Videokonferenzsysteme aus einer Hand

Weltweit 850 Mitarbeiter in England und Deutschland, etwa sechs Millionen Domains, knapp 1,7 Mio. Kunden – das Geschäft der Hosting Europe Group läuft erfolgreich. Das drückt sich auch im wachsenden Umsatz aus, der zuletzt auf etwa 147 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2013 stieg. Am deutschen Standort in Köln beschäftigt das Unternehmen derzeit 460 Mitarbeiter. Ein Erfolgsfaktor für das gesamte Unternehmen ist die enge internationale Zusammenarbeit der Teams. Allerdings war diese bis August 2014 mit hohen Kosten und großem Zeitaufwand verbunden: Für diverse Abstimmungen, Meetings und Brainstormings waren regelmäßig Reisen per Bahn, Auto oder Flugzeug zwischen den europäischen Niederlassungen zu bewältigen. Was aus Zeitgründen nicht „in persona“ geklärt werden konnte, besprachen die Mitarbeiter via Telefonkonferenz. Dabei fehlte allerdings die Möglichkeit, Dokumente in Echtzeit zu präsentieren, zu teilen und zu bearbeiten – ganz abgesehen davon, dass es bei telefonischen Besprechungen leicht zu Missverständnissen in der Kommunikation kommen kann.

Um die eigenen Mitarbeiter zu entlasten und die Prozesse zu beschleunigen, suchte die HEG nach einer Lösung, welche die Vernetzung der neun Tochterfirmen verbessert. Die zentralen Herausforderungen waren zum einen, die internationale Kommunikation in mehreren Sprachen möglichst effizient zu gestalten. Zum anderen sollten die verteilten Firmen eine Lösung an die Hand bekommen, die die globale Kooperation vereinfacht. Schnell stellte der Hosting-Anbieter fest, dass Videokonferenzsysteme dafür ideal sind, da sie neben dem Ton auch Bildinformationen übertragen und darüber hinaus noch weitere Kollaborationstools, wie Dokumenten-Sharing, integrieren. Die Anforderungen an die Videokonferenzlösung sowie an den Service-Provider waren sehr anspruchsvoll:

Als der Anforderungskatalog feststand, wandte sich HEG an Ashton Bentley. Der britische Hersteller von Medientechnik-Mobiliar sowie Videokonferenz- und Telepräsenzlösungen verwies aufgrund guter Erfahrungen auf den deutschen Full-Service-Dienstleister GMS Global Media Services. Mit dem Eschborner Unternehmen verbindet Ashton Bentley eine für Deutschland exklusiv geltende Partnerschaft.

Bei HEG wurde die Entscheidung schnell getroffen: „Uns überzeugte das umfassende Angebot von GMS, das von Beratung über die Installation bis hin zum Support reicht. Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis war top. Deshalb versprachen wir uns einen großen Effizienzgewinn und höhere Zufriedenheit bei unseren Mitarbeitern an allen Standorten“, so Carsten Link, der als Head of IT das Videokonferenzprojekt bei HEG leitet. Diese Argumente belegen auch aktuelle

Forschungsergebnisse: Wie eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation aus dem Jahr 2013 herausfand, fühlen sich die Teilnehmer einer Videokonferenz im Schnitt besser in das Gespräch eingebunden, diskutieren viel offener und empfinden deshalb die Arbeitsatmosphäre angenehmer als bei einer Telefonkonferenz.

Jürgen Carbon, Partnership und Alliance Manager bei GMS Global Media Services und verantwortlich für das HEG-Projekt, sieht dieses Ergebnis in der Praxis bestätigt: „Immer mehr Unternehmen führen Videokonferenzsysteme zur Optimierung ihrer internationalen Zusammenarbeit ein. Die technische Entwicklung macht dies möglich. Den meisten Unternehmen ist es jedoch wichtig, einen erfahrenen Partner an der Seite zu haben, der auf Unified Communications spezialisiert ist und alle Dienstleistungen aus einer Hand liefert.“ Nach umfangreichen Beratungsgesprächen zur Bedarfsermittlung begann das Projektteam mit der Einführung: An jedem der insgesamt 13 Standorte in fünf Ländern (Großbritannien, Deutschland, Österreich, Schweiz und Spanien) betreute ein GMS-Servicepartner die Installation des Systems. Die neue Konferenzraumtechnik bei HEG besteht aus zwei Elementen:

1. GMS implementierte die Videokonferenzlösung von StarLeaf, einem britischen Anbieter von Videostreaming- und Cloud-Produkten. Zentrales Werkzeug der Technologie ist der sogenannte Breeze Client, der Echtzeitkommunikation über Bild und Ton ermöglicht. Die einfache Einrichtung und Bedienung der Videokonferenz-Endgeräte erlaubt bis zu 16 Anwendern, schnell mit den neuen Kollaborationswerkzeugen zu arbeiten. Zusätzlich sind die Produkte kompatibel zu anderen gängigen Videokonferenzlösungen – das sorgt für Investitionsschutz. Durch die Kombination der beiden Lösungsmodule ließen sich die zuvor eingesetzten Systeme von Tandberg ohne großen Aufwand ersetzen. Nach einer Testphase (Trial Set-up), die GMS nach erfolgreicher Installation durchführte, waren alle Niederlassungen in der Lage, mit der neuen Konferenzraumtechnik zu arbeiten.

Die Mitarbeiter an den Standorten waren schnell von der Funktionalität der Dienstleistung überzeugt. „Die Videokonferenzen sind einfach zu starten und zu bedienen. Außerdem bieten sie dank zweier Monitore die Möglichkeit, zusätzlich zum Videostream auch Bildschirminhalte zu teilen. Dass die Technik dabei auch noch schick aussieht, ist ein willkommener Bonus“, berichtet Carsten Link, Head of IT bei HEG.

2. Das zweite Element besteht in dem speziellen Mobiliar von Ashton Bentley. Im Mittelpunkt der eingesetzten Lösungen stehen die sogenannten Presenter – Allround-Systeme inklusive Display, die beliebig erweitert werden können. Die Produkte des britischen Herstellers lassen sich in kurzer Zeit und ohne Hilfsmittel zusammensetzen. Die einfache Montage spart Zeit und erlaubt, vorhandene Hardware wie Displays einfach zu integrieren. Neben Investitionsschutz legt Ashton Bentley besonderen Wert auf Umweltverträglichkeit und achtet darauf, möglichst energieschonende Technologien wie LEDs einzusetzen.

Die eingesetzten Videokonferenzlösungen und der Service von GMS vereinfachen die Zusammenarbeit der internationalen HEG-Standorte. Absprachen verlaufen wesentlich schneller und ergiebiger. „Statt Geschäftsreisen freuen sich die Kollegen darauf, abends Zeit mit der Familie zu verbringen, statt in einem fremden Hotelzimmer in London oder Köln zu übernachten“, stellt Carsten Link fest.