Lieferantenbewertung

Transparenz ohne Transpiration

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Unflexibel, kompliziert, nicht aussagekräftig, dazu auch noch zu teuer – in vielen Unternehmen hinterlässt das Thema „Lieferantenbeurteilung“ trotz seiner strategischen Bedeutung als Management-Tool nur Ratlosigkeit und Schweißtropfen auf der Stirn.

Nicht so bei der Firma SKET Maschinen- und Anlagenbau GmbH in Magdeburg. Der Outsourcing-Dienstleister im Maschinen- und Anlagenbau hat die Online-Lieferantenbewertung des Beratungs- und Softwareunternehmens Simmeth System GmbH erfolgreich eingeführt. Mit dem Ergebnis, dass nun von der Führungsetage bis hin zu den einzelnen Auswertern im Wareneingang die Lieferantenbeurteilung „wie geschmiert“ läuft.

Der Ablauf einer Lieferantenbewertung
„Hätten wir unsere jetzige Online-Lieferantenbewertung schon vor zwei Jahren gehabt, hätten wir uns viel Zeit und Geld sparen können“, sagt Martin Hansen, EDV-Systemadministrator bei SKET. Der IT-Profi befand sich zusammen mit den Einkäufern des Unternehmens bis zum Spätsommer letzten Jahres auf Suche nach einem geeigneten Tool für eine automatische Kennzahlenbewertung und damit eine praktikable Lieferantenbeurteilung. Die vorhandenen IT-Bewertungs-Plattformen und Methoden wie SAP und Excel hatten sich als zu unflexibel und umständlich erwiesen, die Akzeptanz bei den Mitarbeitern für dieses laut Hansen „essentielle Management-Tool“ war spürbar geschwunden.
Nachdem man diverse marktübliche Online-Lieferantenbewertungen, meist nur als Package-Element in teuren Großsystemen eingebunden, ausprobiert hatte und sich diese neben „zu teuer“ auch als mangelhaft und nicht aussagekräftig genug erwiesen hatten, stieß man auf sim@value. Die Software zur Online-Lieferantenbewertung pries sich als individuell konfigurierbare Softwarelösung an, die die Leistungsstärke eines Unternehmens durch gezieltes Lieferantenmanagement erhöht: „sim@value ersetzt dabei keine vorhandenen Kennzahlensysteme, sondern ergänzt sie und nützt die Synergieeffekte durch automatische Zusammenführung der Kennzahlen ohne jeglichen Zusatzaufwand“, erklärt Markus Simmeth, Geschäftsführer von Simmeth System.
Vorgehensweise der Bewertungssegmentierungen: Im ersten Schritt wird die jeweilige Organisationsstruktur des bewertenden Unternehmens exakt abgebildet und visualisiert. An dieser Stelle wird berücksichtigt, ob man eine Gliederung nach Einkaufsorganisationen, Business Units oder eventuell sogar eine Mehrwerkestruktur hinterlegen will. Oft werden auch Bewertungen nach Produktgruppen, Materialklassen, geografischen Mustern oder ähnlichen Kriterien untergliedert und differenziert. In der Praxis heißt dies, dass Rohstofflieferanten nach anderen Kriterien bewertet werden wie Verpackungsmittellieferanten. Beliebige Hierarchiestufen lassen hier alle denkbaren Segmentierungen zu.
Quantitative und qualitative Kriterien: Im zweiten Schritt werden nun die zur tatsächlichen Bewertung der Lieferanten gewünschten Kriterien integriert. Dies können quantitative oder auch qualitative Faktoren sein. Quantitative Kriterien beruhen auf Buchungsdaten in den jeweiligen ERP-, Qualitäts- oder Warenwirtschaftssystemen. Beispiele hierfür sind Termintreue und Mengentreue der Wareneingänge oder auch die Reklamationsquote bei den Anlieferungen. Dafür wird ein so genannter Kennzahlensteckbrief, der die Kennzahl, die Errechnungsformel, Datenquellen aber auch Verantwortlichkeiten im zu Grunde liegenden Prozess genau beschreibt.
Qualitative Faktoren – auch Soft Facts genannt – beruhen auf der Beurteilung der jeweiligen Prozessverantwortlichen. Beispiele für qualitative Faktoren sind Reklamationsverhalten, Flexibilität oder Einhaltung der QM-Prozesse.
Webbasierte Fragebögen: Die qualitativen Kriterien werden mittels Fragebogen bei den jeweils Verantwortlichen erhoben. In sim@value geschieht dies zentral gesteuert und webbasiert. Die Bewerter werden per E-Mail auf anstehende Bewertungen aufmerksam gemacht und bearbeiten die Fragebögen über ihren browserbasierten Aufgabenmanager. Der Administrator verfolgt den Bewertungsprozess über ein Cockpit, das ihm jederzeit den Status der Bewertung anzeigt.
Ist die Bewertung verifiziert und freigegeben, werden quantitative und qualitative Kriterien nach frei hinterlegbaren Gewichtungen zu einer Gesamtnote pro Lieferant errechnet und in der Datenbank abgelegt. Serienbrieffunktion und Pivot-Analyse: Um den Aufwand der Information von den Lieferanten zu minimieren, wurde eine frei vorkonfigurierbare Serienbrieffunktion integriert, in der sich die Bewertungsergebnisse tabellarisch und grafisch abbilden lassen.
Im letzten Schritt will man nun die Ergebnisse analysieren. Fragen wie „Welche Wareneingänge haben denn die schlechte Termintreue verursacht?“ sollen möglichst schnell und einfach beantwortet werden.
Hierfür stehen verschiedene grafische Werkzeuge wie Excel-Pivot zur Verfügung, die die Analyse der Ergebnisse nach verschiedensten Dimensionen sowie Schwachstellenanalysen per Drill-Down bis zum verursachenden Buchungssatz per Mausklick erlauben.
Anwenderstimmen
Martin Hansen, EDV-Systemadministrator bei SKET: „Alle bei der Lieferantenbewertung benötigten Strukturen sind bei sim@value abgebildet: Die Flexibilität der Software für die Einbindung in unsere Systeme wie SAP und Excel ist gegeben, verbale Bewertungseingaben sind möglich, firmenindividuelle Adaptionsmöglichkeiten und die Auswertbarkeit anhand verschiedener Varianten, wie Bewertungszeiträume für die Entwicklung unserer Lieferanten, sind gut zu handhaben. Die Software ist nicht statisch, so können wir so manche lieferantenindividuelle Frage unbeantwortet lassen, bekommen aber trotzdem eine vernünftige Auswertung.“ Ein Plus sieht Hansen zudem in den automatisch generierbaren Serienbriefen, die den Lieferanten die Ergebnisse ihrer Beurteilung mitteilen.
Ralf Schaufuß, Einkaufsleiter bei Pfaff-silberblau Hebezeugfabrik bestätigt: „Wir haben dieses Jahr mit der Einführung von der Online-Lieferantenbewertung begonnen und konnten schon in wenigen Wochen eine unerwartete Transparenz über unsere Lieferanten schaffen. Diese nutzen wir nun zur gezielten Optimierung unserer Lieferantenbasis. Wir werden künftig in der Lage sein, bereits im Vorfeld agieren zu können und nicht mehr wie bisher nur zu reagieren.“
Bei der AWD.pharma, einem pharmazeutischen Unternehmen mit Sitz in Dresden, wird sim@value seit Februar 2007 eingesetzt: „Die Lieferantenbewertung ist zwingend in der Pharmabranche, um den GMP-Forderungen Rechnung zu tragen. Mit sim@value erhalten wir schnell Aussagen zur Lieferperformance unserer Lieferanten und sind in der Lage, Entscheidungen zur Optimierung zu treffen“, sagt Uwe Kaiser, Projektleiter und Mitarbeiter im Einkauf bei AWD.pharma. sas
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