Dass sich das Management von Geschäftsreisen ständig wandelt und neue Herausforderungen mit sich bringt, war Konsens unter den Experten auf dem 13. BME-Kongress Travel, Mice & More. Die Digitalisierung kann dabei nicht alle Probleme lösen.
Travel Management ist ein vielschichtiges Thema in den Unternehmen. Kleinere Mittelständler sind noch zurückhaltend beim Einsatz digitaler Tools. In Konzernen haben sich in der Regel Insellösungen entwickelt, wobei die Harmonisierung über die einzelnen Gesellschaften hinweg noch am Anfang steht. Umso mehr gilt daher: „Savings ist nicht mehr alleine das Thema“, sagte Inge Pirner, Fachberaterin Travel Management bei Datev. Immer stärker gehe das Travel Management in Richtung Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. „Wie werden wir in Zukunft aufgestellt sein?“, fragte sie. Hochgradige Qualifikationen und Motivationen wären neue Anforderungen an die Mitarbeiter. „Der Travel Manager wandelt sich vom Einkäufer zum Prozessoptimierer.“ Diese Trends diskutierten die rund 100 Teilnehmer des 13. BME-Kongresses in Mainz.
Die Reihe der Anbieter für digitale Lösungen wächst mit den neuen Möglichkeiten beständig. Auf dem Kongress stellten sich zwei Start-ups in kurzen Präsentationen vor. Voya assistiert beim Travel Management über eine Chat-Funktion. Der Reisende fragt in dem interaktiven Tool Destination und Zeitraum an, der Dienstleister zeigt mögliche Reiseoptionen auf. Bei Verzögerungen gibt es ein fortlaufendes Coaching. Das Verhandeln von Firmenraten will das Start-up Business Travel Cloud über eine Web-App-Lösung ablösen. Reiserichtlinien und erlaubte Buchungen sind Teil des Programms, überblicksartig sind die Buchungen und Reiseoptionen aufgelistet.
Individuelle Betreuung in Echtzeit
Dass trotz der innovativen Ansätze Probleme und Lösungen nicht so ohne weiteres ineinandergreifen, zeigten die Diskussionen. Ein größeres Unternehmen bucht nur offline, zu individuell sind die Anforderungen an die Reisen der Techniker zu ihren Einsatzorten weltweit. Oder ein Automobilzulieferer muss für seine Testfahrer für die Öffentlichkeit nicht zugängliche Parkplätze buchen, auch dieses Problem kann alleine der Travel Manager lösen. „Es muss so sein, dass es für die Reisenden passt“, erklärte Jasmin Feldmeier, Facheinkäuferin Travel Management bei Datev. Immer stärker spiele auch die Echtzeitbetreuung von Beginn bis zum Ende der Reise eine große Rolle, das bedeute aber einen größeren Aufwand bei der Betreuung der Geschäftsreisen.
Weitere Probleme beim Einsatz digitaler Tools sind die Restriktionen in den Unternehmen. Die Installation von Apps erfordert eine Freischaltung durch die IT-Abteilung. Und oft gibt es Probleme zu den Schnittstellen. Eine durchgehende digitale Lösung von der Buchung über die Abrechnung und Bezahlung gibt es noch nicht. Daher auch der Appell von der Datev Travel Managerin Pirner: „Warum gibt es so viele Diskussionen bei uns? Hindernisse sollten stattdessen abgebaut werden.“
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