Zeitplanung ist Erfolgsplanung

Häufig wird Zeitmanagement auch synonym mit dem Begriff Arbeitsmethodik gebraucht. Zeitmanagement wendet sich vorrangig an Menschen mit unstrukturierter Arbeitsweise, an Menschen, die beispielsweise als Führungskraft oder bei Projektarbeiten immer wieder andere Tätigkeiten haben, die sich also an Zielen und Terminen orientieren müssen. Der prinzipienorientierte Ansatz des Zeitmanagements bietet statt einer weiteren Uhr einen Kompass – denn wichtiger als Schnelligkeit ist das Ziel. Das traditionelle Zeitmanagement dagegen bewegt sich im Rahmen des Leistungsgedankens, und legt uns nahe, angestrebte Ziele ohne Rücksicht auf Verluste zu erreichen.

Unsere segmentierte, mechanistische Gesellschaft ist wie ein in ständigem Wandel begriffenes Kaleidoskop, wir klammern uns an Methoden, Strukturen und Systeme, um unser Leben auf etwas Bedienbares zu stützen. Jedoch Stück für Stück werden sie von neuen Herausforderungen hinweggefegt. Das verlangt Flexibilität und Konzentration auf das Wichtige. Denn nur wer das Wichtige kennt und auch tut, statt bloß auf Dringendes zu reagieren, kann den Weg zum Wesentlichen finden – mehr Dinge schneller zu tun ist kein Ersatz dafür, das Richtige zu tun! Jede Aufgabe wird mit einer Priorität versehen, niedrige, mittlere und hohe Priorität. Aufgaben mit hoher Priorität werden grundsätzlich zuerst angepackt, völlig unabhängig davon, wie unangenehm sie sind oder wie viele unwichtige Aufgaben gleichzeitig anstehen. Wer streng nach Prioritäten vorgeht, ist stets sicher, dass er an seiner wichtigsten Aufgabe arbeitet. Selbst wenn das Tagespensum nicht erledigt werden kann, ist man sich doch sicher, wenigstens die wichtigsten Ziele erreicht und nicht die Zeit mit Nebensächlichkeiten vertrödelt zu haben. Aber Prioritäten ändern sich ständig. Manchmal werden Aufgaben mit der Zeit wichtiger, insbesondere auch, weil ihre Vielzahl die Übersicht mindert. Somit ist die Orientierung der Prioritäten an den Zielen erforderlich und nicht nur an den Notwendigkeiten des Tagesgeschäfts. Zeitmanagement kann dazu beitragen, den objektiven Umgang mit Prioritäten zu fördern.

Das Eisenhower-Prinzip wurde dafür geschaffen, uns systematisch dazu zu bewegen, doch das Wichtigste zuerst zu tun und die eiligen, aber eigentlich unwichtigen Aufgaben liegen zu lassen, anderen zu übertragen oder einfach dem Papierkorb zu übergeben. Dabei teilen wir unsere Aufgaben und Ziele auf nach zwei Kriterien: Sind sie wichtig oder unwichtig? Und sind sie eilig oder nicht eilig?

So gelangen wir zu vier Gruppen von Aufgaben:

•Aufgaben, die sowohl wichtig als auch eilig sind

•Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind

•Aufgaben, die unwichtig, dafür aber sehr eilig sind

•Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind.

Nach Eisenhower ist nun folgendermaßen zu verfahren: Alle Aufgaben, die sowohl unwichtig als auch nicht eilig sind, werfen wir in den Papierkorb. Sind die Aufgaben zwar unwichtig, aber eilig, dann delegieren wir sie an unsere Mitarbeiter. Die wichtigen Aufgaben, die nicht eilig sind, übertragen wir in unsere Zeitplanung und sorgen dafür, dass sie zur rechten Zeit tatsächlich angepackt werden. Die Aufgaben, die gleichzeitig wichtig und eilig sind, packen wir sofort an.

Das Eisenhower-Prinzip sitzt direkt an der Nahtstelle zwischen Arbeitsmethodik und Strategie. Als praktischer Ansatzpunkt für das oft als theoretisch empfundene, aber doch wichtige Gebiet der persönlichen Strategie und als gedanklicher Anhaltspunkt, der verhindern hilft, dass unser Zeitmanagement zum einfachen Verwalten der Zeit verkommt.

Unsere knappe Zeit und Energie sollte möglichst wirkungsvoll eingesetzt werden. Es gibt eine Fülle von Methoden rund um das Zeitmanagement. Wesentliche Gebiete sind nicht nur Bewusstseinsbildung, Ergänzung handwerklicher Details oder das Aufzeigen von Alternativen.

Optimales Zeitmanagement besteht nicht aus einer Sammlung von Tipps und Tricks, sondern aus einer Methode. Es geht darum, Ziele und Erfolge zu planen – ein Zeitplanbuch wird benötigt. Termine nur verwalten hat wenig Nutzen. Der Wert von Selbstmanagement liegt darin, sich mit seinen Zielen zu beschäftigen, sich immerfort stärker auf das Wesentliche zu konzentrieren. Ziele können nur dann erreicht werden, wenn wir ihrer auch bewusst werden.

Um mit der Zeit sinnvoll umzugehen, sich bewusst zu machen, wie wertvoll das Gut Zeit ist, wäre es von Nutzen, sich persönlich zu fragen, welche Bedeutung der Faktor Zeit hat. (dj)

Seminare zum Thema Zeitsouveränität:

Schmidt Colleg GmbH, 96342 Stockheim,

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Maximale Effizienz und Produktivität sind im Businessalltag die Wettbewerbsfaktoren überhaupt. Informationen, Aufgaben und Termine müssen zeitsparend erfasst, verarbeitet, strukturiert und mit anderen ausgetauscht werden. Doch was machen Menschen, die mit den bisher empfohlenen Techniken wie Prioritätensetzung oder Zeitplanbüchern nicht zum Ziel kommen? Für diejenigen wurde eine Software entwickelt, die auf der Visual-Thinking-Methode, die Menschen beim Denken visuell unterstützt und eigene Gedanken oder Ideen sichtbar machen kann. Zugrunde liegt die gehirngerechte Methode, des Mind Mapping, die durch die Kombination von Bild- und Textelementen beide Gehirnhälften anspricht. Mind Manager 4.0 gibt es als Standard und Business Edition, die für professionelle Nutzung in Büro und Management ausgerichtet ist.

Mindjet GmbH, 63755 Alzenau, ww.mindjet.de