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Zwischen Wettbewerb und Lieferantenpartnerschaft

Reverse Auctions
Zwischen Wettbewerb und Lieferantenpartnerschaft

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Neue Methoden des E-Sourcings machen sich im Einkauf bezahlt: Virtuelle Märkte, Auktionen in der Beschaffung und elektronische Kataloge auf dem Arbeitsplatz-PC. Aber was bringen sie dem Entscheider im Einkauf? Welchen Einfluss haben sie auf die Abnehmer-/Lieferantenbeziehung und wie beeinflussen sie den Markt?

Norbert Geerkens

Im ersten Teil des vorliegenden Beitrags werden die Schritte beschrieben, die im Einkauf bei Philips Medical Systems in Hamburg bei der Analyse der E-Sourcing-Potenziale und der Einführung unterschiedlicher E-Sourcing-Methoden durchgeführt wurden. Im zweiten Teil wird das Beispiel einer Reverse Auction mit einer mechanischen Baugruppe vorgestellt und die Erfahrung in der Auktion geschildert. Im dritten Teil wird ein zweites Beispiel einer Reverse Auction mit einer komplexen Baugruppe inklusive Konstruktions- und Entwicklungsarbeit vorgestellt. Es werden die Erfahrungen mit diesen Auktionen im Einkauf geschildert und ein Resümee gezogen. Dabei spielt die Kunden-/Lieferantenbeziehung eine Rolle und die Frage: Wie kann der Entscheider im Einkauf den Preisdruck bei den Lieferanten erhöhen und gleichzeitig andere Faktoren (Qualität, Logistikleistung, u.a.) bei der Entscheidungsfindung berücksichtigen?
Philips Medical Systems (PMS) zählt zu den führenden Herstellern bildgebender diagnostischer Systeme auf dem Weltmarkt. In Deutschland werden am Standort Hamburg mit etwa 1.100 Mitarbeitern High-Tech-Komponenten und Systeme der Röntgendiagnostik für den Weltmarkt entwickelt und produziert. Daneben existieren weitere Produktionsstandorte u.a. in den USA, den Niederlanden und Deutschland. Der Vertrieb erfolgt über Niederlassungen in mehr als hundert Ländern weltweit.
E-Sourcing: Vorbereitung, Umsetzung und Kontrolle
Philips Medical Systems verfolgt mit seinen E-Sourcing-Projekten das Ziel, die Potenziale systematisch zu erschließen, sie schnell zur Anwendung zu bringen und das Unternehmen zu einer E-Company umzuformen. Erfolge werden durch sofortiges Anwenden der Methoden schnell in Mark und Pfennig und in Wettbewerbsvorteile umgewandelt. Zur Beschleunigung entschloss sich PMS, im August 1999 am Arbeitskreis „Virtuelle Märkte“ des Lehrstuhls für Betriebswirtschaftslehre von Prof. Dr. H. Wildemann zu beteiligen.
Nach einer halbjährigen Vorbereitung im Arbeitskreis begann bei Philips Medical Systems die Umsetzung mit der ersten Reverse Auction via Internet. Vorausgegangen waren Materialanalyse, Marktbewertung und Auswahl sowie eine Umsetzungsplanung der ausgewählten E-Sourcing-Ansatzpunkte und Methoden.
Die richtigen Materialgruppen bestimmen
Fünfzehn unterschiedliche Materialgruppen, sowohl direkte als auch indirekte Materialien, wurden auf ihre Eignung bezüglich E-Sourcing untersucht. Die Fragestellungen waren:
–Wie groß ist der Aufwand für die Spezifikation des Materials?
–Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Spezifikation in absehbarer Zeit ändert?
–Wie stabil ist der Bedarf für das Material?
–Gibt es Ausschlusskriterien für die offene Beschaffung via Internet: Wettbewerb, eigene Patente oder Eigentumsrechte, Image, Lieferantenbeziehung u.a.?
Dabei ging es in erster Linie um ein einfach und schnell anwendbares Muster, aus den Materialgruppen die richtigen für die Umsetzung auszuwählen. Die Bewertungen sind PMS-spezifisch und lassen die unterschiedlichen Ansatzpunkte des E-Sourcings (z.B. Auktion, WebEDI) erst mal außer Acht. Das Ergebnis wurde in einem ABC-Beschaffungsgüterportfolio dargestellt.
Was leisten die Märkte?
Der nächste Schritt zielte auf die Untersuchung der Wettbewerbssituation auf den Märkten, in denen die untersuchten Materialien bezogen werden:
–Wie groß ist die Anzahl der Lieferanten?
–Sind die Produktionskapazitäten ausgelastet?
–Sind die Anbieter lokal begrenzt oder global operierend?
–Gibt es Marktzutrittsbarrieren (fremde Patente, Monopolstrukturen, Subventionen, u.a.)?
–Wie groß ist die Anzahl der Abnehmer/Nachfrager im Markt?
–Wie ist die Struktur der Anbieter und Abnehmer bzgl. Größe und Marktanteile?
Die Situation auf den Beschaffungsmärkten wird außer vom Wettbewerb von der Leistungsfähigkeit (Potenzial und Reifegrad) bestimmt:
–Wie hoch ist die Innovationsgeschwindigkeit?
–Welchen technologischen Reifegrad hat die Commodity?
–Wie entwickelt ist die Logistik und welche logistischen Konzepte kommen am Markt zur Anwendung?
–Welche Bedeutung hat die Economy of Scale?
–Welches Entwicklungs-Know-how, Produktions-Know-how und System-Know-how haben die Lieferanten am Markt?
Die Analyse der Beschaffungsmärkte orientierte sich an den Bedürfnissen von PMS. Sie stärkte das Verständnis von den Märkten, aus denen das Unternehmen seine Waren bezieht. Für jeden der Beschaffungsmärkte konnte die geeignete E-Sourcing Strategy ausgewählt werden, womit sich neue Perspektiven eröffneten, diese Märkte zu beeinflussen. Das Ergebnis wurde in einem Beschaffungsgüter-/Beschaffungsmärkteportfolio dargestellt.
Für das Material die geeignete Strategie auswählen
Das Beschaffungsgüterportfolio unterstützt bei der Auswahl der richtigen Materialgruppen. Das Beschaffungsmärkteportfolio liefert Informationen über die Märkte dazu. Die Kombination der beiden, das Gesamtportfolio, hilft bei der Festlegung der geeigneten Strategien, mit denen durch E-Sourcing die Beschaffung verbessert werden kann.
Die wichtigsten Warengruppen und die zugeordneten Strategien sind im Gesamtportfolio dargestellt. PMS hat sich bei der Umsetzung der E-Sourcing-Strategien in der ersten Phase auf die direkten Materialien konzentriert, weil hier ein Ergebnis schneller zu erzielen war. Die ebenfalls analysierten indirekten Materialien wurden nicht weiter betrachtet, da sich im Laufe der Analyse ergab, dass eine Umsetzung der E-Sourcing-Strategien in Kooperation mit anderen Konzernunternehmen in dem vereinbarten Zeitrahmen nicht realistisch war.
Es ist ein leicht zu handhabender Leitfaden entstanden, mit dem man die Auswahl der geeigneten Ansatzpunkte für unterschiedliche Materialgruppen vornehmen kann. Als Beispiel sei der Einsatz von Reverse Auctions an dieser Stelle betrachtet: Sie eignen sich zur Erhöhung und zur verstärkten Nutzung des Wettbewerbs im Markt, wenn die Hemmnisse für E-Sourcing gering und die zu ersteigernden Volumen genügend groß sind. Die geeigneten Materialgruppen sind den drei rechten Quadraten der oberen Reihe zu entnehmen: Leiterplatten (und elektronische Baugruppen daraus) sowie mechanische Teile und Baugruppen.
Auswahl der Ansatzpunkte
Bei PMS sind die E-Sourcing-Ansatzpunkte:
–Elektronische Kataloge im Intranet zur Beschaffung indirekter Materialien,
–WebEDI mit den wichtigsten Lieferanten und Anbindung an das eigene ERP-System,
–Reverse Auctions,
–Die elektronische Abbildung der Prozesse: Workflow z.B. bei Rechnungskontrolle, Wareneingang, Engineering Change,
–Extranet: Projektabwicklung und Informationsaustausch mit Web-Technologien
ausgewählt worden. Jeder Ansatzpunkt wurde auf sein Potenzial hin untersucht. Das Ergebnis der Untersuchung wurde in einer Prioritätenliste dargestellt und anschließend in getrennten Projekten seine Umsetzung gestartet. Die Festsetzung der Prioritäten orientierte sich dabei an den schnell zu realisierenden Kosteneinsparungen. Die Potenzialabschätzung ergab z.B., dass die Reduzierung der Einstandskosten höhere und schnellere Effekte bringt als die ERP-Anbindung der Lieferanten mit WebEDI. Deshalb standen Reverse Auctions an erster Stelle bei der Umsetzung und wird WebEDI mittelfristig eingeführt.
Beispiel Reverse Auction: Konstruktion aus Blech
Hier wird das Beispiel einer Reverse Auction mit einer einfachen mechanischen Baugruppe vorgestellt und die Erfahrungen in der Auktion geschildert.
An die bei Philips Medical Systems entwickelten und produzierten Systeme für die medizinische Diagnostik werden sehr hohe Anforderungen bezüglich Zuverlässigkeit und Lebensdauer gestellt. Nicht selten müssen Systeme 30 Jahre nach der Inbetriebnahme und Übergabe an den Anwender repariert werden oder sind die Systeme 365 Tage im Jahr rund um die Uhr betriebsbereit. Eine Verpflichtung zum Service der Geräte für mindestens 12 Jahre ist ebenso selbstverständlich wie die Garantie, Originalersatzteile binnen 24 Stunden zu liefern.
Neben der Langlebigkeit erwarten die Anwender moderne, technologisch ausgereifte und anspruchsvolle Produkte, die im Gesundheitswesen den größten Nutzen für Patient und Arzt bieten. Die Ergebnisse der Forschung in Medizin und Ingenieurwissenschaften sollen schnell durch neue, serienreife Produkte am Markt jedem Patienten zugute kommen. Diese Charakteristika kennzeichnen auch die direkten Beschaffungsgüter, die von den Lieferanten bezogen werden: qualitativ hochwertig und einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterworfen. Von den Lieferanten erwartet man ein gutes Qualitätsmanagement und enge Kooperation in der Produktion und während der Entwicklung.
PMS bezieht von seinen Lieferanten in großem Umfang kundenspezifische Konstruktionen und Baugruppen, die in z.T. aufwändigen Spezifikationen beschrieben sind. Dabei sind die Produktionsstückzahlen vergleichsweise gering, von unter hundert bis zu wenigen tausend Stück pro Jahr. Single Sourcing ist die Regel. Ein Wechsel der Lieferanten ist aufwändig und geschieht selten.
Versorgungssicherheit spielt eine wichtige Rolle
Die Versorgungssicherheit wird in diesem Umfeld durch eine enge und langfristige Bindung an die Lieferanten gewährleistet. Die Strategie ist, mit den Lieferanten ständig an der Verbesserung der Geschäftsbeziehung zu arbeiten und Lieferantenpartnerschaften aufzubauen. Vor diesem Hintergrund im Spannungsfeld zwischen langfristiger Bindung an die Lieferanten und Erhöhung des Wettbewerbs wurden Reverse Auctions bei PMS in Hamburg vorbereitet und umgesetzt.
Die Analyse der Materialgruppen ergab, dass die meisten direkten Beschaffungsgüter zwar für E-Sourcing-Ansatzpunkte im Allgemeinen, aber auf den ersten Blick für eine Reverse Auction nicht gut geeignet sind. Eine Reduzierung der Entscheidung für einen Lieferanten auf die Frage des Preises ist nicht möglich. Die Suche nach einem geeigneten Beschaffungsgut aus den Materialgruppen Leiterplatten, mechanische Teile und mechanische Baugruppen konzentrierte sich deshalb auf mechanische Baugruppen mit ausgereifter Technologie und stabiler Spezifikation. Zudem wurden die durchgeführten Auktionen ohne Verpflichtung zu einem automatischen Zuschlag an den günstigsten Bieter durchgeführt. Die Entscheidung fiel anhand einer Entscheidungsmatrix, die neben dem Preis andere Faktoren berücksichtigte.
Aus diesen Materialgruppen wurden als erstes Beispiel in einer Reverse Auction Schaltschränke ausgeschrieben, von denen man in drei sich geringfügig unterscheidenden Varianten einige Tausend Stück pro Jahr benötigt. Durch die Bündelung der Bedarfe für 2001 und 2002 in einer Ausschreibung konnte man den Aufwand für die Auktion und den möglichen Lieferantenwechsel reduzieren. Das Auftragsvolumen lag bei 3,5 Mill. DM und wurde per Internet im April 2000 ausgeschrieben.
Der Markt für rein mechanische Baugruppen hat sich einem Wandel unterzogen. Durch die Öffnung der Grenzen nach Osten drängen immer mehr mittel- und osteuropäische Anbieter auf den Markt oder suchen westeuropäische Hersteller Kooperationspartner in den östlicheren Ländern. Der Wettbewerb hat zugenommen, und nach einer anfänglichen Lernphase wird in den Beitrittsländern zur EU auf hohem Qualitätsniveau produziert. Diesen erhöhten Wettbewerb wollte man nutzen und so bezog die Auswahl der Lieferanten für diese Auktion Lieferanten aus ganz Europa ein.
Auktionsbedingungen richtig wählen
Die Regeln für die Auktion hatte man so festgesetzt, dass auf der einen Seite ausreichend Wettbewerb entstand und man auf der anderen Seite weitere Kriterien für die Lieferantenauswahl heranziehen konnte, z.B. das Entwicklungs-Know-how und das Qualitätsmanagement-System der Lieferanten. In diesem Fall waren die Auktionsbedingungen:
–Zehn qualifizierte Lieferanten aus sechs europäischen Ländern in West- und Mittel-/Osteuropa, von denen die Hälfte bisher nicht regelmäßig an PMS liefern, konnten sich beteiligen.
–PMS hatte freie Hand für den Zuschlag und verpflichtete sich, bei Unterschreitung des aktuellen Preises um 10% binnen zwei Wochen nach der Auktion mit einem der Bieter einen Vertrag abzuschließen.
–Der Lieferant wurde erst nach einer Gutmusterfreigabe vor Serienstart zur Lieferung zugelassen.
Bei den beteiligten Lieferanten hatte man ca. 4 Wochen vor dem Auktionstermin in persönlichen Gesprächen am Telefon oder bei Besuchsterminen um die Beteiligung nachgefragt und sie dabei auf die Reverse Auction vorbereitet. Dabei hat die Akzeptanz unter den Lieferanten, diese neuen Werkzeuge zwischen Lieferant und Abnehmer auszuprobieren, überrascht. Keiner der Lieferanten hat sich der Beteiligung verweigert. Nur der aktuelle Lieferant brachte klar zum Ausdruck, dass er sich zu einer Beteiligung genötigt sah und er kein Verständnis für die Wahl des Produktes hat. Alle weiteren Lieferanten waren sehr interessiert und haben nach der Lieferung der technischen Dokumente und Spezifikationen umgehend mit der Kalkulation begonnen.
Der Auktionator moderiert und berät
Bei der direkten Vorbereitung der Auktion spielte die Funktion des neutralen Auktionators eine wichtige Rolle. Der Auktionator übernahm die Rolle des neutralen Beraters, garantierte die Funktion der Software und kümmerte sich um den ungestörten Internetzugang auf der Lieferantenseite. Damit konnte der Einkauf sich auf die inhaltliche und technische Klärung der Spezifikationen des Beschaffungsgutes mit den Lieferanten konzentrieren.
Ohne Nachbereitung sind die Gewinne nur halb so groß
Während der Auktion und kurze Zeit danach kam fast Goldgräberstimmung auf und es verbreitete sich eine wahre Euphorie über die Materialkosteneinsparung von fast einer Million DM. Nachdem die erste Begeisterung über das Ergebnis der ersten Auktion verflogen war, brachte die anschließende Diskussion im eigenen Hause und mit Lieferanten als wichtigste Erkenntnis zutage, dass sich die Anbieter in drei Preisgruppen einteilen lassen:
  • 1.Die erste Gruppe kann nicht zum Zielpreis, sondern nur um bis zu etwa minus 6% des aktuellen Preises bieten. In dieser Preisgruppe sind nur westeuropäische Anbieter, die keine Möglichkeit zur Produktion in den Billiglohnländern Mittel-/Osteuropas haben. Die ca. 6% Preisreduktion entsprechen in etwa dem, was auch in konventionellen Preisverhandlungen erzielbar ist. Diese Gruppe wird von traditionellen Lieferanten gebildet, die ihre Rationalisierungspotenziale ausgeschöpft haben. Sie sind gegenüber mittel-/osteuropäischen Lieferanten, die mit niedrigerem Lohnniveau arbeiten können, nicht mehr wettbewerbsfähig.
  • 2.Die zweite Gruppe kann deutlich unter dem Zielpreis bei etwa minus 16% unter aktuellem Preis anbieten. Hier sind die Bieter mittel-/osteuropäische und ein südeuropäischer Lieferant. Die Unternehmen unterscheiden sich einerseits von denen der 1. Gruppe dadurch, dass sie mit geringeren Lohnkosten kalkulieren können, aber andererseits von denen der 3. Gruppe dadurch, dass sie noch in Strukturen ehemaliger Staatsbetriebe arbeiten bzw. nicht alle Rationalisierungspotenziale eines modernen Fertigungsbetriebes ausgeschöpft haben.
  • 3.Die dritte Gruppe wiederum kann zwischen 22% und 30% unter aktuellem Preis anbieten. Hier sind zwei mittel-/osteuropäische Lieferanten und ein dänischer und ein deutscher Lieferant mit mittel-/osteuropäischen Produktionsstätten vertreten. In dieser Gruppe befinden sich Unternehmen, die sowohl das niedrigere Lohnniveau Mittel-/Osteuropas als auch die Strukturen eines effizient arbeitenden Industrieunternehmens westeuropäischer Prägung nutzen können. Diese Lieferanten stehen im Wettbewerb am besten da.
Das Abschlussbild der Auktion spiegelt überraschend deutlich die Situation der beteiligten Unternehmen am Markt in Europa wider. Der Auktionsverlauf ist nicht nur das Ergebnis eines Kampfes um einen Auftrag und das beste Angebot. Es zeigt vielmehr sehr transparent den beteiligten Lieferanten, wo sie im internationalen Wettbewerb stehen.
Die Entscheidung für die Vergabe der Schaltschränke fiel, wie schon erwähnt, nicht nur anhand des Preises. Das Ergebnis der Auktion wurde vielmehr weiteren Kriterien gegenübergestellt und vor dem Hintergrund des Qualitätsmanagements, der Reputation, der Entfernung und der Logistikleistungsfähigkeit der beteiligten Unternehmen innerhalb des Einkaufs und mit den Fachabteilungen diskutiert. Die Diskussion im Team führte letztlich zu der Entscheidung, den Anbieter des zweitbesten Gebotes als Lieferanten zu wählen. Entscheidend war, dass der Lieferant bei einem Schwesterbetrieb schon bekannt war und bezüglich Logistik und Qualität gute Leistungen vorweisen konnte. Das Ergebnis der Diskussion wurde in einer Entscheidungsmatrix dargestellt.
Die Umsetzung des Lieferantenwechsels erfolgte in der zweiten Jahreshälfte 2000 so, dass ab Januar 2001 die reduzierten Kosten wirksam wurden. Die erzielte Einsparung beträgt nicht ganz 1 Mio. DM abzüglich der Kosten für den Lieferantenwechsel und verteilt auf zwei Jahre.
Zwischen Wettbewerb und Lieferantenpartnerschaft
Hier wird ein zweites Beispiel einer Reverse Auction mit einer komplexen Baugruppe inklusive Konstruktions- und Entwicklungsarbeit vorgestellt und ein Resümee aus den Erfahrungen mit diesen Auktionen im Einkauf gezogen. Dabei spielt die Beschaffungssituation und die Kunden-/Lieferantenbeziehung eine wichtige Rolle. Es wird aufgezeigt, wie der Entscheider im Einkauf den Preisdruck bei den Lieferanten erhöhen kann, ohne andere Faktoren (Qualität, Logistikleistung u.a.m.) bei der Entscheidungsfindung unberücksichtigt lassen zu müssen.
Grenzen der Anwendung von Reverse Auctions ändern sich
In der Diskussion über den Einsatz von Reverse Auctions im Einkauf wird immer wieder angeführt, dass nur sogenannte Commodities geeignet sind, d.h. nur standardisierbare Materialien infrage kommen. Bei PMS wurde auch mit einem nicht standardisierten Material höherer Komplexität eine Reverse Auction durchgeführt, die sich dadurch auszeichnete, dass Entwicklungsaufgaben mit in der Vergabe des Auftrages während der Auktion enthalten waren.
Ergebnisse der Forschung in Medizin und Ingenieurwissenschaften sollen schnell durch neue, serienreife Produkte am Markt jedem Patienten zugute kommen können. Um das zu erzielen, greift man immer mehr auf die Entwicklungsressourcen der Lieferanten zurück. Das kennzeichnet auch die Situation im zweiten Beispiel einer Reverse Auction.
Auch in diesem Fall mussten neben dem Preis weitere Kriterien, z.B. die Qualität und das Entwicklungs-Know-how, mit in den Auktionsverlauf und die Vergabe des Auftrages integriert werden.
Beispiel Systembedienung
Das zweite Beispiel einer Reverse Auction mit der Systembedienung betrifft eine Baugruppe aus mehreren Technologien. Sie besteht aus mechanischen Teilen des Gehäuses und elektronischen Baugruppen der Anzeigen, Bedienfunktionen und Schnittstellen zum PC. Der ausgeschriebene Bedarf von einigen Hundert Stück entspricht einem gebündelten Volumen für drei Jahre von fast 2,5 Mill. DM. Das besondere dieser Auktion liegt in den vom Lieferanten gefragten Entwicklungsarbeiten bei der Ausschreibung: Der Ersatz abgekündigter Bauteile, die Anpassung der Kommunikationsschnittstelle zum PC an Industriestandard und damit verbunden die Integration einer eigenen PC-unabhängigen Stromversorgung in die Baugruppe.
Im Vergleich zur ersten Auktion wurden weitere Entscheidungskriterien herangezogen und war es wichtig, die Entscheidung für einen Lieferanten gut zu begründen und nicht allein den Preis sprechen zu lassen.
Nach den positiven Erfahrungen mit der ersten Auktion und einer realisierten Einsparung von fast 25% netto wurde das zu erreichende Ziel der zweiten Auktion bei gut 15% Preisreduzierung ohne Berücksichtigung der Entwicklungsaufwendungen festgelegt. Eine Wiederholung des Ergebnisses wie im Beispiel Schaltschränke schien in diesem Fall nicht realistisch.
Ziele der zweiten Auktion
Der Markt für elektronische Baugruppen ist zur Zeit deutlich angespannter im Vergleich zu dem für rein mechanische Baugruppen. Nach einer Phase der Überkapazitäten und fallender Preise für bestückte Leiterplatten steigen zur Zeit die Preise vor allem für Halbleiter deutlich. Vor diesem Hintergrund hatte man die Messlatte diesmal auf einen Wert zwischen Ziel und Ergebnis der ersten Auktion festgelegt.
Man wollte Wettbewerb schaffen und die Randbedingungen so festlegen, dass für die zweite Auktion ebenfalls ein großer Entscheidungsspielraum beim Einkauf bleibt:
–Neun qualifizierte Lieferanten aus Europa und den USA wurden zugelassen, von denen in der angefragten Materialgruppe vier bisher nicht an PMS liefern. Letztlich beteiligten sich sechs Lieferanten.
–PMS behielt die Entscheidungsfreiheit über den geeigneten Lieferanten in der Hand und verpflichtete sich, bei Unterschreitung des aktuellen Preises um 16% binnen zwei Wochen nach der Auktion mit einem der drei besten Bieter einen Vertrag abzuschließen. Wichtig war, dass die Lieferanten den Nachweis des erforderlichen Entwicklungs-Know-hows durch entsprechende Referenzen oder die Erfahrung bei PMS erbringen und vor dem Start der Serienproduktion der Lieferant eine Gutmusterfreigabe bei PMS erbringen musste.
Das Ergebnis der zweiten Auktion ist mit dem der ersten nicht vergleichbar. Die Unterschiede zwischen den Geboten waren nicht so gravierend und die Gebote verlaufen nicht in Stufen nach unten. Die Diskussion des Ergebnisses ergab aber auch hier interessante Gesichtspunkte über den Lieferanten-Markt:
  • 1.Vier Lieferanten waren nicht spezialisiert auf Bedieneinheiten. Sie waren entweder nicht in der Lage, neue Rationalisierungspotenziale zu erschließen und boten auf dem Preisniveau der jetzigen Einheit, oder die Rationalisierungspotenziale der Lieferanten waren beschränkt, führten zu Geboten nicht nennenswert unter dem bisherigen Preis und schlossen die Nutzung von Synergien oder neuer Technologien, die ein Spezialist auf dem Gebiet Bedieneinheiten bieten kann, nicht mit ein.
  • 2.Zwei Lieferanten konnten deutlich (zwischen 5% und 7% plus Aufwendungen für die Entwicklungsarbeit) unter dem aktuellen Preis bieten. Als Spezialisten für Bedieneinheiten steht ihnen eine breitere Palette als Möglichkeiten für eine kostengünstige Lösung zur Verfügung.
Obwohl das Zielpreisniveau nicht erreicht wurde und damit keine Verpflichtung für einen Vertragsabschluß bestand, ging der Zuschlag für den ausgeschriebenen Bedarf der Bedieneinheiten an den Bestbietenden. Die Entscheidung wurde wie bei der ersten Auktion anhand einer Entscheidungsmatrix getroffen, die neben dem Preis auch weitere Kriterien berücksichtigt: Qualitätsmanagement, Reputation, Entfernung und Logistik sowie in diesem Fall auch das Entwicklungs-Know-how. Die Entscheidung fiel unter den beiden Spezialisten für Bedieneinheiten und dem besten der übrigen Bieter zugunsten des besten Angebotes. Dabei gab den Ausschlag, dass der Lieferant als Spezialist neben dem günstigsten Preis den Nachweis des erforderlichen Entwicklungs-Know-hows und eines funktionierenden Qualitätsmanagements erbringen konnte und die Entfernung zu einem amerikanischen Lieferanten als Risiko und zusätzlicher Kostenfaktor angesehen wurde.
Die Umsetzung des Lieferantenwechsels für die Bedieneinheiten ist für das erste Halbjahr 2001 geplant, die Kostenreduzierung soll ab Juni 2001 wirksam werden.
Die beiden Auktionen haben bei einem Einkaufsvolumen von etwa 5,5 Mio. DM eine Netto-Einsparung von über 1 Mio. DM erbracht, d.h. fast 20%. Ein Ergebnis, dass man durch herkömmliche Preisvergleiche und Preisverhandlungen schwerlich erzielen kann.
Lehren und Konsequenzen
In den beiden geschilderten Fällen wurden kundenspezifische Baugruppen und Konstruktionen vergeben, die gemeinhin nicht als Commodity oder Katalogartikel angesehen werden. Der Erfolg der Auktionen ist ein Beleg dafür, dass sich weitaus mehr Artikel in Reverse Auctions vergeben lassen, als bisher angenommen wird. Vorausgesetzt wird, dass die Spezifikation für die beteiligten Lieferanten klar vermittelbar und keinen großen Änderungen unterworfen ist.
Bei der ersten Durchführung einer Auktion liegen die Potenziale für die Kostenreduzierungen geeigneter Materialen im zweistelligen Prozentbereich. Abhängig vom Material, davon wie die Wettbewerbssituation am Beschaffungsmarkt ist und wie global eine Lieferanteneinbindung möglich ist, lassen sich diese Potenziale für größere Volumina nutzen (größer 200.000 DM), weil dann Aufwand zu Nutzen in einem richtigen Verhältnis steht.
Die Rahmenbedingungen lassen sich für den Einkauf so gestalten, dass er Reverse Auctions nicht nur bei Materialien einsetzen kann, bei denen die Entscheidung auf den günstigsten Preis reduzierbar ist. Vielmehr können weitere Kriterien wie Qualität, Logistik, technologisches Know-how berücksichtigt werden und der Einkäufer bleibt in seiner Entscheidung insofern frei, als er die Spielregeln vorab festsetzen kann. Eines muss aber gewährleistet sein: Es lässt sich während der Auktion Wettbewerb herstellen, d.h. es gibt genügend Anbieter (Empfehlung: 5 Lieferanten) für das nachgefragte Gut und die beteiligten Lieferanten sind richtig ausgewählt.
Durch den zeitlichen und organisatorischen Rahmen, den eine Auktion vorgibt, fällt die Entscheidung für einen Lieferanten unter erhöhtem Zeitdruck. Der Angebotsvergleich kann aber auch mit klarer definierten Rahmenbedingungen und besser vergleichbaren Angeboten durchgeführt werden. Alle Lieferanten haben unter den gleichen Bedingungen zu bieten, es gibt keine Hintertür „Nachverhandlung“ und der Druck auf den Einkauf, sauber zu arbeiten, ist erhöht.
Die Auswertung des Verlaufs der Angebote in der Auktion erlaubt Rückschlüsse auf die Kostenstrukturen der Lieferanten und liefert Hintergrundinformationen für den Einkauf über die Beschaffungsmärkte. So spiegelte bei der Auktion der Schaltschränke der Verlauf der Angebote pro Lieferant das Lohnniveau und die Effizienz in der Produktion in unterschiedlichen europäischen Länder wider.
In den geschilderten Beispielen führte die in der Auktion geschaffene Wettbewerbssituation zu einem Lieferantenwechsel. Der Aufwand und die Auswirkungen eines Lieferantenwechsels sind mit in die Überlegungen zur Auswahl des Materials und der Regeln der Auktion einzubeziehen. So zählte z.B. der bisherige Lieferant der Schaltschränke zu einem der strategischen Lieferanten. PMS wollte nach der Auktion weiter die Geschäftsbeziehungen aufrechterhalten. Nach dem Verlust des Auftrages der Schaltschränke entschied der Lieferant sich zur Aufgabe des ganzen Produktionszweiges. PMS konnte in einer Last Order für vierzig weitere Produkte geordnet weitere Lieferantenwechsel vollziehen.
Dieses zeigt, dass die Reverse Auction ein Mittel ist, den beteiligten Lieferanten und dem betroffenen Einkauf die Wettbewerbssituation klar vor Augen zu führen, bisweilen bis zur Konsequenz, nicht nur für ein Material, sondern für alle Materialien eines Lieferanten einen Lieferantenwechsel zu vollziehen.
Im vorliegenden Fall konnte in Summe bei dieser ungeplanten Arbeit eine Kostenersparnis (im zweistelligen Prozentbereich) erzielt werden, weil für die Materialien ebenfalls ein günstigerer Preis erreicht werden konnte, doch bedeutet das Risiko weiterer Lieferantenwechsel über das in der Auktion ausgeschriebene Material hinaus ein Hindernis, schnell weitere Reverse Auctions in Angriff zu nehmen.
Die Auktion der Schaltschränke zeigt auch, welche Chancen sich für Lieferanten ergeben, die zwar nicht für das ausgeschriebene Material den Zuschlag bekommen, aufgrund des guten Angebotes in der ersten Auktion sich aber für weitere Anfragen und damit die Vergabe anderer Materialien qualifizieren. Die durch die vollständige Trennung vom bisherigen Lieferanten der Schaltschränke ausgeschriebenen Materialien sind zu einem Lieferanten übertragen worden, der sich in der Auktion mit einem guten Angebot empfohlen hatte. Die Beteiligung dieses Lieferanten an der Auktion wurde zu einem Türöffner und zu einer Chance, in das Geschäft mit PMS einzusteigen.
Die Aufmerksamkeit, die der Einkauf bei der Durchführung der Reverse Auctions im Unternehmen erzielte, konnte genutzt werden, die Fachabteilungen (Produktion, Entwicklung, Logistik, u.a.) in die Vorbereitung der Ausschreibungen einzubinden. Die Rolle aller Beteiligten wird klarer, weil man quasi im Zeitraffer zur Preisfindung gelangt.
Reverse Auctions sind ein mächtiges Werkzeug im Einkauf, das gezielt eingesetzt die Wettbewerbssituation des Unternehmens nachhaltig verbessern kann. Bei Philips Medical Systems DMC Hamburg werden auch im Jahr 2001 weitere Auktionen durchgeführt.
Zusammenfassung
  • 1.Die Potenziale, die sich mit Reverse Auctions erzielen lassen, sind erheblich. Auch wenn man nach zwei erfolgreich durchgeführten Auktionen noch keine generellen Schlüsse ziehen kann, sind Einsparungen über 10% als realistisch anzusehen, in Einzelfällen auch über 20%.
  • 2.Die Nachbetrachtung und Auswertung der Auktionen bietet die Chance, Informationen über die Situation am Beschaffungsmarkt an einem konkreten Beispiel zu überprüfen. Voraussetzungen sind gute Vorbereitung und richtige Auswahl der Lieferanten und der Auktionsbedingungen.
  • 3.Auktionen sind eine Chance für Lieferanten, sich zu qualifizieren. Auch ohne einen Zuschlag bei der Auktion zu erhalten, kann der Lieferant sich für andere Vergabeprojekte ins Spiel bringen und von der unter den beteiligten Lieferanten entstehenden Wettbewerbssituation profitieren.
  • 4.Das Instrument Reverse Auction im Einkauf lässt sich nur in Absprache mit den Fachabteilungen im Hause erfolgreich umsetzen. Die Auswirkungen auf die Liefersicherheit für die Produktion können erheblich sein.
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