Jeder Deutsche verbraucht im Durchschnitt jährlich 244 Kilo Papier, Pappe oder Karton. Vor allem in den Büros hat der Papierverbrauch enorm zugenommen. In den USA druckt statistisch gesehen jeder Büromitarbeiter täglich 31 Seiten aus. Auch in Deutschland bevorzugen die meisten Beschäftigten immer noch das bedruckte Papier. Dabei könnte es viel einfacher sein.
Wenn papierbasierte Prozesse durch elektronische Prozesse abgelöst werden sind Kosteneinsparungen von 60 bis 80 Prozent möglich. Doch wie genau kann das aussehen?
Die Anzahl der Geschäftsreisen nimmt immer weiter zu, und somit auch die Anzahl der Reisekostenabrechnungen. Dadurch steigt das Papieraufkommen und jeder dritte Reisende ist vom aufwändigen Papierchaos genervt, das beim Einreisen der Spesen entsteht. Außerdem sind 23 Prozent verstimmt, wenn das Erstellen der Abrechnung durch manuelle Arbeit viel Zeit frisst.
Automatisierung schafft Abhilfe. Dabei kann der Abrechnungsprozess mit modernen automatisierten Lösungen schnell, effizient und papierlos sein. Mit einer Softwarelösung entfällt der gesamte Papierprozess fast komplett. Alle Daten werden digitalisiert verarbeitet. Der Aufwand seitens der Mitarbeiter wird reduziert. Laut Aberdeen Group helfen Reisekostenmanagementlösungen, die Prozesskosten um bis zu 51 Prozent zu reduzieren.
Digitalisierte Prozesse verbessern aber auch die Compliance. Mithilfe einer Software ist es viel einfacher, Vorgaben und Unternehmensrichtlinien einzuhalten sowie Fehler und Abweichungen von Anfang an zu vermeiden. Buchungs- und Kreditkartendaten laufen in ein- und dasselbe System und lassen sich direkt einsehen.
Gleichzeitig wird die Effizienz in den Abrechnungsprozessen gesteigert: Mit einer automatisierten Lösung erfolgen Einreichung, Freigabe und Einsicht in die Abrechnung schnell und bequem per Klick. Das sorgt für eine reibungslose und zügige Erstattung der Auslagen – und damit für zufriedene Mitarbeiter.
Bei einer Reisebuchungs- und Abrechnungslösung kann bereits während der Buchung die dazugehörige Abrechnung erstellt werden. Hierzu gehören auch Import und Abgleich der elektronischen Belege und Kreditkartendaten mit den einzelnen Buchungspositionen. Ein zentrales Kostenmanagement und Berichtsfunktionen ermöglichen es, Kosten einzusparen und die Übersicht sowie Kontrolle zu verbessern.
Das Travel & Expense System von Concur beinhaltet ein sogenanntes „Ampelsystem“: Bei grün kann die Reise problemlos gebucht werden, bei rot bedarf es der Freigabe des Managers. So können unangenehm auffallende Kosten von vornherein vermieden werden.
Mobile und papierlose Abrechnung. Bei einer manuellen Reisekostenabrechnung muss der Mitarbeiter alle Belege bis zur Abrechnung sammeln, sie der ausgedruckten Abrechnung beilegen und dann beim Vorgesetzten zur Freigabe einreichen. Ist die Freigabe erfolgt, geht es weiter in die Buchhaltung, wo alle Daten manuell erfasst und geprüft werden. Erst jetzt wird die Rückerstattung in die Wege geleitet. Dieser langwierige Prozess lässt sich mit einer digitalen Lösung umgehen: Bei Einreichung der Spesen erhält der Vorgesetzte sofort digital eine Benachrichtigung und leitet den Prozess bei Freigabe automatisch an die Finanzabteilung weiter.
Geschäftsreisende sind dank der automatisierten Abrechnung gleichzeitig flexibler: Belege können einfach und schnell abfotografiert und digital in das System eingespeist werden – auch von unterwegs per Smartphone.
Obwohl die Vorteile einer automatisierten Lösung scheinbar auf der Hand liegen, werden sie in vielen Unternehmen noch nicht umgesetzt. Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse erledigt immer noch ein Drittel der Unternehmen seine Reisekosten manuell über Papier und Excel. In Unternehmen ohne dedizierten Travel Manager sind es sogar 50 Prozent. Zwar zeichnet sich ein leichter Trend hinsichtlich des Digitalisierungsgrades ab: Während im Jahr 2014 nur 56 Prozent der Unternehmen Softwarelösungen nutzten, sind es in diesem Jahr schon 64 Prozent. Trotzdem zeigen die Statistiken, dass noch hoher Aufklärungsbedarf hinsichtlich digitaler Lösungen besteht.
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