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Digitalisierung in der Beschaffung

„Zeit für die großen Deals “ – Beschaffungsressourcen richtig einsetzen

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Wie lässt sich die Digitalisierung in der Beschaffung vorantreiben? Warum bringt mehr Effizienz im Tail Spend mehr Geschäftserfolg? Welchen Stellenwert hat Self-Service künftig im Einkauf? Bei der ersten Konferenz für Geschäftskunden von Amazon Business, der Amazon Business Exchange (ABX), die am 9. Oktober erstmalig in London stattfand, gab Paul Harlington, Group Procurement Director beim Reisekonzern TUI, Einblicke in die Einkaufsstrategie des Unternehmens.

Inhaltsverzeichnis

1. Tail Spend nicht ignorieren
2. Tail Spend effektiv managen und Ressourcen für große Deals freimachen
3. Einfacher und schneller einkaufen

 

Einkaufsleiter oder auch Chief Procurement Officer (CPOs) stehen derzeit vor großen Herausforderungen: Wer wettbewerbsfähig bleiben möchte, sollte die Kosten im Einkauf durch digitale Prozesse senken, zeitgemäße Produkte und Services entwickeln und neue Märkte erschließen. Gleichzeitig sollten sich Einkaufsabteilungen auf immer schmalere Margen, globale Probleme und wirtschaftliche Veränderungen einstellen. Das bedeutet: Um den Wandel zu meistern, sind Agilität, Flexibilität und Freiräume für strategische Projekte gefragt. Mittelfristig führt dabei kein Weg an der Transformation des Einkaufs vorbei: Damit die definierten Ziele im Prozess-, Lieferanten- und Kostenmanagement erreicht werden können, braucht jede Organisation eine individuelle Procurement-Strategie. Die Digitalisierung ist hier ein wesentlicher Baustein.

Tail Spend nicht ignorieren

Paul Harlington, Group Procurement Director der TUI Group, riet CPOs auf der ABX: „Konzentrieren Sie sich auf große Deals, bei denen Sie die höchsten Gewinne erzielen können, aber machen Sie nicht den Fehler, den Tail Spend zu ignorieren.“ Um die Gesamtbetriebskosten zu senken und ein guter Geschäftspartner zu sein, brauche es zudem Tools, die dabei helfen, die Einhaltung von Vorschriften zu kontrollieren und Ausgaben zu überwachen. Sie müssen außerdem einfach zu implementieren sein, damit die Beschaffungstools von den Endnutzern gerne eingesetzt werden.

Paul Harlington
Paul Harlington gibt Auskünfte über die Einkaufsstrategie bei TUI Bild: Amazon Business

Immer mehr Unternehmen nutzen dabei Online-Anbieter, um ihre Ziele zu erreichen. Dem Research- und Beratungsunternehmen Gartner zufolge sollen bis 2022 drei Viertel aller Tail-Spend-Artikel über Online-Shops wie Amazon Business gekauft werden. „Self-Service mit intelligenter Technologie“ laute dabei der Trend der Zukunft, so Harlington. Das bedeute: Genauso wie bei der Buchung einer Reise, eines Taxis oder eines Flugs wird es auch beim Einkauf – ob bei der Beschaffung von Schreibwaren oder von IT-Zubehör – künftig immer selbstverständlicher sein, dass Mitarbeiter intelligente Plattformen nutzen, wie es heute beispielsweise im Travel Management schon mit Online Booking Engines (OBE) gelöst wird.

Tail Spend effektiv managen und Ressourcen für große Deals freimachen

In der Vergangenheit hat sich der Einkauf in den meisten Unternehmen bei kleinteiligen Posten beispielsweise auf fest ausgehandelte Kataloge verlassen, die allerdings häufig einen hohen administrativen Aufwand bedeuten. Oder er hat die Volumenaggregation genutzt, bei der jedoch die passenden Produkte erst identifiziert werden müssen. Auch reine B2B-Handelsplattformen haben sich Harlington zufolge bisher nicht bewährt, da sie unter anderem zu sehr auf das Volumen der Lieferantenanmeldung angewiesen sind oder jeweils einzelne Preisverhandlungen zwischen Verkäufer und Kunde erfordern.

Amazon Business Exchange
Bild: Amazon Business

Eine passende Lösung dagegen sei Amazon Business. Der Online-Shop habe Zugang zu Hunderten Millionen Produkten und Dienstleistungen. Er sei wettbewerbsbasiert und liefere Orientierung durch Produkt- und Verkäuferbewertungen. Kurze Zeit nach der Implementierung habe TUI den Nutzen von Amazon Business einem Test unterzogen. Paul Harlington forderte seine Mitarbeiter auf, die bis dato über den Online-Shop getätigten Einkäufe heranzuziehen und zu versuchen, auf Basis der alten, bereits bestehenden Lieferanten-Vereinbarungen bessere Konditionen zu verhandeln und die Preise von Amazon Business zu schlagen. Das Ergebnis: Die Einkäufer konnten die Kosten durchschnittlich um 0,6 Prozent reduzieren. Das heißt, bei einem durchschnittlichen Warenkorbpreis von unter 50 Euro ließen sich nur 30 Cent pro Transaktion einsparen – wofür ein Einkäufer allerdings 20 Minuten Arbeitszeit aufwenden musste. Die dafür eingesetzten Ressourcen hätten in keinem Verhältnis zu dieser vermeintlichen Einsparung gestanden, erklärte Harlington. Selbst 10 Minuten Einkaufszeit beim Tail Spend brächten in der Regel keinen Return on Investment. „Wir müssen unsere Zeit sinnvoll investieren“, erklärte er auf der ABX. Wer weniger Zeit auf kleinteilige Tail-Spend-Einkäufe verwende, habe letztendlich mehr Ressourcen, um sich auf die großen Deals zu konzentrieren.

Einfacher und schneller einkaufen

TUI will künftig durch den Nutzen von Amazon Business weitere Freiräume schaffen und die dadurch gewonnenen Ressourcen an anderen Stellen gewinnbringend investieren. Harlingtons Vision: „Wir wollen unkomplizierter und schneller einkaufen.“ TUI will deshalb künftig auch Einkäufe erlauben, bei denen der Warenkorbwert über 1000 Euro liegt, ohne dass eine zusätzliche Freigabe eines Verantwortlichen erforderlich ist. Außerdem hat TUI einen Mindestbestellwert festgelegt und sich für die Option von Nominated-Day-Lieferungen entschieden, bei der einzelne Bestellungen zusammengefasst und gemeinsam verschickt werden. So gestaltet sich die gesamte Logistik zu einen wesentlich effizienter und zum anderen werden Verpackungen und die Umweltbelastung durch Lieferungen reduziert.

Insgesamt lautete das Fazit des erfahrenen CPOs: „Ein wesentlicher Bestandteil meiner Strategie ist es, die Beschaffung einfacher zu machen. Dafür wollen wir Amazon Business als ganz selbstverständliches Arbeitstool etablieren.“

Den vollständigen Vortrag von Paul Harlington und weitere Keynotes der Konferenz finden Sie unter www.amazon.de/abx jke

 

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