In Unternehmen existieren in der Regel standardisierte Prozesse für wiederkehrende Beschaffungsvorgänge. Der Umgang mit sogenannten Einmal- und Longtail-Lieferanten bleibt dabei unberücksichtigt. Oft sind die Abläufe mit einer Bestellanforderung zu teuer und aufwendig (Einmal-Lieferanten) oder unflexibel und lang (Ad-Hoc-Einkäufe). Teure Prozesse ohne Transparenz und Kontrolle sind die Folge.
Zur Optimierung dieses Vorgangs hat das Unternehmen Compraga eine Smart-Procurement-Lösung für Einmal- und Longtail-Lieferanten sowie für Ad-Hoc-Einkäufe aufgesetzt. Die Lieferanten müssen dabei nicht mehr im ERP-System angelegt und gepflegt werden, was Kosteneinsparungen von bis zu 45 Prozent durch reduzierte Lieferantenanlagen und eingesparte Teil-Prozessschritte für die Rechnungsprüfung und Buchung ermöglicht. Gleichzeitig wird die Transparenz erhöht. Der Prozess kann durch den Einsatz einer Purchasing Card – LH Airplus oder Amercian Express – zusätzlich das Working Capital optimieren.
Dabei kaufen die Mitarbeiter von Unternehmen bei diesen Vorgängen im Namen und auf Rechnung von Compraga ein. Die Ware geht direkt an den jeweiligen Mitarbeiter oder eine Niederlassung des Unternehmens.
Die bei Compraga eingehende Rechnung wird auf ihre umsatzsteuerliche Richtigkeit geprüft und dem Mitarbeiter per elektronischem Workflow zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Im Rahmen der Freigabe gibt der Mitarbeiter auf Basis vorgegebener Listen Kostenstelle und Sachkonto an, wodurch sich die Datenqualität deutlich erhöht. Anschließend wird eine Purchasing Card mit allen relevanten Daten belastet und die Lieferantenrechnung bezahlt. Für Mitarbeiter und Verantwortliche im Einkauf stehen zahlreiche bedarfsgerechte Auswertungen zur Verfügung, die die Transparenz des Prozesses erheblich steigern.
Daneben hat die Abwicklung auch einen Vorteil für das Working Capital Management. Lieferanten werden direkt und unverzüglich bezahlt, die Belastung über den Kreditkartenanbieter erfolgt später.
Weiterhin haben Entscheidungsträger aufgrund einer monatlich bereit gestellten Übersicht volle Kontrolle über das Einkaufsverhalten der Mitarbeiter. Damit können dann auch beispielsweise durch die Auswertung von Orderhäufigkeiten die Standardlieferanten festgelegt werden, was nur eine der weiterführenden Optionen ist.
Die Lieferanten bekommen ihr Geld in der Regel nach 14 Tagen und müssen unter anderem kein Disagio mehr bezahlen. Die Teilnahme ist einfach. Der Rechnungsversand erfolgt per PDF an Compraga. Dort werden die Text-PDFs automatisiert ausgelesen und nahtlos in die Rechnungsstruktur überführt. Damit sind infrastrukturelle Änderungen nicht notwendig, da fast jedes Lieferantensystem ein PDF erzeugen und versenden kann.
Bei Bedarf kann auch auf das Tool ComNex Connect zurückgegriffen werden. Diese Sonderleistung wird aktuell kostenlos zur Verfügung gestellt. Dies kann auch außerhalb des Prozesses für Einmallieferanten zum Einsatz kommen und so dem elektronischen Rechnungsaustausch zum Durchbruch verhelfen. Bei einem Mittelstandskunden gehen so bereits heute knapp 90 Prozent der Rechnungen elektronisch ein. Aktuell nutzen über 2500 Lieferanten die Services. sas
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