet hergestellt werden. Um welches Rechnersystem es sich dabei handelt, spielt in diesem Fall keine Rolle.

Im vorliegenden Praxisbeispiel der unternehmensspezifischen Lösung wurden folgende Funktionen bisher realisiert:

• Etikettierung; eine Grundvoraussetzung für die Sendungsverfolgung, um Sendungen innerhalb des Transportprozesses identifizieren zu können. Diese ist gegeben, da die NVE (Nummer der Versandeinheit) bereits auf jeder Versandeinheit durch die Süderelbe Logistik angebracht wird. Die NVE kann bei den einzelnen Transportpartnern gescannt werden.

• Erfassung beim Vorlaufspediteur; nach dem Beladen der Fahrzeuge wird die Statusmeldung der Sendung intern an die Sendungsdatenbank weitergeleitet. Bei Transporten über einen TSP erfolgt die nächste Erfassung der Sendung beim nächsten TSP. Bei Direktsendungen meldet der Fahrer den Status telefonisch nach dem Entladen beim Warenempfänger.

• Ein- und Ausgangserfassung beim TSP; hierbei besteht die Möglichkeit der stufenweisen Einführung des Scannersystems. Bei der Einführung der Sendungsverfolgung wird generell die Rückmeldemöglichkeit über die Eingabe der Sendungsnummer in das System freigeschaltet.

• Eingangserfassung beim Warenempfänger; bei Direktlieferungen durch den Vorlaufspediteur erfolgt diese telefonisch. Bei Sendungen über einen TSP erfolgt die Rückmeldung nach der Rückkehr des Fahrers zum TSP. Mängel wie z.B. Transportschäden oder Annahmeverweigerungen werden zusätzlich telefonisch beim Warenempfänger an die Serviceabteilung der Süderelbe Logistik zurückgemeldet.

• Transport-Avisierung; für die Kapazitätsplanung der Transporte der Vor- und Nachlaufspediteure ist eine Transportvoranmeldung notwendig. Das Abrufen dieser Informationen erfolgt ebenfalls über das Internet. Dabei bekommen die entsprechenden Transportpartner eine Sicht auf die Informationen zur Verfügung gestellt, die sie für ihre Planungen benötigen.

• Serviceabteilung Süderelbe Logistik; sie hat Zugang zu den Sendungsauskunftsmasken sowie Masken zur Bearbeitung und Pflege der Sendungsdaten. Die telefonisch eingehenden Rückmeldungen werden z.B. über diese Masken bearbeitet.

• Fakturierung beim Warenversender; die Auftraggeber haben über eine Internet-Anbindung die Möglichkeit, den Status der Sendungen abzurufen. Hierdurch können sie direkt auf Anfragen bezüglich des Zustandes und Verbleibs der Sendungen ihrer Kunden reagieren. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Sendungsdaten in das betriebseigene System einzulesen, damit die Fakturierung auf der Grundlage real ausgelieferter Waren erfolgen kann.

• Einbindung der Warenempfänger; durch die Gewährung des Zuganges auf die Internet-Seiten der Sendungsauskunft ist eine Einbindung der Warenempfänger in das System sehr einfach zu realisieren.

Sendungsverfolgungssysteme sind abhängig von der spezifischen Aufgabenstellung, den geforderten Funktionalitäten und den Gegebenheiten bei allen Partnern in der logistischen Kette zu gestalten. Auch im vorliegenden Projekt war vor Projektbeginn die Internetlösung als optimales Lösungskonzept nicht ohne weiteres erkennbar. Denn die Lösungsmöglichkeiten sind sehr unterschiedlich, das Marktangebot bezüglich Leistungen und Preis sehr undurchsichtig. Vor der Investition kommt also auch bei Informations- und Kommunikationssystemen die Planung. Die Potentiale liegen im Konzept, d.h. ohne Konzeptplanung keine logistische optimale Lösung!

Literatur: