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Telearbeit – Ein Gestaltungsvorschlag

Vertragsgestaltung
Telearbeit – Ein Gestaltungsvorschlag

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RA Kirsten Weigmann, Hannover

Die Zahl der Telearbeitsplätze wird immer größer. Die Möglichkeiten der Gestaltung sind vielfältig. In diesem Beitrag wird von dem klassischen Beispiel ausgegangen, dass ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin einen wesentlichen Teil seiner/ihrer Tätigkeit außerhalb des Betriebes ausübt. Die Verbindung zum Betrieb erfolgt online über einen Bildschirmarbeitsplatz.
Beispiel
Helga Vogel ist bereits seit drei Jahren als Sachbearbeiterin im Betrieb des Arbeitgebers Meier tätig. Sie möchte, um ihre zwei Kinder besser betreuen zu können, ihre Arbeit zukünftig zu Hause erledigen. Arbeitgeber Meier findet diese Idee sehr gut, da er auf diese Weise in den eng gewordenen Büroräumen mehr Platz gewinnt. Er überlegt, wie er den bisherigen Arbeitsplatz von Frau Vogel in einen heimischen Telearbeitsplatz umwandeln kann.
1. Schritt: Ablaufplanung
Zunächst stellt Frau Vogel fest, welche Arbeitsabläufe für die sachgerechte Ausführung ihrer Tätigkeit notwendig sind. Sie kann nicht völlig losgelöst vom Unternehmen arbeiten. Für ihre Arbeit ist es notwendig, dass sie weiterhin bei der wöchentlich stattfindenden Abteilungsbesprechung anwesend ist. Bei dieser Gelegenheit kann sie die notwendigen Unterlagen zur Sachbearbeitung mitnehmen und die abgearbeiteten Unterlagen zurückbringen.
2. Schritt: Hardware-Voraussetzung
Herr Meier steht vor der Frage, ob er Frau Vogel einen kompletten Arbeitsplatz einrichtet oder den vorhandenen PC nutzen kann. Er entscheidet sich dafür, den Arbeitsplatz vollständig einzurichten, um den reibungslosen Lauf der benötigten Software und insbesondere der Online-Verbindung zu gewährleisten. Frau Vogel wird allerdings ihre eigenen Möbel benutzen, der Arbeitsplatz muss aber den von der Berufsgenossenschaft vorgegebenen Standards eines Bildschirmarbeitsplatzes entsprechen. – Herr Meier notiert für den Vertragsentwurf folgende Klausel:
Um den Arbeitsschutzbestimmungen Rechnung zu tragen, erfolgt die Abnahme der ergonomischen Bedingungen des häuslichen Bildschirmarbeitsplatzes. Die Besichtigung erfolgt im Einvernehmen mit dem Mitarbeiter. Der Betriebsrat hat die Möglichkeit der Teilnahme.
Die Zurverfügungstellung einer neuen Hardware-Ausstattung hat für Arbeitgeber Meier den Vorteil, dass er diese steuerlich absetzen kann. Sofern Frau Vogel die Hardware auch privat nutzen darf, entsteht ihr ein vermögenswirkamer Vorteil, der prinzipiell von ihr zu versteuern ist, sofern die Freibeträge überschritten werden. Den von Herrn Meier extra installierten Telefonanschluss für die Online-Verbindung darf Frau Vogel jedoch nicht privat benutzen. Dieser Anschluss wird direkt über die Firma abgerechnet. Frau Vogel erhält aber vom Arbeitgeber eine Pauschale für die Benutzung ihrer Möbel sowie als Ersatz von Stromkosten.
Arbeitgeber Meier stellt alle erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung. Frau Vogel muss allerdings für die vorsätzliche bzw. grob fahrlässige Beschädigung der Arbeitsmittel haften, sofern die abzuschließende Versicherung nicht eintrittspflichtig ist. – Herr Meier hält für seinen Vertragsentwurf folgende Klausel fest:
Der Mitarbeiter übernimmt die Haftung für Beschädigungen der Arbeitsmittel des Arbeitgebers nach den allgemeinen Regeln der Arbeitnehmerhaftung.
Der Arbeitgeber schließt auf seine Kosten eine Versicherung zugunsten des Telearbeiters ab. Diese Versicherung gilt für arbeitsbedingte Unfälle am Telearbeitsplatz, bei dienstlichen Besuchen und auf den Wegen zwischen Betrieb und Telearbeitsplatz. Darüber hinaus versichert er die von ihm zur Verfügung gestellten Gegenstände auf Schäden gegen Dritte.
Wichtig: Datensicherheit muss gewährleistet sein
Bei der Telearbeit entsteht das besondere Problem der Datensicherheit. Die Mitarbeiterin muss garantieren, dass die Datensicherheit gewährleistet ist, dass also niemand außer ihr Zugriffsmöglichkeiten auf firmeneigene/personenbezogene Daten hat. Auch hat sie sich an die Lizenzbestimmungen des Softwareherstellers zu halten. – Herr Meier wird aber zudem die Software mit Passwörtern sichern.
Extra vereinbaren: Zugangsrechte
Der Schutz der Wohnung ist verfassungsrechtlich garantiert. Dies bedeutet für den Arbeitgeber, dass er nicht ohne weiteres auf den in seinem Eigentum stehenden PC zugreifen kann, wenn Frau Vogel ihm den Zutritt zu ihrer Wohnung verweigert. Aus diesem Grund verpflichtet sich Frau Vogel, ihrem Arbeitgeber Zugang zu dem Arbeitsplatz zu gewähren. – Herr Meier notiert folgende Klausel:
Der Mitarbeiter verpflichtet sich, Beauftragten des Arbeitgebers bzw. des Betriebsrates sowie Sicherheits- und Datenschutzbeauftragten bei berechtigtem Interesse und nach vorheriger terminlicher Absprache Zugang zum Telearbeitsplatz zu gewähren.
Kontrolle durch Arbeitsbuch
Vertrauen ist gut, Kontrolle der geleisteten Arbeit durch ein Arbeits-(tage)buch ist besser. Das gilt für beide Seiten. Der Arbeitgeber behält den Überblick darüber, ob Frau Vogel sich an den vereinbarten Zeitrahmen hält, Frau Vogel hat das gute Gefühl, auch wirklich ihre Arbeitsleistung erbracht zu haben. Es empfiehlt sich, Kernarbeitszeiten zu vereinbaren, zu denen die Mitarbeiterin auch wirklich telefonisch erreicht werden kann. Dies ist für Rückfragen immer notwendig. Im Arbeitsbuch sollten neben der geleisteten Arbeitszeit auch andere wichtige Vorfälle festgehalten werden. Hierzu gehört z.B. der Arbeitsausfall aufgrund von Wartungsarbeiten am PC, Urlaub, Krankheit und ähnliches.
Überstunden sind vorher anzukündigen
Herr Meier fürchtet, dass Frau Vogel – sofern sie nicht mehr seiner direkten Kontrolle unterliegt – übermäßig viele Überstunden ansammeln könnte. Aus diesem Grund legt er fest, dass Überstunden nur dann anerkannt werden, wenn sie vor Ableistung vom Vorgesetzten genehmigt wurden. Hierzu muss Frau Vogel konkret begründen, wieso sich Überstunden ergeben werden.
Die Reißleine: Befristeter Vertrag
Ob Telearbeit dann auch so reibungslos funktioniert wie sie geplant war, sollte erst einmal erprobt werden. Selbst der disziplinierteste Mitarbeiter kann zu Hause so sehr abgelenkt sein, dass die Arbeitsleistung rapide sinkt. Aus diesem Grund empfiehlt es sich immer, auf das bestehende Arbeitsverhältnis ein befristetes Telearbeitsverhältnis aufzusetzen. Damit wird das bestehende Arbeitsverhältnis durch den befristeten Telearbeitsvertrag zunächst ausgesetzt. Endet der Telearbeitsvertrag, so lebt das Arbeitsverhältnis sofort wieder auf und der Mitarbeiter muss seine Tätigkeit wieder im Betrieb ausüben.
Die Befristung des Telearbeitsvertrages hat den Vorteil, dass bei einem Scheitern der Telearbeit die Arbeitsbedingungen automatisch wieder in die alte Ordnung zurückfallen. Würden die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses geändert, so könnte eine Rückführung zu den alten Bedingungen nur mit Zustimmung des Mitarbeiters oder im Wege einer Änderungskündigung erfolgen.
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