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Vorbereitung ist alles

Meetings
Vorbereitung ist alles

Eine gute Vorbereitung ist das A & O jedes Meetings (Foto: © Andreas Wolf - Fotolia.com)
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Meetings sind notwendig. Bei ungenügender Vorbereitung oder fehlender Moderation bringen sie aber nicht die gewünschten Ergebnisse und die Teilnehmer verlassen die Besprechung unzufrieden. Doch wie werden Meetings zum Erfolg?

Als Leiter eines Meetings ist es wichtig, darauf zu achten, dass alle Teilnehmer vorab wissen, worum es geht. Sonst läuft der Organisator Gefahr, dass Mitarbeiter unvorbereitet erscheinen und er daran schuld ist. Außerdem ist es wichtig, auf die richtige Atmosphäre zu achten. Dazu gehören gute Sitzgelegenheiten, funktionierende Technik und Getränke sowie angenehme Temperatur- und Lichtverhältnisse. Wer schlecht vorbereitet ist, verschwendet die Zeit seiner Mitarbeiter und ist äußerst unhöflich.

Es ist von jedem Teilnehmer darauf zu achten pünktlich zu sein. Man sollte fünf Minuten vor Beginn des Meetings anwesend sein. Halten Sie immer die Nummer Ihres Gesprächspartners bereit, falls man sich verspätet. Ist man bei einem externen Meeting neu , sollte man sich dem Sitzungsleiter vorstellen. Er wird die Person dann in der Runde begrüßen und vorstellen. Wurde der Termin für eine Besprechung telefonisch vereinbart, muss unbedingt noch eine Einladung per Email an alle Beteiligten geschickt werden. Dank der Terminkalender-funktion des Emailsystems können die Gesprächpartner den Termin leicht übertragen. Außerdem ist so jedem klar, wer die Verantwortung für das Meeting hat, und Ansprechpartner ist. In der Email sollte auch noch einmal auf den Gesprächsinhalt hingewiesen werden und gegebenenfalls. die Agenda hinzugefügt werden. Zudem muss der Veranstaltungsort in der Email mitgeteilt werden. Für externe Gäste sollte eine Wegbeschreibung beigefügt sein. Der Gastgeber sollte seine Hilfe anbieten, falls es Schwierigkeiten mit der Anreise gibt oder Hotelbuchungen nötig sind.
Vor der Besprechung muss dafür gesorgt sein,, dass alle nötigen Arbeitsmaterialien bereit liegen. Der Gastgeber schaut seine eigenen Unterlagen selbstverständlich noch einmal durch und prüft sie auf Vollständigkeit. Zudem sollten die unterlagen in ausreichender Menge kopiert sein, um sie weiterreichen zu können. Auf Flipcharts und Whiteboards sollten sich keine Spuren des vorangegangenen Meetings mehr befinden. Vor dem Meeting muss festgestellt werden, dass Beamer und/oder Projektoren funktionieren, Stifte für Flipchart und Whiteboard vorhanden sind und gegebenenfalls Wasser, Kaffee und Gebäck bereit stehen, sodass Sie dies nicht erledigen müssen, wenn Ihre Gäste bereits angekommen sind.
Als Gastgeber ist es auch an Ihnen, den Gästen einen Platz anzubieten und sie miteinander bekannt zu machen. dabei wird dem Ranghöheren immer der Rangniedrigere vorgestellt. Sehr hilfreich ist es auch, dessen dessen Aufgabe kurz zu erläutern. Als Teilnehmer eines Meetings muss zuvor sichergestellt sein, dass Visitenkarten in ausreichender Menge bei sich geführt werden. Diese sollten aktuell sein, und selbstverständlich weder verknickt noch schmutzig, auch die Ränder. Geben Sie Ihrem Gesprächspartner unaufgefordert ein Exemplar. Reicht man Ihnen eine Visitenkarte, sollten Sie diese unbedingt lesen. Stecken Sie sie unbeachtet ein, wirkt das desinteressiert. Auch Gesprächsnotizen auf der Visitenkarte, das Knicken oder gar Vergessen derselben ist ausgesprochen unhöflich.
Gerade wenn Sie vor Kollegen sprechen, sollten Sie sich in kurzen, klaren Sätzen ausdrücken. Worte wie „vielleicht“ oder „eventuell“ müssen aus dem eigenen Wortschatz gestrichen werden – sie lassen Sie schnell unsicher wirken. Halten Sie sich auch an die vorgegebene Redezeit. So gewinnen Sie die Sympathien Ihres Publikums.
Im Meetingraum, beim Geschäftsessen oder bei offiziellen Anlässen dürfen Sie Ihr Jackett oder Ihre Kostümjacke erst ablegen, wenn die Gastgeber Sie dazu auffordern oder es vormachen. Stoßen Sie zu einer Gruppe, die sich bereits „entspannt“, fragen Sie erst. Werden Ihnen Getränke angeboten, sollten Sie annehmen. So geben Sie Ihrem Gegenüber die Möglichkeit, ein guter Gastgeber zu sein. Mit exotischen Wünschen bringen Sie Ihren Gastgeber allerdings in Verlegenheit. Wenn alle Förmlichkeiten ausgetauscht sind, können sich alle Anwesenden auf das eigentliche Thema des Meetings konzentrieren. cm
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