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SGL Carbon verbindet Kataloge und Ausschreibungen

Weltmarktführer in der Graphit-Herstellung optimiert seinen Einkauf
SGL Carbon verbindet Kataloge und Ausschreibungen

Als eines der ersten Unternehmen profitiert der Carbon-Hersteller von der reibungslosen Integration von Katalogbeschaffung und Sourcing. Mit Hilfe eines E-Procurement-Anbieters können Einkauf und Fachabteilungen gemeinsam das wirtschaftlichste Angebot bestimmen.

Die Entscheidung kam aus der Praxis. Der Einkauf am Standort Bonn machte sich stark für ein E-Procurement-System bei dem Wiesbadener Unternehmen SGL Carbon. Denn bislang war der Beschaffungsprozess bei dem weltweit größten Hersteller für Carbon, Graphit und Verbundmaterialien nicht zentral gesteuert. Hohe tägliche Bestellaufkommen schufen statische Prozesse. Bestellungen, Anfragen, Ausschreibungen – alles erfolgte überwiegend per Fax, Telefon oder E-Mail. Frank Josten, damaliger Projektleiter E-Procurement, wollte diese Situation ändern: „Die Einkaufsprozesse sollten vereinfacht werden – unter Berücksichtigung unserer hohen Anforderungen und vor allem orientiert an unseren Bedarfsträgern.“ Das System sollte möglichst unkompliziert, intuitiv und komfortabel zu bedienen sein, keine langen Einarbeitungszeiten sollten den Einkaufsprozess belasten. Healy Hudsons – damals noch unter dem Namen CaContent – elektronische Beschaffungslösung hat Josten überzeugt. „Die einfache Maske, die Orientierung am Bedarfsträger, die Praxiserfahrung und natürlich das sehr gute Preis-Leistungs-Verhältnis“ waren Gründe für eine Entscheidung zu Gunsten von Healy Hudson. Anfang 2003 war es dann so weit. Nach einer kurzen Implementierungszeit konnten die Einkäufer der SGL Carbon in der Niederlassung Bonn ihre ersten Bestellungen über die Software Professional tätigen. Inzwischen sind es rund 200 Nutzer, verteilt auf vier Standorte, die über die Plattform bestellen. Zunächst waren es nur C-Güter, die geordert wurden, so zum Beispiel Papier, Bürobedarf, IT-Zubehör, Werkzeuge und kleinere Metallteile wie Schrauben. Alles wurde mit nur ein paar Mausklicks aus einer Vielzahl von Katalogen bestellt: Eine Entlastung für die Einkäufer, die sich nun auf das Wesentliche ihrer Arbeit konzentrieren konnten.

Doch nicht nur dort entstanden große Einsparungen: „Durch die Bedarfsbündelung können wir jetzt viel bessere Konditionen aushandeln, die Preise werden günstiger“, erläutert Josten. Die vier Standorte bestellen zusammen nun größere Mengen – profitieren somit von den Bündelungseffekten, die sich in Lieferantenverhandlungen positiv auswirken. Zudem wurde jeder Standort individuell auf seinen jeweiligen Beschaffungsbedarf eingestellt, besondere Einkaufskonditionen sind schon im System festgelegt und müssen nicht extra ausgehandelt werden. Selbst Bestellungen von Fachbüchern und die Verwaltung von Abonnements sind inzwischen über die Integration eines Shops des Online-Buchhändlers LSL möglich.
Positives Feedback der Lieferanten
Doch nicht nur der C-Güter-Bedarf wird inzwischen an den vier deutschen Standorten komplett über elektronische Datenwege abgewickelt – auch die Meister in der Produktion bestellen über Professional ihre B-Güter. Dazu wurden Rahmenverträge ausgehandelt und im System hinterlegt. Die Meister wissen, dass sie nun schnell und komfortabel ihre Waren ordern können – ohne große Umwege. Eine Budgetierungs- und Autorisierungsfunktion hilft bei individuellen Einstellungen, jeder Nutzer bekommt bestimmte Kataloge und Rechte zugeordnet. Einem Missbrauch wird so vorgebeugt, Kompetenzen können nicht überschritten werden.
Auch die sinnvolle Anbindung von SAP verlief reibungslos: Im Zuge eines SAP-Release-Wechsels wird eine Schnittstelle zum ERP-System hergestellt. Bestellungen und Wareneingänge werden an SAP übertragen. Die Zahlungsabwicklung erfolgt ab 2005 mit dem Gutschriftverfahren, das die Rechnungsprüfung zum Lieferanten verlagert und ein weitere Optimierung im Prozessablauf darstellt.
Als eines der ersten Unternehmen nutzt SGL Carbon das Ausschreibungs-Tool von Healy Hudson. „Wir haben schon die ersten Ausschreibungen und Informationsanfragen getätigt – und sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis“, so Projektleiter Josten und fügt hinzu: „Auf Basis einer Ausschreibung haben wir sogar schon einen neuen Rahmenkontrakt und einen Katalog erstellt, aus welchem die Bedarfsträger jetzt direkt bestellen können.“ Die Integration geht schnell und unkompliziert: Für eine Ausschreibung werden zusammen mit der Fachabteilung Rahmenbedingungen, Leistungsverzeichnis, Lieferanten-/Produktfragebogen festgelegt, die anvisierten Lieferanten können sich darauf bewerben. Dann bereitet die Anwendung alle entscheidungsrelevanten Faktoren wie Preis oder gewichtete Produkt-/Lieferqualität auf Basis der eingegangenen Angebote auf.
Einkauf und Fachabteilung können so gemeinsam das wirtschaftlichste Angebot bestimmen. Es können schließlich automatische Zusagen und Absagen erstellt oder mit ausgewählten Lieferanten eine weitere Verhandlungsrunde gestartet werden. Zum Schluss lässt sich dann ein ganzer Katalog erstellen, aus dem immer wieder bestellt werden kann.
„Die ständigen Ausschreibungen und Anfragen per Fax oder Telefon fallen weg, der Aufwand hat sich enorm verringert“, kann Josten bestätigen. Auch von den Lieferanten kam durchweg positives Feedback zu der für sie einfach zu bedienenden Angebotsabgabe. Der direkte Zugriff auf die aktuellsten Produkt-/Leistungsspezifikationen sowie der verkürzte und für beide Seiten transparente Verhandlungs- und Kommunikationsprozess mit Einkauf und Fachabteilung bringt auch den Lieferanten entsprechende Vorteile.
SGL Carbon nutzt Professional, Staging und Sourcing im so genannten ASP-Modell. Das heißt, dass alle zur Bestellung benötigten Daten, wie Budgets, Kataloge und Lieferanten im Rechenzentrum von Healy Hudson zentral gespeichert und verwaltet werden. Die Administration von Usern und Kontierungstypen erfolgt über ein webbasierendes Administrationstool durch SGL Carbon selbst. Vorteil dieses Verfahrens: Da ein einfacher Internet-Zugang zur Bestellung ausreicht, ist weder eine Systeminstallation vor Ort noch eine Aufrüstung der bestehenden Hard- und Software notwendig. Für die Sicherheit sorgt eine geschützte VPN-Verbindung über das Internet. Die gute Zusammenarbeit mit Healy Hudson hat SGL Carbon angeregt weiterhin bei der elektronischen Beschaffung auf das Wiesbadener Unternehmen zu setzen. Im nächsten Schritt wird geprüft, ob die Ausweitung in die europäischen Standorte Sinn macht. Verschiedene Sprachversionen, die auch die länderspezifischen Anforderungen berücksichtigen, machen dies möglich. Zudem sollen der Lieferantenpool ständig vergrößert und neue Kataloge integriert werden, damit die Bedarfsträger aus einer noch größeren Spanne von Produkten und Dienstleistungen wählen können. „Healy Hudson ist nahe am Bedarfsträger – das hat uns die Praxis gezeigt“, erläutert Josten. Von dieser Erfahrung konnten die Einkäufer von SGL Carbon – und damit das gesamte Unternehmen – profitieren. sas

SGL Carbon
SGL Carbon ist ein weltweit führender Hersteller von synthetischem Graphit und Produkten aus diesem innovativen Werkstoff. Die Kombination mehrerer einzigartiger Eigenschaften, wie zum Beispiel Strom- und Wärmeleitfähigkeit sowie Hitze- und Korrosionsbeständigkeit, macht synthetischen Grafit zu einem unverzichtbaren Material in vielen Industrien. Darüber hinaus produziert das Unternehmen Carbonfasern und hochwertigste Verbundmaterialien auf Basis dieser Faser. Die Kernkompetenz des Unternehmens liegt im Umgang mit bzw. in Produktion, Verarbeitung und Weiterentwicklung der Materialien Carbon und Graphit. Die Produkte von SGL Carbon werden vor allem in der Stahl-, Aluminium-, Automobil-, Chemie- und Glas-/Keramikindustrie eingesetzt. Aber auch Halbleiter-, Solar-, Batterie-/Akku-, Umweltschutz-, Brennstoffzellen- sowie Luft-, Raumfahrt- und Verteidigungshersteller zählen zu den Kunden. Das Produktportfolio der drei SGL-Carbon-Geschäftsfelder Carbon and Graphite, Graphite Specialties und SGL Technologies umfasst im Wesentlichen: Graphitelektroden zur Herstellung von Stahl (Elektrolichtbogenofen-Verfahren), Kathoden zur Aluminium-Produktion, feuerfeste Materialien zur Auskleidung von Stahl-Hochöfen, mechanische Bauteile sowie Dichtungen und Pumpen für Automobile, Graphitpulver für Lithium-Ionen-Akkus, Produktionsvorrichtungen für die Halbleiterindustrie, Carbon-Keramik-Bremsscheiben für die Automobilindustrie, Strukturbauteile für Flugzeuge und Raketen, Wärmetauscher und Salzsäure-Syntheseanlagen für die Chemie- und Anlagenindustrie.
Mit ca. 30 Produktionsstandorten in Europa, Nordamerika und Asien sowie einem Service-Netz in über 100 Ländern ist SGL Carbon ein global ausgerichtetes Unternehmen. Im Geschäftsjahr 2004 erwirtschafteten 5 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Umsatz von 926 Millionen Euro. Die Hauptverwaltung hat ihren Sitz in Wiesbaden/Deutschland.
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