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Digitalisierung im Ausgabenmanagement

Beschaffung durch vernetzte Prozesse intelligent managen

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Die digitale Revolution ist auf dem Vormarsch. Aber noch längst nicht alle Unternehmen haben mit der Digitalisierung des Ausgabenmanagements begonnen, deren Ziel es ist, die Beschaffung von einer vertragsorientierten Backoffice-Funktion zu einem prozessorientierten Geschäftsbereich zu entwickeln.

Beim digitalen Ausgabenmanagement geht es um weit mehr als Kostendämmung und Einsparungen. Neue Ziele sind es, Risiken einzuschätzen, zu begrenzen und das Unternehmen für den schnellen Wandel zu rüsten.

Einer SAP-Studie zufolge glauben 83 % der Befragten, dass die digitale Transformation sich erheblich auf die Beschaffung auswirkt, doch lediglich 5 % der Unternehmen haben sie in Form von automatisierten Prozessen umgesetzt. So klaffen Wahrnehmung und Umsetzung weit auseinander. Manche Unternehmen haben sich auf einzelne Innovationsprojekte beschränkt, die als „digitale Inseln“ nicht mit den anderen Unternehmensbereichen vernetzt sind. Auch die vorhandenen ERP-Systeme sind vielerorts nicht auf dem neuesten Stand. So liegen Unternehmensdaten oft in Datensilos verborgen und stehen nicht für durchgängige digitale Prozesse zur Verfügung. Das wirkt sich in der Beschaffung besonders gravierend aus, denn ihr Erfolg steht und fällt mit nahtlosen Prozessen zwischen Lieferanten und ihren Abnehmern.

Vernetzung als Basis für einen erfolgreichen Beschaffungsprozess

Traditionell bestehen zwischen Lieferanten und ihren Auftraggebern Punkt-zu-Punkt-Beziehungen. Das ist in der digitalen Wirtschaft anders, denn hier bieten Beschaffungsnetzwerke allen Beteiligten unschlagbare Vorteile: Wenn alle Lieferanten und ihre Abnehmer elektronisch vernetzt sind, werden die Suche nach Geschäftspartnern und die Koordination erleichtert und die Prozesszeiten erheblich verkürzt.

Wird der Beschaffungsprozess über das Netzwerk hinaus mit dem Materialwirtschaftssystem (ERP) integriert, lässt sich die Prozesseffizienz weiter steigern. Laut McKinsey & Company liegen die möglichen Einsparungen im Bereich 15-25 %. Ein solcher nahtloser Beschaffungsprozess bildet den Einkauf über alle Kanäle ab, einschließlich direkter und indirekter Ausgaben, Reisekosten und Ausgaben für externes Personal. Er ermöglicht einen zentralen Überblick, da die Daten aus allen Kategorien und Quellen zusammengeführt werden. Damit wird eine zuverlässige Steuerung und Kontrolle erreicht und die Grundlage für die Automatisierung gelegt.

SAP Ariba
Ein transparenter Überblick über alle Ausgabenkategorien hinweg hilft, Unternehmen, ihre Ausgaben intelligent zu steuern und zu überwachen.

Mit Cloud-Technologie zu mehr Prozesseffizienz

Die Vernetzung über eine Beschaffungsplattform ist der entscheidende Faktor für die Steigerung der Prozesseffizienz, Prozesstransparenz und Prozessautomatisierung.
Wie aber sieht eine solche digitale Plattform aus?
Der ideale Einstieg in ein intelligentes Ausgabenmanagement ist die Umstellung von Beschaffung und Lieferkette auf die Cloud. Cloud-basierte Lösungen ermöglichen es, Applikationen zu nutzen, die das Kernsystem ergänzen – wie es auch im privaten Mobilfunk-Umfeld geschieht. So lassen sich Innovationen und Produktverbesserungen über Updates schnell und einfach umsetzen.

Eine ganzheitliche Datennutzung erfordert es, dass alle Systeme miteinander kommunizieren. Das Bindeglied für diese Kommunikation sind beispielsweise Cloud-Lösungen von SAP Ariba, die ERP-Lösungen nahtlos anbinden. So entsteht eine zentrale Datenplattform für alle Ausgabenkategorien, die es erlaubt, Beschaffungsrichtlinien konsequent anzuwenden, steuerliche wie regulatorische Vorgaben zu befolgen, die Lieferantenleistung zu bewerten und Risiken über die gesamte Lieferantenbasis hinweg einzuschätzen.

Wege zu einer intelligenten Beschaffung

 Mit innovativen Technologien wie Maschinelles Lernen, künstliche Intelligenz, Blockchain oder das Internet der Dinge können Daten für alle Beschaffungs- und Ausgabenaktivitäten erhoben und ausgewertet werden. Die so gewonnenen Erkenntnisse lassen sich in Algorithmen für maschinelles Lernen einspeisen, um Analysen durchzuführen, Prognosen zu erstellen und eine intelligente Ausgabenstrategie zu entwerfen.

Innovative Technologien ermöglichen es zudem, manuelle Tätigkeiten zu automatisieren und zu rationalisieren. Maschinelles Lernen wird beispielsweise dazu eingesetzt, dem Fachanwender durch eine automatisierte Klassifizierung zu helfen oder die Prozesse im Bereich Compliance aktiv zu überwachen. Robotik-Prozessautomatisierung kommt zum Einsatz, um falsche Dateneingaben zu verhindern und Chatbots zur Verbesserung des Supports. Mit Hilfe von definierten Kriterien kann beispielsweise  ein Lieferantenportfolio aktiv beobachtet werden, um neu aufkommende Risiken wie Streiks oder Naturkatastrophen zu erfassen.

Die technologische Basis ist entscheidend

Der digitale Wandel nimmt Fahrt auf und Unternehmen sollten ihre Beschaffung mit folgenden Technologien zukunftsfähig aufstellen: 

  • Integrierte Cloud-Lösungen für ein Ausgabenmanagement für alle Kategorien
  • Vernetzte Geschäftsnetzwerke zur Kooperation und Tansparenz in Echtzeit
  • Tiefgreifende Big-Data-Analysen zur Gewinnung von handlungsrelevanten Erkenntnissen
  • Digitale Supply Chain zur Optimierung aller Prozesse der Wertschöpfungskette
  • Datenmanagement zur Sicherung korrekter Datenflüsse über komplexe Systemlandschaften hinweg
  • Applikationsplattform zur Steigerung der Funktionalität über API-Schnittstellen sowie Applikationen
  • Einsatz neuer Technologien in den Kernprozessen zur Entwicklung autonomer und intelligenter Funktionalitäten. 

Weitere Informationen

SAP bietet das komplette Lösungsportfolio für einen integrierten und intelligenten Source-to-Pay-Beschaffungsprozess. Informieren Sie sich über Möglichkeiten, mit einer intelligenten Beschaffung zum Unternehmenserfolg beizutragen. www.ariba.com/de-de

SAP-Infotag für den Einkauf

Erleben Sie einen Tag lang geballtes Expertenwissen zum Thema Beschaffung und Supply Chain!

Wann? 1. Oktober 2019 | 8:30 – 17:00 Uhr

Wo? Kongresshaus, Baden-Baden

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