Dynamische Lösungen zur Bestell- und Lieferoptimierung

Wissensmanagement mit Technik und Komfort

Für alle, die gern die Nase vorn haben: dynamische Entwicklungen zur Bestell- und Lieferoptimierung, Aufbau von nutzer-optimierten Online-Lösungen
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Wie drei Partner das Beschaffungssystem für kommunale Unternehmen revolutioniert haben: rhenag, M-Exchange AG und A. Stein’sche Buchhandlung.

Stellen Sie sich vor, Sie vermitteln deutschlandweit alles an kommunale Energieversorger und Stadtwerke, was sie brauchen: ob Rohre oder Werkzeug, Fahrzeuge oder Kugelschreiber, Software oder Fachliteratur. Dazu unterhalten Sie – etwa für den Rohr- und Tiefbau – Arbeitskreise, die den Markt beobachten, neue Standards entwickeln, Empfehlungen aussprechen und Einkaufsverhandlungen führen. Und Sie brauchen auf der anderen Seite ein komplexes Informationssystem, das Ihren Abnehmern sämtliche Angaben zu jedem Artikel der Warengruppen stets aktuell zugänglich macht.

Das ist die Aufgabe von Jörg Koch, Leiter Einkauf/Materialwirtschaft bei der rhenag, Rheinische Energie AG. Die rhenag ist ein überregionales Energieversorgungsunternehmen und spezialisiert auf Kooperationen mit Stadtwerken und Kommunen. Denn die operative Praxis im eigenen Energiegeschäft hat zu Erfahrungswerten und Serviceleistungen geführt, die die rhenag heute nicht nur den eigenen Verbundpartnern, sondern deutschlandweit anbietet.
Dazu gehören gebündelte Einkaufsprozesse in Rahmenverträgen, die die rhenag bis vor rund einem Jahr für ihre Kunden in großen gelben Papierbündeln dokumentierte. Auf der Suche nach neuen Lösungen sprach Koch mit zwei ganz verschiedenen Experten: Die M-Exchange AG aus Lohmar ist IT-Spezialist und Betreiber von „utility-gate“, einer Internet-Beschaffungsplattform für kommunale Versorgungs- und Verkehrsunternehmen. Einer ihrer gemeinsamen Lieferanten ist Alexander Stein von der A. Stein’schen Buchhandlung in Werl. Der jüngste Spross der ältesten Buchhandlung Deutschlands (seit Gründung 1713 ununterbrochen in Familienbesitz) hat ein besonderes Talent für zukunftsgerechte Entwicklungen.
Zukunftsgerechte Entwicklungen
„Die Stein’sche hat als Erste angeboten, gemeinsame Prozesse zu gestalten, die wir wiederum unseren Abnehmern zur Verfügung stellen“, berichtet Koch.
Stein liefert Fachliteratur, Zeitungen, E-Journals, Normen usw. an öffentliche Auftraggeber und Firmen. Seine Prozessabläufe passen sich der EDV des Kunden an und gestalten sich systemkonform von Bestellung bis Rechnungsprüfung.
Mit der rhenag-Kundennummer im Stein’schen Firmenportal einkaufen? Kein Problem! Rund 120 Warengruppen webbasiert darstellen, mit Beschreibungen, Preisen, Konditionen hinterlegen? Da war die M-Exchange gefragt, die auf den kommunalen Märkten zuhause ist.
Auf der gemeinsamen Grundlage waren die Ziele klar: Mit standardisierten Abläufen und schnellen Prozessen Zeit und Arbeit (= Kosten) einsparen. Ergebnis ist ein Rahmenvertrags-portal, mit dem die rhenag ihren Nutzern online umfassenden Überblick über Hersteller, Produkte und Konditionen bietet. „Wir haben ein Informationssystem gebaut, das mehr als 200 Lieferanten und ihre Angebote abbildet und täglich aktualisiert werden kann“, erklärt Manfred Berner, Vorstand der M-Exchange AG.
Marktvorsprung schaffen
Hier liegt die Zukunft der Märkte, ist Berner überzeugt: „Diese Informationsphilosophie denkt unternehmensübergreifend. Sie macht immer mehr Informationen verwertbar, schafft zunehmend Transparenz, erleichtert das Auffinden von Produkten und Dienstleistungen, die Rechnungsabwicklung und das Controlling bis hin zur strategischen Auswertung.“
Die kurzen Wege haben sich bewährt, so Koch: „Vorher wuchs die Zahl der Nachfragen ständig. Mit der webbasierten Lösung reichen wir schnell und direkt bis in die Fachabteilungen. Alle Informationen liegen rechtzeitig für die Budgetplanung vor.“ Und das ist noch nicht alles: „Alle Beteiligten können ihre Prozesse verschlanken, die vorteilhaften Einkaufskonditionen werden stärker genutzt. Nur so können wir gute Preise auch in Zukunft halten“, schildert Koch. „Es gibt keinen am Markt, der so informiert.“
In Phase 2, die bei M-Exchange schon in Arbeit ist, schmiegt sich die Datenbank noch viel enger an ihre Nutzer an: Im Portal gibt es die Rahmenvertragsdatenbank, den Artikelkatalog, die Integration in das Bestellsystem der Stadtwerke, bei der wiederum die M-Exchange unterstützen kann, und weitere zukünftige Bausteine. Jeder kann dann gemäß seiner eigenen Organisationsstrukturen entscheiden, ob und wie er Such- und Bestellfunktionen nutzen will, die wiederum die Lieferanten direkt einstellen können.
Das Warenangebot der Buchhandlung umfasst rund 8,5 Millionen deutsch- und fremdsprachige Titel weltweit, Abonnements und Periodika, Zeitungen und Zeitschriften und allein eine Viertelmillion Objekte in Datenform. Stein hält Kontakt zu weltweit rund 30 000 Verlagen und garantiert so die tägliche Verfügbarkeit der lieferbaren Titel. Neben der Betreuung großer Büchersammlungen z. B. von Kliniken, Stadtverwaltungen und juristischen Bibliotheken hat sie Dienstleistungen und Softwarelösungen rund um nationale und internationale Sach- und Fachmedien geschaffen.
Dank der unterschiedlichen Schnittstellenanbindungen spricht die Stein’sche Logistik jeweils die Sprache des Kundenrechners, z. B. SAP oder, wie bei der rhenag, LIMA. Parallel gewährt der Buchversand seinen Geschäftskunden Zugriff auf ihre Datenbanken und übernimmt die aufwändige Buch- und Themenrecherche in allen Fachgebieten.
Dem E-Procurement-System gelingen Kosteneinsparungen von bis zu 20 Prozent: Dezentrale Bestellung und Belieferung bei zentraler Abrechnung und Kontrolle. Betriebsinterne Vorgänge erfolgen ohne Medienbruch. Der Effekt für den Kunden: Der Dienstleister liefert das gefragte Wissen punktgenau und erlaubt im Unternehmen die Verteilung entlang der internen Geschäftsprozesse.
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