Value Procurement – individuelle Lösungen für den Büro-Einkauf

Lange Zeit war für Einkäufer bei der Beschaffung von C-Teilen der Preis der entscheidende Faktor. Doch das hat sich geändert. Zum einen, weil die Preisspirale am unteren Ende angekommen ist. Zum anderen, weil eine konsequente Preisorientierung zwangsläufig zu einem Lieferanten-Hopping führt. Einkäufer erkennen aber vermehrt, dass dieser Wechsel mehr Zeit und Kosten in Anspruch nimmt, als er letztlich Einsparungen birgt. Derzeit entwickelt sich eine Generation von Einkäufern, die neue Wege sucht, um den Einkauf von C-Teilen zu optimieren. Sie stellen sich die Frage, welche Möglichkeiten ein Händler ihnen über die Lieferung der Ware hinaus bieten kann, um den Einkauf zu optimieren. „Value Procurement“ nennt sich dieser Ansatz.

Grundidee beim Value Procurement ist, dass Kunde und Lieferant keine einseitige Beziehung eingehen, sondern stattdessen eine konstruktive Partnerschaft. Ziel ist es, zusammen herauszufinden, welches die beste Lösung ist, das Unternehmen mit dem zu versorgen, was es braucht. Der Kunde formuliert Wünsche und Knackpunkte bei der Beschaffung, die er lösen will. Der Händler wirft seine Kenntnisse beim Sourcing, den Prozessen und der Logistik in die Waagschale. Am Ende geht es neben Kosteneinsparungen um viel mehr, beispielsweise die Steigerung der Prozessqualität und das Senken von Risiken, wie Budgetüberschreitungen oder fehlerhafte Lieferungen. Zwei Beispiele des Büroartikelhändlers Office Depot zeigen, wie Value Procurement in der Praxis aussehen kann:

Die Flatrate für Büroartikel. Die Beschaffung von Büromaterial ist aufwändig: Der Einkäufer muss Preise vergleichen, geeignete Produkte für verschiedene Nutzergruppen auswählen, auf Beschwerden der Mitarbeiter eingehen, die strategischen Ziele des Unternehmens verfolgen und dabei stets das Budget im Auge behalten. Insbesondere, weil Büromaterial von vielen Mitarbeitern im Unternehmen tagtäglich genutzt wird, erfordert dessen Bestellung viel Aufmerksamkeit. Die Wahl von Stift und Papier ist nicht selten emotional aufgeladen. So kann beispielsweise das Thema Marke versus Eigenmarke unter Büroangestellten zu hitzigen Diskussionen führen. Der Aufwand für den Einkauf steht in keinem Verhältnis zu dem Etat, der für die Beschaffung von Büromaterial aufgewendet wird. Er liegt bei nicht mehr als einem Prozent des Budgets des indirekten Einkaufs. Für wichtigere Posten bleibt stattdessen oft nur wenig Zeit.

Eine Möglichkeit, den Einkäufer zu entlasten, besteht darin, die Produktauswahl und die Überwachung des Budgets in die Hände des Lieferanten zu legen. Mit einem festen Jahresbudget pro Mitarbeiter wird dabei der finanzielle Rahmen festgesteckt. Orientierungspunkte für den Händler können sogenannte „Key Performance Indicators“ (KPIs) sein, also Leistungskennzahlen, die der Einkäufer verfolgt: Wie hoch soll die Kosteneinsparung sein? Sollen zukünftig mehr nachhaltige Produkte zum Einsatz kommen? Wie groß soll die Produktauswahl sein? Bei Bestandskunden liefert außerdem die Bestellhistorie eine Orientierung. Bei Neukunden bietet die Zugehörigkeit der Branche Hinweise auf den Produktbedarf und ob es z. B. eher hochwertigere Produkte nutzt, wie etwa in der Finanzbranche. Entscheidend ist außerdem, wie viele Mitarbeiter in der Produktion und wie viele kaufmännische Mitarbeiter beschäftigt werden oder wie hoch der Grad der Technisierung ist. Denn wo z. B. viele iPads genutzt werden, braucht man weniger Stifte und Papier.

Wählt ein Einkäufer dann einen sogenannten „hard-cut“ können die Mitarbeiter nur die vom Lieferanten vorgegeben Artikel bestellen. Bei einem flexibler angelegten „soft-cut“ muss das Budget gegebenenfalls angepasst werden. Rückwirkend zahlen Office-Depot-Kunden aber nie nach – das Risiko trägt der Händler.

Beurteilung: Office Depot kennt seine Produkte sowie deren Preis-Leistungs-Verhältnis sehr genau. Dieses Wissen nutzt der Kunde mit der Flatrate, um Zeit für wichtigere Einkaufsentscheidungen zu gewinnen. Gleichzeitig lassen sich anhand der KPIs ehrgeizige Ziele konsequent verfolgen. Und einen weiteren entscheidenden Vorteil hat das System: Die Rechnungen lassen sich von meist mehreren Tausend Stück pro Jahr auf nur noch eine im Monat reduzieren. Bei geschätzten Prozesskosten pro bearbeiteter Rechnung von etwa 50 Euro entstehen so nebenbei Einsparungen im sechsstelligen Eurobereich.

Das Modell ist vor allem in Branchen interessant, die einem enormen Kostendruck ausgesetzt sind, etwa im Einzelhandel, bei Automobilzulieferern oder im Gesundheitssektor. Ziel ist es, große Kostenblöcke einzusparen. Das funktioniert aber nur, wenn man stets das große Ziel im Auge behält. Denn wer die erzielten Einsparungen stattdessen durch neu geschaffene Prozesse wieder aufhebt, beispielsweise indem er die Mitarbeiterzahlen häufig überprüfen lässt, hat nichts gewonnen. Office Depot unterstützt seine Kunden auf diesem Weg und erhöht beispielsweise das Monatsbudget erst ab einer Personalsteigerung von fünf Prozent.

Alles aus einer Hand. Value Procurement kann auch bedeuten, dass Kunden bestimmte Produkte über den Händler beziehen, die gar nicht zum Kernsortiment gehören. Für ausgewählte Kunden kann z. B. Office Depot Boaring-Pässe oder individuelle Werbeartikel zur Verfügung stellen. Denn der Prozess ist immer der gleiche: Artikel werden ins Sortiment aufgenommen, der Kunde bestellt ihn im Webshop, die Bestellung leitet der Händler weiter an den Hersteller, und dann wird per Drop-Ship geliefert.

Der Vorteil: Für ein Unternehmen ist es entscheidend, einen Prozess, der einmal aufgesetzt wurde, so umfassend wie möglich zu nutzen. Wurde der Webshop in das Procurement-System integriert, dann macht es Sinn, auch weitere Artikel darüber einzukaufen. Fast 80 Prozent aller Produkte lassen sich über die Standardprozesse abbilden.

Damit Value Procurement zum Erfolg führt, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

Wer diese Voraussetzungen beherzigt, kann mit seinem Lieferanten ganz neue Wege gehen und langfristig profitieren.