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Trends im Papiereinkauf

Papier ist nicht gleich Papier
Trends im Papiereinkauf

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Die technische Entwicklung bei den Print-, Copy- und Fax -Techniken hat auch die Beschaffung und den Einsatz von Officepapieren erheblich beeinflußt. High Resolution, High Definition und High Color sind die Schlagwörter, mit denen Laser- und Inkjettechnik ihren Siegeszug im Büro angetreten haben. “Print-on-demand” und die damit einhergehende starke Verlagerung von Copy zu Print sind weitere Synonyme für eine umfassende Veränderung im täglichen Dokumentenaufkommen und eine damit einhergehende starke Umschichtung im Papierverbrauch. Für den Papiereinkauf bedeutet dies eine Konfrontation mit einer ganzen Reihe neuer Spezialpapiere sowie weitergehende Beratungserfordernisse für den richtigen Einsatz dieser Papiere am Arbeitsplatz.

Die umfassende Ausrüstung der Büroarbeitsplätze mit PC’s und Arbeitsplatzdruckern, Kopier- und Normalpapierfaxgeräten hat einen steilen Anstieg des Papierverbrauchs zur Folge gehabt. Entsprechend der rasant fortschreitenden technischen Entwicklung bei der Hardware hat allerdings auch der Officepapiereinsatz einige deutliche Änderungen erfahren. Standard- und Schreibmaschinenpapiere sind zunehmend out. “Neben den etablierten Kopierpapieren verzeichnen vor allem Laser-, Inkjet- und Spezialpapiere für Farbdruck- und Farbkopieranwendungen außerordentliche Zuwachsraten,” stellt David Wischmann, Marketingleiter beim Officepapierspezialisten Becker Falken, fest. Diese Entwicklung konfrontiert den Papiereinkauf mit einer Vielfalt von Sachfragen und Beratungserfordernissen für die Anwender im Unternehmen.

Allgemein folgt die Entwicklung bei Officepapieren den technischen Trends und den daraus resultierenden Veränderungen bei der Dokumentenerstellung, -vervielfältigung und -verbreitung. Hier sind vor allem die Fortschritte in der Inkjet-Technik sowie der Siegeszug des Laserdruckers bzw. Laser(Normalpapier-)faxgerätes im Büro hervorzuheben.
Inkjet-Papiere
Wahrend der standardisierte S/W-Tintenstrahldrucker mit Farboption und einem Auflösungsvermögen von 300 bzw. 360 dpi vor allem wegen seines günstigen Preises seinen Siegeszug im Büro angetreten hat, erobern sich derzeit hochauflösende (High Resolution) Color-Inkjet-Drucker (600 bzw. 720 dpi) die Gunst der gewerblichen Anwender.
Die neueste Generation dieser Farbdrucker, allen voran die Stylus Color-Serie von Epson, die Deskjet-Linie von Hewlett Packard und die BJC-Reihe von Canon, liefern insbesondere bei aufwendigen Bildvorlagen und Grafiken erstaunliche Druckergebnisse bis hin zur fotorealistischen Wiedergabe. Aber, und das wird dem Anwender mit Blick auf die Folgekosten nur allzu gerne verschwiegen, diese brillanten Ergebnisse werden nur auf entsprechenden Spezialpapieren erzielt.
Um nämlich das extrem hohe Leistungsvermögen dieser Drucker überhaupt auf dem Papier reproduzieren zu können, muß dieses entsprechend vorbehandelt sein. In der Regel geschieht dies in Form einer speziellen Beschichtung. Aufgrund ihrer feinen Oberfläche und der speziellen Stoffzusammensetzung garantieren diese Spezialpapiere eine kontrollierte Aufnahme und Verteilung der farbigen Tinte aus dem Drucker auch bis in kleinste Details. Eine hohe Grundweiße gewährleistet Farbbrillanz und guten Kontrast.
Die zusätzliche, zumeist einseitige (und deshalb leicht zu erkennende) Beschichtung macht das Papier insgesamt stabiler, stärker und schwerer. Es sollte im Ergebnis ein gegenüber den im Büro üblichen 80 g/qm-Qualitäten erhöhtes Flächengewicht von mindestens 90 g/qm oder sogar 100 g/qm und mehr aufweisen. Schließlich darf die Tinte auch bei hohem Farbauftrag nicht durchschlagen, das Papier muß stets plan und stabil liegen.
Klar, daß derart aufwendig gefertigte Spezialpapiere gegenüber Standardsorten deutlich teurer sind. Wo es auf erstklassige Druckqualität ankommt, sprechen die Resultate allerdings eine eindeutige Sprache. Die extrem teuren Originalsorten der Druckerhersteller müssen es allerdings nicht sein, wie die Ergebnisse vieler Labortests immer wieder zeigen. Papierindustrie bzw. Papierfachhandel bieten inzwischen eigene Sorten an, die gleich gute oder sogar bessere Druckresultate liefern und die zudem deutlich (um ca. 20 % ) preiswerter sind.
Die Aussicht auf ein gutes Geschäft in diesem hochpreisigen Spezialsegment hat heute bereits eine kaum noch überschaubare Vielzahl sogenannter “Inkjet-tauglicher” oder gar “Laser/Inkjet-tauglicher” Officepapiere auf den Markt geschwemmt. Die wenigsten von ihnen sind allerdings tatsächlich Spezialpapiere (beschichtet). Lassen sich mit den meisten von ihnen bei alltäglichen S/W-Schriftdokumenten mit gelegentlicher kleinflächiger Farbdarstellung (Grafiken) ordentliche Ergebnisse erzielen, so können sie das Leistungspotential moderner hochauflösender Tintenstrahldrucker nicht ausschöpfen. Davon kann sich auch der Laie bei einem Probedruck z.B. einer farbigen Bildvorlage oder einer Vorlage mit feinen Linien- und Rasterstrukturen ohne weiteres überzeugen.
Beim Einsatz auf hochauflösenden Color-Inkjetdruckern macht sich die höhere Investition in die bessere Druckerhardware im Ergebnis nicht mehr bezahlt. Im Zweifelsfall sollte sich der Einkauf deshalb mit den jeweiligen Anwendungserfordernissen in den einzelnen Unternehmensbereichen im Detail vertraut machen.
Abbildungsqualität
Stellt der hochauflösende Farb-Inkjetdruck heute noch ein Spezialsegment im Officepapierbedarf eines Unternehmens dar, so spielen – neben der Kopie – der Laserdruck bzw. das Laser(Normalpapier)fax bereits eine bedeutende Rolle, die sich zukünftig durch die derzeit in den Markt eingeführten Laser-Multifunktionsgeräte, die alles in einem können (Scannen, Drucken, Faxen und Kopieren) weiter verstärken wird.
Durch die enormen Entwicklungssprünge bei der Rechnerleistung für die digitale Aufbereitung der (Bild)Vorlage und die zunehmende Verfeinerung des Toners wurden drucktechnisch vor allem hinsichtlich der Auflösungsleistung moderner digitaler Lasergeräte rasante Fortschritte gemacht. Waren bei Laserdruckern bislang 300 dpi das Maß der Dinge, so gelten heute Raster von 600 dpi als Standard. 1200 dpi und damit fast Offsetqualität gelten derzeit als state of the art und werden ebenfalls bereits zu erschwinglichen Preisen angeboten.
Überprüfbarkeit
Für die Beschaffung geeigneter Officepapiere ergeben sich einige beachtenswerte Details. Grundsätzlich sollten die in DIN 19309 für moderne Kopierpapiere niedergelegten Parameter auch der Beschaffung lasergeeigneter Sorten zugrundegelegt werden. Nicht zuletzt, da sie in der Praxis überwiegend auch auf allen im Unternehmen vorhandenen Geräten einschließlich Normalkopierern eingesetzt werden. Neben einigen grundlegenden Eigenschaften wie Feuchtigkeitsgehalt, Biegesteifigkeit, Oberflächenbeschaffenheit, Planlage spielen verfahrensbedingt vor allem die elektrischen bzw. oberflächen-energetischen Eigenschaften beim Laserdrucker/Fax/Kopierer eine wichtige Rolle.
Mit Bordmitteln lassen sich diese Eigenschaften des Papiers nicht überprüfen und von außen erkennbar sind sie auch nicht. Dem Einkauf bleibt deshalb nichts anderes übrig, als den Lieferanten ausdrücklich auf die Lasereignung hinzuweisen und die gelieferte Ware zunächst rein formal auf entsprechende Eignungshinweise zu überprüfen. In Zweifelsfällen sollte ein entsprechendes Original-Hersteller-Zertifikat gefordert werden. Last but not least gibt ein ausführlicher Test, am besten zusammen mit dem Lieferanten, auf den infragekommenden Geräten immer noch die besten Aufschlüsse. In DIN 6721 Teil I sind übrigens für lasergeeignete Endlospapiere (Massenverarbeitung) eine Reihe weiterer objektiver Grenzwerte festgelegt, die prinzipiell auch beim Officepapiereinkauf (A4) zugrundegelegt werden können.
Qualitativ ordentliche laser-geignete Officepapiere werden heute sowohl in ecf- (elementar chlorfrei) als auch tcf-(total chlorfrei) Qualität angeboten und sind nicht zu Billigstpreisen zu haben. Gegenüber Standardpapieren sollte ein Mehrpeis von 10-15% (bei tcf-Papier noch einmal zzgl. 5-8%) einkalkuliert werden.
Farblaser-Qualität
Einer besonderen Betrachtung wert ist in diesem Zusammenhang das noch kleine, aber erheblich wachsende Segment des Farb-Laserdrucks bzw. der Farbkopie. Diese Geräte arbeiten nicht nur wesentlich
schneller als Farb-Inkjetdrucker, sie sind diesen auch vom qualitativen Ergebnis her überlegen. Freilich mit beachtlichen Mehrkosten, auch wenn die Preise für Farblaserdrucker inzwischen drastisch gefallen und auch Farbkopierer mit einfacherer Ausstattung (ohne PC-Anbindung etc.) oder geringerer Kopienleistung zu moderateren Preisen zu bekommen sind. Letztere haben auch in den Media-Abteilungen vieler Unternehmen ihren Platz gefunden.
Verfahrensbedingt ist die Belastung des Papiers hier noch größer als im S/W-Laserdruck. Entsprechend den Vorlagen (überwiegend Bilder) wird zudem durchschnittlich wesentlich mehr Toner auf größere Flächen aufgebracht, so daß ein stärkeres Papier (ab 100 g/qm) unverzichtbar ist. Hinzukommt, daß bei farbigen Drucken Kontrast und Brillanz eine besonders große Rolle spielen. Das Papier sollte deshalb sehr weiß und von möglichst glatter, geschlossener Oberflächenbeschaffenheit sein. Ein entsprechend höherer Preis, etwa das doppelte eines normalen Laserpapiers (100 g-Qualität) muß hier einkalkuliert werden.
Nicht unerwähnt bleiben sollte schließlich der Bereich farbiger Officepapiere. Oft genug drohen besonders wichtige Dokumente oder Vorlagen in der Papierflut des Büroalltags unterzugehen. Hier spielen farbige Papiere ihre volle Stärke aus. Sie sind heute in nahezu allen denkbaren Farben einschließlich sogenannter Intensivfarben erhältlich.
Einkaufseitig sollte vor allem auf eine problemlose Verarbeitung in Laserdruckern sowie in Kopierern geachtet werden. Die Inkjet-Eignung spielt demgegenüber kaum eine Rolle, da diese Sorten erfahrungsgemäß dort nicht eingesetzt werden. Die Papiere sollten darüber hinaus farb- und lichtecht sowie lieferantenseitig eine langfristige Nachlieferung in den gleichen Farbtönen sichergestellt sein. Gegenüber weißen Laser-Sorten ist ein Aufschlag von 50 bis 70% gängig.
Verpackung und Kennzeichnung
Ein Wort zu den Papierverpackungen. Wie bereits erwähnt wächst mit der steigenden Vielzahl unterschiedlicher Papiere die Gefahr von Falschanwendungen. Das wäre an und für sich nicht tragisch, wenn es am Ende “nur” an der Dokumentenqualität mangelt, weil z.B. ein Farbkopierpapier auf dem 720 dpi-Farbinkjetdrucker eingesetzt wurde. Ärgerlicher sind die Folgen auf der Kostenseite, wenn z.B. infolge Unkenntnis beim Anwender ständig teure Spezialpapiere für einfache S/W-Kopien durch den Kopierer gejagt werden. Oder wenn ein hochwertiges 720 dpi-Spezial-Color-Inkjetpapier für die tägliche Korrespondenz auf den Arbeitsplatz-Druckern “verballert” wird.
Deshalb spielen informative und selbsterklärende Verpackungen eine größere praktische Rolle, als man auf den ersten Blick meint. Leider sieht die Praxis noch recht traurig aus. Auf vielen Verpackungen fehlen klare Hinweise zu Einsatzbereich und Eigenschaften der jeweiligen Sorte genauso wie Tabellen, aus denen die kompatiblen Gerätetypen abgelesen werden Können. Auf derartige Kriterien sollte bei der Papierbeschaffung Wert gelegt werden. Die betriebsinterne Information der Anwender Über den Einsatz des richtigen Papiers zum richtigen Zweck wird durch solche Verpackungen wirksam unterstützt.
Auch der Lagerung bzw. Aufbewahrung des Papiers wird mangels Aufklärung oft zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Papier ist ein organisches Material, das seine physikalischen und chemischen Eigenschaften z.B. unter Temperatur und Feuchtigkeit erheblich ändert. Fabrikseitig wird es deshalb in spezialbeschichtete Papiere eingeschlagen (Riese) und ausgeliefert, die ein gleichbleibendes Mikroklima auch über längere Zeiträume gewährleisten.
Aber eben nur, solange die Verpackung geschlossen bleibt. Wurde das Papier vor Gebrauch nicht ausreichend (mindestens 24 Stunden) dem Raumklima angepaßt, drohen Staus und Mängel in der Abbildungsqualität. Entsprechende Anwenderhinweise dürfen auch auf den Verpackungen nicht fehlen. Bei den hochwertigen Spezial-Color-Inkjetpapieren sollte die Lieferung in einer Hardbox selbstverständlich sein. Schließlich werden die üblichen 200-Blatt-Packungen normalerwei-se nicht an einem Tag verbraucht und die kostbaren Blätter sollten auch über einen längeren Zeitraum sauber und ohne Eselsohren aufbewahrt werden können.
Öko-Papiere
Ein Wort zum Thema Ökologischer Papiereinkauf. An den Fragen “Holzfrei weiß oder Recycling?“ bzw. “ECF oder TCF?” haben sich wahre Glaubenskämpfe entzündet. Für die meisten Standard-
Büroanwendungen lassen sich mit modernen Recyclingpapieren ordentliche Ergebnisse erzielen, ohne daß, wie vielfach von den Geräteherstellern behauptet, die Maschinen unvertretbar strapaziert werden.
Der schonungsvollere Umgang mit unseren natürlichen Ressourcen (vor allem Wasser) spricht wegen geringem Kontrast, weniger schönem Aussehen und etwas reduzierter Alterungsbeständigkeit (immer noch u003E 100 Jahre) gegen Recyclingpapiere. Immerhin wurden die Altpapierreinigungsverfahren (Deinking) bis heute so verbessert, daß inzwischen recht helle und stippenfreie Qualitäten mit guten Abbildungseigenschaften sogar auf Inkjetdruckern verfügbar sind. Die darüber hinaus hier und da angebotenen sogenannten weißen Recyclingpapiere sehen zwar besser aus, tragen dem hinter RC-Papieren stehenden Gedanken der Wiederverwertung kostbarerer Rohstoffe jedoch nur bedingt Rechnung, da sie aus speziellen rein weißen Papierabfällen und/oder unter Zusatz von Aufhellern hergestellt werden. Das Umweltbundesamt hat deshalb diesen Papieren den “Blauen Engel” bislang versagt.
Allerdings hat sich auch die Herstellung holzfrei weißer Papiere unter ökologischen Gesichtspunkten deutlich verbessert. Der weitestgehende Verzicht vor allem skandinavischer Hersteller auf Elementarchlor bzw. Chlorverbindungen bei der Zellstoffbleiche, die zu den heute üblichen ecf- bzw. tcf-Papieren führte, hat durch die in diesem Jahr erstmals in Schweden eingesetzte sogenannte geschlossene Bleicherei einen weiteren Höhepunkt erfahren.
So kann z.B. die dort gefertigte Sorte Balans, ein holzfrei weißes, lasergeeignetes Officepapier, für sich in Anspruch nehmen, als erstes Papier überhaupt in einem Verfahren hergestellt worden zu sein, das nahezu emissionsfrei (ohne Chemikalien und Mikroschwebstoffe) arbeitet und nicht einmal 10% der bei einem konventionellen Verfahren üblichen Frischwassermenge verbraucht. Die geschlossene Bleicherei stellt einen erheblichen ökologischen Fortschritt dar, der noch nicht einmal auf Kosten der Dokumentenqualität geht.
An einer Tatsachen-Erkenntnis führen auch Recycling und geschlossene Bleicherei nicht vorbei: Ein unkontrollierter Verbrauch und der unsachgemäße Einsatz von Papier belasten unsere Umwelt am unmittelbarsten und stärksten. Ein umweltgerechterer Papiereinkauf wird deshalb vor allem diesen Punkten seine Aufmerksamkeit widmen. Und ein Papierlieferant mit echten Partnerqualitäten wird ihm hier beratend und mit einem entsprechenden Sortiment hilfreich zur Seite stehen. n
Trends bei Office-Papier
  • 1.Eine starke Verschiebung des Gesamtverbrauchs von Copy zu Print im Verhältnis von derzeit 60:40 zu 40:60 bis 1998.
  • 2.Korrespondierend zur technischen Entwicklung ein zunehmender Bedarf an Spezialpapieren für (Color)Laser/Inkjet- und DTP-Anwendungen, z.B. für Berichte, Vorlagen, Präsentationen.
  • 3.Ein deutlicher Zuwachs bei höhergrammigen Papiersorten.
  • 4.Ein verstärkter Einsatz von farbigen Officepapieren zur Differenzierung und optischen Hervorhebung.
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