Managementtechniken und -konzepte

Total Cost of Ownership – Das Moorhuhn auf dem Thin Client1

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Manchmal ist die Brühe teurer als der Fisch. (Volksweisheit)

Günter Hirschsteiner

Im Jahre 1986 hat die Unternehmensberatung Gartner Group mit dem Begriff der Total Cost of Ownership, TCO, die Gesamtkosten für die Nutzung von EDV-Systemen beschrieben. Damit waren hauptsächlich die Hard- und Softwarekosten gemeint, später wurden auch die dienstleistungsorientierten Anwendungen in die Kostenanalyse einbezogen. Heute wird TCO auch allgemeiner verstanden:
Total Cost of Ownership beschreibt in der betriebswirtschaftlichen Kostenanalyse die gesamten Kosten und Aufwendungen für Beschaffungsgüter, die für ihre Nutzung im Lebenszyklus entstehen.
Damit sind nicht nur die Einstandspreise oder die landed cost gemeint, sondern gegebenenfalls auch die Aufwendungen für Entwicklung/Konstruktion, Qualitätskontrolle, Lagerung, Administration und Service. TCO wird idealerweise als ein Konzept der Direkten Produktrentabilität (DPR) verstanden.
Bei den Anbietern von Informationstechnologien wurde dieses Argument schnell beliebt, und fast alle stellen heute die TCO ihrer Systeme in den Marketingkonzepten und Werbetexten heraus. Selbstverständlich sind dann auch die Anbieter, die mit den niedrigsten Kosten werben, nicht weit und beschreiben die Gesamtkosten ihrer Produkte logisch fast zwingend mit LCO, Lower Cost of Ownership.
In diesem Zusammenhang ist die Studie „Chaos: Charting the Seas of Information Technology“ interessant, die die Ergebnisse einer Untersuchung in 365 amerikanischen Unternehmen und über 8.400 Anwendungen beschreibt:
– 31%aller IT-Projekte wurden vor Abschluss abgebrochen,
– 53%aller Projekte lagen beim Abschluss zu 90% über dem ursprünglichen Budget,
– 13%aller Projekte überschritten das Budget um 200%,
–nur 16% aller Projekte wurden rechtzeitig und mit dem vorgesehenen Aufwand abgeschlossen.
Einsatz
Die Kosten, die bei der Beschaffung eines IT-Systems entstehen, sind im Vergleich zu den Kosten während seiner Nutzungsdauer relativ gering. Sie werden meist um 15% beziffert und werden anteilig wohl weiter abnehmen. Soweit sind hier die Möglichkeiten der Kostenminimierung eher gering. Steigen werden die Kosten für Anwendung, Verwaltung und Support der Systeme. Priorität erhalten, davon ausgehend,
–die Auswahl des bestgeeigneten Systems und
–die bessere Produktqualität.
Beim Einsatz von Systemen der Informationstechnik gibt es ganz erhebliche Potenziale der Aufwandsvermeidung, aber auch nachhaltige Probleme der Effizienz und ihrer Verbesserung.
Das letztere ist auch ein Kriterium der richtigen Bedarfsermittlung und Auswahl.
TCO wird besonders als ein Managementinstrument der jährlichen Planung und als Element des Controllings von Geschäftsprozessen verstanden. Die zu erfassenden Komponenten der Gesamtkostenbetrachtung sind die Kostentreiber, die sich aus den
–spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens,
–eigenen Verfahren, Technologien und Prozessen,
–Qualitäten und Quantitäten der eingesetzten Hardware und Netzwerke,
–Komplexitäten von Organisation und Service,
–sowie der Eignung und Handhabung von Hard- und Software ergeben.
Kosten
Die Kostenursachen werden nach den verschiedenen Modellen der Berater und Anbieter unterschiedlich definiert, z.B. nach
–Auswahl, Beschaffung, Nutzung, Entsorgung oder nach
–Vor-, Nach- und Transaktionskosten,
aber mit ihren Werten und Wirkungen dann doch ziemlich einheitlich beschrieben. Die Zusammensetzung der Kosten ergibt sich durchschnittlich für
–Kauf und Beschaffung 15%,
–Unterstützung (Support) 15 %,
–Administration 15 % und
–55% Betriebskosten,
in denen sich Ausbildung, Training und inoffizieller Support mehr als hälftig auswirken. Den Rest beanspruchen Anwendungsentwicklung, Datenmanagement und andere Aufwendungen.
TCO wird hauptsächlich von drei Kostenfaktoren bestimmt: Prozesse, Personen und Technologien.
Andere Modelle mit anderen Differenzierungen unterscheiden auch nach direkten und indirekten Kosten.
Als Kapitalkosten werden die Abschreibungen für die IT-Infrastruktur, die Abschreibungen bzw. Leasingkosten der Hardware und die Lizenzkosten für die Software angenommen. Die Hard- und Software-Kosten ergeben sich aus den Beschaffungs-, Investitions- bzw. Leasing-Aufwendungen. Entwicklungskosten sind Lohn- und Sachkosten, die für Anwendungsdesign, Entwicklung, Anpassung, Test und Dokumentation der Applikationen entstehen. Managementkosten enthalten die direkten Lohn-, Betriebs- und Wartungskosten, die intern oder extern entstehen. Kommunikationskosten sind hier die Ausgaben für die Datenübertragung im System. Supportkosten umfassen die Aufwendungen für Benutzerberatung, Schulung der Mitarbeiter, Reisekosten und andere.
Eigensupport beschreibt die Kosten für die nicht organisierte gegenseitige Unterstützung der Endbenutzer, für selbständiges Lernen (trial and error) und für individuelle Hilfsmittel. Ausfallkosten sind Produktivitätsverluste für geplante Ausfallzeiten und ungeplante System- und Anwendungsausfälle.
Das Konzept der TCO zeigt, dass die Kosten der Informationstechnik in einer ähnlichen Weise wie die der anderen betrieblichen Funktionen erfasst und behandelt werden können. Der TCO-Ansatz hebt eine einseitige Technologieorientierung auf, soll ein produktives Management ermöglichen und zu kostenoptimierten Lösungen führen. Investitionen sollen besser begründet und an ihrer Effizienz gemessen werden können.
Kritische Anmerkungen
TCO ist keine eigentliche Prozessanalyse, sondern untersucht die Kosten des Besitzes und der Nutzung. Bei der Bewertung von Informationssystemen geht es aber auch um die Aufwände in den verschiedenen Abschnitten im Lebenszyklus eines Systems: Voruntersuchungen, Requirements Engineering, Auswahl, Einführung, Produktivphase, Anpassungen und Ausmusterung zum Beispiel.
In jedem dieser Lifetime-Abschnitte entstehen unterschiedliche Kosten und Kostenarten, die zu erfassen und zu beeinflussen sind. Der große Kostenblock Systemnutzung mit über 50% muss detaillierter strukturiert werden, um auch die indirekten Kosten aufzuschlüsseln. Dazu kann eine Prozesskostenanalyse gemacht werden.
Weil die Systematik der TCO nicht standardisiert ist, sind auch die Angaben und Kennzahlen verschiedener IT-Anbieter und die Ergebnisse der Analysen nicht einheitlich und meist nicht vergleichbar. Beispielsweise werden die durchschnittlichen TCO für einen Standard Business PC von den verschiedenen Experten zwischen 7.000 bis 13.000 US$ angegeben. Soweit tragen TCO-Kennzahlen die gleichen Einschränkungen zur Angemessenheit und Vergleichbarkeit in sich wie die meisten der öffentlich publizierten Kennzahlen für das Benchmarking.
Die unterschiedliche Verfügbarkeit bzw. die Produktivitätsverluste durch Systemausfälle beeinflussen die Gesamtkosten und können sich auch auf die Umsätze auswirken, wenn der Benutzer seine Aufgaben nicht erfüllen kann.
TCO-Analysen machen allerdings keine Aussagen über den Nutzwert der Systeme. Soweit müssen Auswahlentscheidungen nach TCO immer auch im Zusammenhang mit der Anwendung und dem erwarteten Erfolg betrachtet werden. Erst dann kann ihre Leistungsfähigkeit beurteilt werden.
Der schnelle Preisverfall einerseits und die rasanten technologischen Entwicklungen vermindern den Aussagewert der TCO-Kennzahlen, auch weil die Analysen von zurückliegenden Werten ausgehen. Ob dann auch noch das Futzing, das Surfen oder Spielen (Moorhuhn!), zum Kostenfaktor wird, ist wohl eher ein Problem der Führung als der TCO. Interessant dazu ist die umsichtige Definition von K. und F. Zama: Futzing or „futzing around“ is unstructured, playful, often experimental interaction between a human being and a computer, product, or any technology. When someone says: „Oh, I’m just futzing“, they may be just wasting time or they may be working on a hard problem or they may not even know.
TCO-Konzepte unterstützen Wertanalysen, Kostensen-kungsprogramme, Make-or- Buy-Entscheidungen, Lieferer-Auswahl und andere.
Fazit
TCO-Konzepte können auch mit ihren Einschränkungen wichtige Elemente für ein leistungsfähiges IT-Controlling ergeben, wenn sie mit einer kalkulatorischen Kostenrechnung und einer Prozesskostenanalyse ergänzt werden. Diese werden von den meisten Unternehmensberatungen unterstützt.
Als generelle Maßnahmen zur Kostensenkung in der Informationstechnik sind jedenfalls zu leisten:
–Erfassung und Bestandsmanagement aller eingesetzten Rechner und Geräte,
–weitgehende Standardisierung der Hard- und Software,
–Koordination und Steuerung der Beschaffungsentscheidungen,
–angemessene Information und Benutzerschulung,
–und selbstverständlich anwendungsbezogen auch andere.
TCO-Analysen können auf viele Bereiche der Kostenerfassung übertragen werden, soweit die Probleme und Lösungsansätze ähnlich liegen.
Andere Bezeichnungen für TCO sind: Total Value of Ownership (von International Data Corporation IDC), Real Cost of Ownership (von SAP).
1 Netzwerk-Computer ohne eigene Festplatte, im Gegensatz zum Fat Client, der eine solche hat.
Der Beitrag im nächsten Heft behandelt das Thema: C-Artikel-Management.
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