Shared Services: mehr als ein Hype

Der Begriff Shared Services beschreibt allgemein gesprochen Konzepte zur gemeinsamen Nutzung von Ressourcen für Unterstützungsaktivitäten (nicht Kernaktivitäten) innerhalb von Organisationsverbünden wie etwa Konzernen. In der Regel stehen Aufgaben aus dem Finanz- und Rechnungswesen, der Personalwirtschaft, der IT und auch des Einkaufs im Fokus. Diese werden im Wege des Business Process Outsourcing aus den Einzelgesellschaften und Geschäftseinheiten ausgelagert und in einer eigenen Shared-Services-Organisation, die in der Regel als GmbH geführt wird, gebündelt.

Der Trend geht – so die Beobachtungen der drei Herausgeber aus der Praxis – immer mehr dahin, auch höherwertige, wissensintensive Geschäftsprozesse in Shared Service Center zu verlagern. Nach aktuellen Schätzungen haben inzwischen 93 Prozent der weltweit größten 1000 Unternehmen Shared Service Center implementiert. Eine solche Lösung bietet als moderne Organisationsform betriebswirtschaftlich eine Reihe von Potenzialen. Zu nennen sind die Realisierung von Kostenvorteilen insbesondere über die Nutzung von Skaleneffekten, die Verbesserung der Prozessqualität, die flexible Skalierbarkeit von Supportfunktionen und die Sicherstellung konzernweit einheitlicher Standards. Darüber hinaus sollte nicht verkannt werden, dass Shared Service Center auch die effektivere Nutzung qualifizierter Mitarbeiterressourcen im Konzern forcieren. Immerhin schafft die Bildung eines Shared Sercice Centers, in dem vormals eher nachgeordnete Unterstützungsaktivitäten zu Kernaufgaben werden, hochattraktive neue Qualifikations- und Karriereperspektiven. Beispielsweise gilt dies für den indirekten Einkauf, der viel zu oft im Schatten steht.

Das vorliegende Kompendium, an dem eine Reihe von Experten mitgewirkt hat, ist modular aufgebaut und behandelt durchweg anschaulich, für die Praxis aus der Praxis die wesentlichen Fragestellungen zur Umsetzung und zum Betrieb von Shared-Services-Organisationen. Es handelt sich – so das Credo der Herausgeber – um ein Lesebuch für Praktiker, das sich konsequent in die drei Komplexe strategisches Design, Umsetzung und kontinuierliche Weiterentwicklung gliedert.

Im Einzelnen sind die Kapitel den Themenkomplexen Machbarkeitsstudie, Standortauswahl, Business Process Outsourcing, Phasenmodell zur Umsetzung einer Shared-Services-Organisation, Organisationsmodelle für Shared Service Center, Aktivitäten-Split für Shared Service Center, personalwirtschaftliche Fragestellungen, sozialverträglicher Umgang mit Anpassungserfordernissen im Personalbereich, Verrechnungspreisaspekte, Compliance, strategische Steuerung, Reporting und Controlling, Lean Management im Shared-Service-Kontext gewidmet. Darüber hinaus werden die empirisch zu beobachtenden globalen Trends und die Weiterentwicklung von Shared-Services-Konzepten behandelt. Die Autoren der Kapitel haben diese mit zahlreichen weiterführenden Literaturhinweisen angereichert.

Es ist empfehlenswert, das Buch ganz zu lesen. Der Leser kann sich aber auch auf einzelne Kapitel fokussieren und je nach spezifischer Fragestellung das Werk als Nachschlagewerk heranziehen. Besonders informativ sind die Kapitel über die personalwirtschaftlichen Aspekte, die leidige, auch steuerrechtlich nicht ganz triviale Verrechnungspreisproblematik und über die Performance-Steuerung. Mit dem vorliegenden Werk liegt nun auch endlich in deutscher Sprache ein intelligentes Kompendium vor, das die Möglichkeiten der Umsetzung des Shared-Services-Konzeptes nicht nur organisationstheoretisch, sondern auf der Basis von zahlreichen Projekterfahrungen aufzeigt und ausgewogen bewertet. Das Werk bietet insofern wertvolle Entscheidungshilfen und liefert Impulse für die zielführende Weiterentwicklung bestehender Shared-Services-Organisationen jenseits des Status quo.

Fazit: Ein gekonnt aufbereitetes, inhaltlich ansprechendes Buch, das die für eine erfolgreiche praktische Umsetzung eines anspruchsvollen Organisationsmodells relevanten Fragen auf den Punkt bringt. Es kann den Entscheidungsträgern in den Geschäftsleitungen und denjenigen, die die Umsetzung realisieren dürfen (sollen), empfohlen werden.