Beschaffungsprozesse können viel Zeit kosten. Mitarbeiter sind oft die Hälfte des Tages mit solchen administrativen Tätigkeiten beschäftigt. Gleichzeitig sind manuelle Prozesse anfälliger für Fehler, da sie abhängig von Personen sind und sich eine lückenlose Dokumentation nicht immer garantieren lässt. Auch die Steigenberger Hotel Group sah hier Handlungsbedarf. Die Hotel-Experten entschieden sich für eine E-Procurement-Lösung aus der Cloud.
Die Steigenberger Hotel Group hat unlängst die Renovierung ihres Grandhotels in Brüssel abgeschlossen. Dabei ist die beständige Renovierung von Hotels genauso wichtig wie eine kontinuierliche Modernisierung der Geschäftsprozesse. Laut einer aktuellen Studie haben aber viele Unternehmen genau hier Schwierigkeiten, beispielsweise bei der Automatisierung ihrer Prozesse und Lieferketten. Ein reibungsloser Ablauf ist allerdings notwendig, um im Wettbewerb mit anderen Unternehmen mithalten zu können.
Bei der Steigenberger Hotel Group waren einige Geschäftsabläufe und das Supplier Relationship Management (SRM) dezentral und fragmentiert aufgestellt. „Die Bestellabwicklung erfolgte bislang dezentral und baute auf vielen papierbasierten, manuellen Prozessen auf“, erklärt Lars Schmid, Director Procurement bei der Steigenberger Hotel Group. „Uneinheitliche Strukturen, Systembrüche und unterschiedlichste Bestellformen führten zu unzureichender Transparenz und hohen Prozesskosten sowie schwer kontrollierbaren Konditionen.“
Nach einem anspruchsvollen Auswahlverfahren entschieden sich die Hotel-Experten für TradeCore SRM von Onventis. Zusammen mit den E-Procurement-Experten wurde das elektronische Beschaffungssystem eingeführt. Mit dem System lässt sich der operative Einkauf mit mehr als 40 000 aktiven Artikeln vollständig abbilden und sämtliche Bestellungen über TradeCore tätigen. In einem nächsten Schritt wurde ein E-Sourcing-Modul integriert, um Ausschreibungen, Anfragen sowie Auktionen besser koordinieren und elektronisch verarbeiten zu können. Künftig werden auch Rechnungen automatisch den jeweiligen Bestellungen zugeordnet und bei Übereinstimmung elektronisch freigegeben. Der Zahlungsvorgang erfolgt ebenfalls automatisiert. Mit dem System wird ein Einkaufsvolumen von derzeit mehr als zwei Millionen Euro pro Monat abgewickelt – vollständig web- und browserbasiert.
„Dadurch, dass es sich bei TradeCore SRM um eine Cloud-basierte Lösung handelt, lässt sich diese ohne eigenen Installationsaufwand und flexibel je nach Anforderungen und Bedürfnissen des Kunden einsetzen“, so Patric Fleck, Head of Sales bei Onventis. Zudem sind dank des Software-as-a-Service-Prinzips auf der Anwenderseite keine Entwicklerkenntnisse erforderlich. Die standardisierten Prozesse und Schnittstellen erleichtern dabei die Implementierung und gleichzeitig auch den Umgang mit dem neuen System. Schmid verdeutlicht dies an einem Beispiel: „Bei der Integration des Hotels in Brüssel konnte innerhalb einer Woche die komplette Einrichtung des Mandanten, die Anbindung der Lieferanten und die Schulung für Bestellwesen und Katalogmanagement durchgeführt werden. Auch der lokale Einkauf in Brüssel erfolgt nun vollständig über TradeCore.“
Eine weitere wichtige Anforderung war, das vorhandene Materialwirtschaftssystem in die SRM-Lösung einzubinden und eine mandantenfähige Schnittstelle aufzubauen. Anwender profitieren nun von aktuellen, zentral abgelegten Daten zu Lieferanten, Katalogen und Preisen. Die Informationen aus dem System lassen sich so besser für die Materialwirtschaft nutzen, unter anderem für Inventuren, Warentransfers, Auswertungen, etc.
Eine große Herausforderung war, das Standardsystem an die Hotelbranche und die internen Workflows der Steigenberger Hotel Group anzupassen. Dabei wurde zunächst ein reiner Webshop mit Bestellfunktion inklusive Freitextbestellungen eingeführt. Danach folgte die Integration von weiteren Funktionen in die SRM-Lösung. Dazu zählen der Genehmigungsprozess, die Wareneingangsbuchung sowie die Reportfunktionalitäten in den einzelnen Hotels in Deutschland, Belgien, Österreich und der Schweiz. Zudem hat das Unternehmen bereits damit begonnen, elektronische Ausschreibungen einzuführen.
800 Anwender arbeiten schon mit der neuen Lösung: „Die Resonanz der Anwender und Lieferanten war durchweg positiv: Alle Beteiligten profitieren von transparenten Prozessen und schnellen automatisierten Abläufen“, so Schmid. „Für TradeCore SRM spricht unter anderem auch die intuitive Bedienbarkeit, was uns einen raschen Einstieg in das System ermöglichte und gleichzeitig weniger Schulungsaufwand für unsere dezentrale Organisation bedeutete.“
Die Steigenberger Hotel Group will zusammen den Funktionsumfang von Trade Core SRM noch ausbauen. Zudem plant die H.E.A.D. Hotel Equipment and Design GmbH (Einkaufsgesellschaft der Steigenberger Gruppe), TradeCore künftig auch anderen Hotelgruppen als kollaborative Plattform anzubieten, damit diese ihr Beschaffungsmanagement darüber abwickeln können. Hierbei besteht die Möglichkeit, auf die Rahmenverträge der Einkaufsgesellschaft zurückzugreifen und eigene Lieferanten platzieren zu können. Die H.E.A.D. Hotel Equipment and Design GmbH hat sich hierzu das Ziel gesteckt, das Beschaffungsvolumen binnen eines Jahres zu verdoppeln.
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