Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen

Unter Mitarbeitergesprächen sind Gespräche zwischen einem bzw. einer Mitarbeiter(in) und dem bzw. der Vorgesetzten zu verstehen. Es handelt sich also um 2-Personen-Gespräche, in denen der Mitarbeiter das Thema ist. Teilweise werden in der Literatur auch kleine oder größere Besprechungen zwischen Vorgesetztem und seinen Mitarbeitern als Mitarbeitergespräche bezeichnet. Wenngleich vieles der nachfolgenden Ausführungen auch für solche Gesprächsformen zutreffend ist, sind Besprechungen nicht Gegenstand der Beiträge.

Mitarbeitergespräche haben sowohl für die Führungskräfte als auch für die Mitarbeiter eine gravierende Bedeutung. Die Kommunikation ist ein wesentliches Hilfsmittel oder Werkzeug im Führungsprozeß; erfolgreiche Personalführung ohne Kommunikation ist in der Praxis undenkbar. Die Gespräche dienen zum einen – ganz sachlich gesehen – dem Informationsaustausch zwischen Vorgesetzten und ihren Mitarbeitern. Zum andern stellen sie aber eine Säule der Kontaktpflege und – wenn sie gut geführt werden – der Vertrauensschaffung dar.

Konkrete Themen in Mitarbeitergesprächen können z.B. Zielvereinbarungen, Beurteilungen, Maßnahmen zur Leistungssteigerung, persönliche und fachliche Entwicklungsziele und -wege, Motivation oder Arbeitszufriedenheit sein.

Die Bedeutung der Mitarbeitergespräche ist vielen Führungskräften bewußt. Dennoch bleibt häufig die solide Vorbereitung auf der Strecke, meist begründet durch Zeitmangel. Als Folge davon werden die Gesprächsziele nicht erreicht, verlaufen Gespräche ineffizient und zeitraubend oder es kommt zu Situationen, z.B. dem Überraschtwerden von Gegenargumenten, die bei guter Vorbereitung vermeidbar gewesen wären.

In der Praxis sind nicht alle Vorbereitungsschritte vor jedem Gespräch komplett zu durchlaufen. Je nach Gesprächsanlaß und -partner genügen Teile hiervon. Selbstverständlich gibt es auch Mitarbeitergespräche, wie beispielsweise den smalltalk in der Kantine oder im Aufzug, die keiner Vorbereitung bedürfen. Wichtig ist hierbei allerdings, die smalltalks auf dieser Ebene zu belassen und sie nicht schleichend z.B. in ein Kritik- oder Entwicklungsgespräch zu überführen, das ohne Vorbereitung nur selten Erfolg haben kann.

Die Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch gliedert sich in folgende Bereiche:

–Gesprächsziel

–Argumentation

–Mitarbeiterperspektive

–Gesprächsablauf

–Termine und Raum

–Einstellung auf Gespräch

Die präzise Definition des Ziels eines Mitarbeitergespräches ist der erste grundlegende Schritt der Vorbereitung. Die Zielformulierung muß eine klare Auskunft darüber geben, was am Ende des Mitarbeitergespräches erreicht sein soll. In der betrieblichen Praxis läßt sich immer wieder beobachten, daß Mitarbeitergespräche mit unklaren Zielen vorbereitet und auch geführt werden. So ist beispielsweise die Zielsetzung, mit dem Mitarbeiter Lässig über seine Leistung zu sprechen, zu ungenau definiert. „Über die Leistung zu sprechen“ kann heißen, daß

–der Vorgesetzte dem Mitarbeiter Lässig sagt, wie er dessen Leistung beurteilt oder

–der Vorgesetzte vom Mitarbeiter erfahren will, wie er seine Leistung sieht oder

–sich beide darüber unterhalten, anhand welcher Kriterien die Leistung von bewertet werden kann oder

–beide zu einem gemeinsam akzeptierten Ergebnis der Leistungsbeurteilung kommen etc.

Gleichermaßen ist bei einem solchen Gespräch zu überlegen und auch in der Zielsetzung zu definieren, ob nur über das Leistungsergebnis gesprochen werden soll oder ob z.B. auch Maßnahmen zur Leistungssteigerung oder die Motivation des Mitarbeiters zur Leistungsverbesserung zum angestrebten Gesprächsergebnis zählen.

Die Ausarbeitung der Argumente, die dem Mitarbeiter im Gespräch als Begründung für die Zielvereinbarung, Beurteilung oder dgl. genannt werden sollen, ist der nächste Schritt in der Vorbereitung eines Mitarbeitergespräches. Diesem Teil der Vorbereitung kommt eine grundlegende Bedeutung zu, wenn Einwände seitens des Mitarbeiters zu erwarten sind. Insbesondere kritische und qualifizierte Mitarbeiter erwarten von ihren Vorgesetzten, daß diese ihre Meinung fundiert begründen und sie ihre Mitarbeiter überzeugen. Die Qualität der Argumente spielt dabei eine wesentliche Rolle.

Die Betrachtung des Mitarbeitergespräches aus der Sicht des Mitarbeiters hängt mit der Vorbereitung der Argumentation eng zusammen. Als Minimum sollte sich der Vorgesetzte auf der Basis seiner bisherigen Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter folgende Fragen stellen:

–Wie wird der Mitarbeiter auf die anzusprechenden Themen, z.B. Beurteilung oder Karriereschritte reagieren?

–Wird der Mitarbeiter sich meiner Meinung anschließen?

–Welche (Gegen-)Argumente kann er meinen Argumenten gegenüberstellen?

–Erwartet der Mitarbeiter, daß ich mit ihm auch über andere, als die von mir geplanten Themen spreche? Gibt es offene Themen?

Das Nachdenken über diese Fragestellung ist zum einen wichtig für die Planung des Gesprächsablaufs und zum andern kann es dazu beitragen, Überraschungen zu vermeiden. Vielfach werden Mitarbeitergespräche von Führungskräften nur aus der eigenen Sichtweise vorbereitet, ohne zu prüfen, ob ihre eigenen Annahmen, ihr zugrundegelegtes Menschenbild etc. auch für den jeweiligen Mitarbeiter zutreffen.

Ein junger, karriereorientierter Abteilungsleiter wurde beispielsweise in einem Entwicklungsgespräch völlig überrascht, als er seinem besten Einkäufer eine Gruppenleiterstelle, verbunden mit einem 40-Stunden-Vertrag anbot. Dieser lehnte nämlich dankend ab. Ihm machte sein jetziger Job Spaß und ein Aufstieg wäre mit seinen zahlreichen Hobbies nicht vereinbar gewesen.

Diese momentane Überraschung hätte – so auch die spätere Erkenntnis des Abteilungsleiters – vermieden werden können. Beim Nachdenken über diese Offerte aus der Sicht des Mitarbeiters war die Reaktion absehbar.

Neben den Inhalten sollte auch der grobe Ablauf des Mitarbeitergespräches Gegenstand der Vorbereitung sein. Bewußt ist hier nur der „grobe Ablauf“ angesprochen, da eine zu detaillierte und feine Planung sehr schnell zu steifen, verkrampften Gesprächen „nach Fahrplan“ führt, bei denen Spontanität und Dynamik keinen Platz mehr finden.

In der Vorbereitung des groben Ablaufs kann beispielsweise überlegt werden, welches Thema sich für den Anfang und zur Schaffung einer angenehmen Atmosphäre eignet: Gibt es gemeinsame Hobbies oder Interessen? Hat der Mitarbeiter in letzter Zeit einen interessanten Urlaub verbracht? etc.

Ferner sollte der Vorgesetzte überlegen, wie er das Gesprächsthema behandeln will. Neben der Variante, daß der Vorgesetzte seine Meinung mit den entsprechenden Gründen als erster kundtut, ist denkbar, zuerst den Mitarbeiter um seine Meinung zu bitten und sich im Anschluß daran zu äußern. Beide Vorgehensweisen haben Vor- und Nachteile.

Zur Vorbereitung gehört ebenfalls, frühzeitig über geeignete Termine und Besprechungsräume nachzudenken. Bei den Terminen ist die Planung -sofern möglich – auch aus der Sicht des Mitarbeiters zu machen. Mitarbeitergespräche sollten weder unmittelbar vor oder nach längeren Urlauben oder Dienstreisen liegen, noch am Montagvormittag oder am Freitagnachmittag stattfinden. Ferner sind die Termine so zu legen, daß das Gespräch von beiden Teilnehmern ohne Zeitdruck geführt werden kann.

Die für das Mitarbeitergespräch gewählten Termine sind den Mitarbeitern rechtzeitig bekanntzugeben. Sie müssen die Möglichkeit haben, sich in Ruhe auf das Gespräch vorzubereiten. Eine Ankündigungsfrist von mindestens 2-3 Tagen ist anstrebenswert.

Der Raum für ein Mitarbeitergespräch muß einen ungestörten Dialog ermöglichen. Ebensowenig wie offene Besprechungsecken sind Arbeitszimmer geeignet, in denen es zu Unterbrechungen durch Telefonate oder Besucher kommt.

Bei der Sitzordnung im Mitarbeitergespräch ist das Übereck-Sitzen an rechteckigen Tischen bzw. das Sitzen im 90-135-Winkel an runden Tischen wesentlich besser als das oftmals gewählte Gegenübersitzen.

Zu den letzten Vorbereitungsmaßnahmen gehört es, sich auf das Mitarbeitergespräch inhaltlich und persönlich einzustellen. Dies bedeutet, sich beispielsweise 5 Minuten vor dem Gespräch nochmals bewußt zu machen, wer kommt, was ist das Ziel, wie will ich das Gespräch führen etc.

Wichtig ist, entspannt in ein Mitarbeitergespräch einzutreten und sich als Vorgesetzter auch bewußt zu machen, was dieses Gespräch für den Mitarbeiter bedeutet und mit welcher Erwartung er kommt.

Insbesondere für Führungskräfte, die selten oder erst seit kurzem Mitarbeitergespräche führen, ist es empfehlenswert, vor dem Gespräch einige Stichpunkte schriftlich festzuhalten und mit in das Gespräch zu nehmen.

Prof. Dr. Rupert E. Bardens lehrt an der Hochschule für Wirtschaft und Technik in Heide. Seine Hauptarbeitsgebiete sind Mitarbeiterführung, Personalwesen, Organisation und Kommunikation. Zuvor war Bardens in verschiedenen industriellen Führungsaufgaben tätig.

Welche Ziele haben Sie bei dem Mitarbeitergespräch?

Haben Sie diese Ziele präzise formuliert ?

Welche Argumente sprechen für Ihren Standpunkt im Mitarbeitergespräch ?

Mit welchen Argumenten können Sie den Mitarbeiter überzeugen ?

Haben Sie überlegt, wie der Mitarbeiter zu diesen Zielen und Argumenten steht ?

Wie werden Sie evtl. Gegenargumenten oder anderen Zielen begegnen ?

Wie soll das Gespräch ablaufen ?

Welcher Termin ist für den Mitarbeiter und für Sie geeignet ?

Wo soll das Gespräch stattfinden ?

Informieren Sie Ihren Mitarbeiter rechtzeitig !

Haben Sie sich die wesentlichen Punkte für das Gespräch notiert ?