Eine Vielzahl von Gesetzen, Vorschriften und Normen reglementieren den betrieblichen Alltag. Allein schon nur wegen ihrer Anzahl wird es zunehmend schwieriger deren Einhaltung zu gewährleisten. Auf deren anderen Seiten können Verstöße gegen diese Regeln aber erhebliche Schäden verursachen. Eine Lösung kann sein, die Organisation des Compliance-Systems an einen Dienstleister zu vergeben. Georg Ackerman von der Martin Mantz stellt dar, wie sie dabei vorgehen.
Die Selbstverpflichtung zur Rechtskonformität ist inzwischen eine Selbstverständlichkeit. Mit der Größe des Unternehmens und der Zahl seiner Standorte wächst die Herausforderung, Rechtskonformität effizient zu organisieren: Entgegen allen Versprechungen der Politik steigt die Zahl der Rechtsvorschriften, Satzungen, technischen und berufsgenossenschaftlichen Regeln und Empfehlungen. Verpflichtungen aus Verträgen und internen Richtlinien müssen auch berücksichtigt werden. Die Behörden verstärken die Überwachung der Betriebe. Haftpflichtversicherer verlangen, Haftungsrisiken zu minimieren. Die Gerichte legen in Haftungsfällen zunehmend strengere Maßstäbe an. Für Auditoren ist im Rahmen von Zertifizierungen eine rechtssichere Organisation ein zentraler Punkt der Bewertung. Spektakuläre Unfälle haben Unternehmensleitungen und Mitarbeiter für Rechtstreue, Arbeitsschutz, Umweltschutz und Vorbeugung von Haftungsfällen sensibilisiert.
Ein Compliance-Management-System einzurichten und zu pflegen, gestaltet sich speziell für große Unternehmen mit einer Vielzahl von Standorten und drei- bis vierstelligen Mitarbeiterzahlen sehr aufwändig noch dazu, wenn die Standorte auf unterschiedlichen Arbeitsfeldern tätig sind. Das Auffinden der standortbezogen relevanten Rechtsgrundlagen und ihrer Änderungen, das Ausarbeiten von Handlungspflichten und ihre Aktualisierung sowie die dazugehörenden Dokumentationen binden enorm viel Arbeitskraft.
Angesichts des Aufwandes, der mit der betriebseigenen Erstellung und Aktualisierung eines Compliance-Managementsystems verbunden ist, erweist sich für Unternehmen mit mehreren Standorten und zahlreicher Belegschaft ein Outsourcing mit Einsatz eines EDV-basierten Systems als sinnvoll. Ein solches System muss
- alle einschlägigen Rechtsvorschriften systematisch und übersichtlich darstellen,
- eindeutige Verantwortlichkeiten festlegen und klare Handlungsanweisungen bereitstellen,
- eine transparente Nachverfolgung der Umsetzung im Unternehmen ermöglichen,
- eine lückenlose Dokumentation für den Haftungsfall (gerichtsfest) ermöglichen,
- für die betrieblichen Erfordernisse maßgeschneidert sein,
- ebenso maßgeschneidert aktualisiert werden.
Dabei reicht es nicht aus, wenn nur die Datenbankstrukturen und/oder ein Rechtskataster zur Verfügung gestellt werden und das Unternehmen eigenhändig ein Rechtskataster und daraus konkrete Handlungspflichten (Aufgaben) erarbeiten und aktualisieren muss.
Eine Lösung kann sein, das komplette Compliance-Management System an einen externen Dienstleister zu outsourcen. Ein erfahrener Anbieter in diesem Bereich ist die Martin Mantz GmbH aus dem unterfränkischen Niedernberg, die als international tätiger Partner für Industrie- und Dienstleistungsunternehmen nachhaltige und effiziente Lösungen für das Compliance-Management anbietet.
1. Grundlagenermittlung
Im ersten Schritt ermittelt ein interdisziplinäres Team anhand von Checklisten alle relevanten Unterlagen. Auf der Basis dieser Informationen wird ein detaillierten Projektplan mit Angaben über die zeitliche Abfolge der weiteren Projektschritte ausgearbeitet.
2. Compliance-Audit
In einem anschließenden Compliance-Audit vor Ort werden die individuell relevanten und standortbezogenen Rechtsvorschriften, die dazu gehörenden Prozesse und deren Einhaltung geprüft. Das Vor-Ort-Audit umfasst:
- eine Begehung aller relevanten Bereiche des Unternehmens und seiner Standorte,
- Gespräche mit der Geschäftsleitung und den Bereichsverantwortlichen und
- die Prüfung der Unterlagen und betriebsinternen Dokumente vor Ort auf Übereinstimmung mit dem geltenden Recht.
Ein Auditbericht fasst die Ergebnisse zusammen und gibt den während des Audits festgestellten Erfüllungsgrad der jeweiligen Rechtspflichten wieder. Er ermöglicht dem Kunden bereits einen ersten Überblick über den Status der Rechtssicherheit in seinem Unternehmen.
Dem Bericht angegliedert ist außerdem ein Rechtskataster mit sämtlichen standortbezogen einzuhaltenden Rechtsvorschriften.
3. Aufgabenkatalog und Implementierung
Auf Grundlage der Ergebnisse des Compliance-Audits und des Rechtskatasters entsteht softwareunterstützt ein detaillierter, standort- und praxisbezogener Aufgabenkatalog mit verständlichen, leicht umsetzbaren Handlungspflichten, angepasst an die Besonderheiten der auditierten Standorte. Die Aufgaben sind mit einem Intervall versehen, innerhalb dessen sie zu erfüllen sind. Sie werden durch Erläuterungen zum besseren Verständnis ergänzt.
4. Einweisung in das System
Im nächsten Schritt kann ein eigenes Comliance-Management- System implementiert werden und die Veranwortlichen im Unternehmen der Anwendung und den Funktionen der Software vertraut gemacht.
5. Delegation
Das Unternehmen weist die Handlungspflichten nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Delegation im Hinblick auf die richtige Auswahl, Schulung und Überwachung namentlich festgelegten Mitarbeitern zu. Die Experten begleiten die Umsetzung beratend.
6. Aktualisierung
Der Inhalt des Compliance-ManagementSystems wird regelmäßig aktualisiert. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten Vorschriften und rechtlichen Handlungspflichten in aktueller Fassung zur Verfügung stehen. Grundlage für die Aktualisierung sind geänderte/neue Rechtsvorschriften und/oder geänderte Betriebssituationen. Die betrieblichen Änderungen werden im jährlichen Rhythmus abgefragt. Auf Anforderung wird ein Organisationshandbuch erstellt, in dem auch die Unternehmensgrundsätze enthalten sind. Zusätzlich stehen Telefon-Support, Workshops und Einzel-Coachings zur Verfügung.
Das Ergebnis ist eine rechtssichere, transparente und praxisgerechte Organisation des Unternehmens mit allen seinen Standorten.
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