Einkauf 5.0 – eine Behauptung im Zusammenhang mit ExprAn

Wir haben recherchiert – was ist dran? Wir haben schon einige Interviews mit Nutzern dieses andersartigen Systems geführt. Jetzt wollten wir sehen was dran ist. Bei ExprAn wird behauptet, dass das Tool den Einkauf revolutioniert – den Einkauf auf den Kopf stellt.

Wie funktioniert ExprAn? Entstanden ist ExprAn bei EMAG, dem Werkzeugmaschinenhersteller, der schon das Drehen auf den Kopf gestellt hat. ExprAn funktioniert rein auf Mailbasis und soll den Anfrageaufwand um 75% reduzieren und Einsparungen bis 40% ermöglichen. Es soll ohne Installations- und Schulungskosten innerhalb von wenigen Stunden damit gearbeitet werden können.

Was steckt dahinter? ExprAn ist ein Tool, das per SaaS (Software as a Service – Inhouse Installation auch möglich) angeboten wird. Das Tool soll den gesamten Anfrageprozess mit allen Funktionen inklusive Archivierung abdecken. Berechtigungen zur Abbildung eines strategischen/operativen Einkaufes können genutzt werden. Optional ist auch eine Lieferantenbewertung integriert. ExprAn kann an das jeweilige Unternehmen angepasst werden.

Lieferantenstamm wird nur nach Bedarf ausgeweitet

In ExprAn wird mit den Bestandslieferanten des Kunden gearbeitet. Dadurch wird der Lieferantenstamm nur nach Bedarf ausgeweitet. Die Daten kommen per Upload ins ExprAn und werden grob nach Produkt-/Fertigungsspektrum geclustert. Um eine Anfrage zu erstellen, werden die entscheidenden Fakten in eine Maske eingetragen, oder als Datei angehängt. Diese Maske und auch das ganze Design wirken ziemlich einfach, um nicht zu sagen primitiv, jedoch funktionell.

Aus den eingegeben Daten generiert ExprAn Mails an die Lieferanten. Die Daten der Anfrage kann der Lieferant auch zusätzlich als Excel File bekommen, um sie in sein System einzulesen, bzw. auch per Excel-Datei sein Angebot an ExprAn abgeben. Der Vorteil der Maillösung gegenüber einer Portallösung ist, dass der Lieferant sich nicht aktiv darauf zubewegen muss, sondern die Anfragen in seinen täglichen Mailarbeitsvorrat bekommt. Dabei wird in ExprAn eine persönliche Ansprache gepflegt, was die partnerschaftliche Zusammenarbeit stärkt. Der Lieferanten muss sich nirgends einloggen, was er z.B. bei Portalen für jeden Kunden separat tun muss.

Der Nachteil der Mails sind die begrenzten Eingabemöglichkeiten, denn für die Abgabe eines Angebotes an ExprAn muss der Lieferant vordefinierte Felder mit seinen Eingaben befüllen und zurücksenden. ExprAn liest diese Rückmeldungen dann aus und erstellt für den Einkäufer eine übersichtliche Preisspiegel-Tabelle. Günstigste Preise und kürzeste Lieferzeit sind hierbei farblich hervorgehoben. Nach der Verifizierung der Angebote und dem Abschluss einer Anfrage, bekommt jeder Lieferant zu seinem Angebot eine Rückmeldung welchen Preisrang er belegt hat. Diese Rückmeldung kann vom Nutzer noch mit zusätzlichen Informationen versehen werden.

Die Anfragen können per Volltextsuche selektiert und auch exportiert werden. Die Übergabe von Preisen in ein nachgeschaltetes Bestellsystem (ERP) ist möglich. Vor dieser Übergabe hat der Nutzer die Möglichkeit, Angebote zu sperren, damit nur gültige und sinnvolle Angebote im ERP ankommen. Mit den Import- und Exportfunktionen, der Möglichkeit der digitalen Anbindung der Lieferanten sind in ExprAn die Voraussetzungen für den Einkauf 4.0 erfüllt.

Mit ExprAn ist der Aufwand immer gleich

Was ist nun Einkauf 5.0? Üblicherweise entscheidet der Einkäufer an welche Lieferanten er Anfragen sendet, da jeder zusätzliche Lieferant Mehraufwand bedeutet. Mit ExprAn ist der Aufwand immer gleich, egal bei wie vielen Lieferanten angefragt wird. Somit kann die Entscheidung, wer für welchen Bedarf geeignet ist, auf den Lieferanten übertragen werden.

Diesen Paradigmenwechsel bezeichnet man bei ExprAn als Einkauf 5.0. Macht das Sinn? Werden da die Lieferanten mit Anfragen überflutet? Sicher hat ein guter Einkäufer im Blick welcher Lieferant was liefern kann, doch Veränderungen in den Fertigungsmöglichkeiten und dem Produktspektrum können untergehen. Ebenso haben die Lieferanten durch mehr Anfragen die Möglichkeit ihr Spektrum zu erweitern und sich an den Kunden anzupassen.

Das Wissen des Lieferanten über die eigenen Möglichkeiten zu nutzen, ist sicher ein sinnvoller Ansatz. Um einschätzen zu können, bei welchen Anfragen ein sinnvolles, konkurrenzfähiges Angebot abgegeben werden kann, bekommen die Lieferanten zu jedem abgegeben Angebot automatisch eine Rückmeldung über die Rangfolge Ihres Angebotes. Damit soll der Lieferant dann sehr schnell sehen, wo seine Stärken liegen, oder ob er an seiner Kostenstruktur arbeiten muss.

Wie ist das Ganze nun zu bewerten? Mit ExprAn wird das Wissen des Facheinkäufers in groben Pools in ExprAn abgebildet. Die letztendliche Entscheidung, wer was anbietet, wird dabei auf den Lieferanten verlagert, der sein Spektrum am besten kennt. Das Ziel soll sein, dass jeder Bedarf den optimalen Lieferanten in Bezug auf Preis, Lieferzeit und Qualität findet. Ein sinnvoller Nebeneffekt dieser Vorgehensweise ist, dass eben auch nicht so fachkundige Einkäufer, Anfragen starten oder sich vertreten können.

ExprAn verarbeitet Angebote vollautomatisch

Gewöhnungsbedürftig ist die sehr einfach gehaltene Optik von ExprAn. Positiv fällt die angenehme, intuitive Bedienung auf. Grundsätzlich ist das ein ganz neuer Ansatz, die Lieferanten vor einer Anfrage nicht mehr zu selektieren. Ermöglicht wird das durch die vollautomatische Verarbeitung der Angebote in ExprAn, wodurch es keinen Unterschied im Aufwand macht, ob nur ein Lieferant oder einhundert angefragt werden.

So können auch Teile im B-und C-Bereich durchgehend angefragt werden, was bei konventionellem Vorgehen aufgrund des Aufwandes keinen Sinn macht. Doch hier verbirgt sich noch sehr viel Einsparpotential. Laut Auswertungen bei ExprAn Kunden führt das zu Einsparungen von 20-40%.

Sicher ist, dass bei einer derartigen Vergabe, die Verhandlungspreisaufschläge aus den Preisen der Lieferanten verschwinden. Damit kann oder muss der einzelne Einkäufer keine Verhandlungserfolge mehr nachweisen, denn es besteht aufgrund der des Systems die Sicherheit, dass keine verhandelbaren Aufschläge mehr in den Preisen sind. Einkauf 4.0 ist durch die digitalen Anbindungsmöglichkeiten, sowohl beim Nutzer als auch bei den Lieferanten, umgesetzt. Ob Einkauf 5.0 tatsächlich eine Revolution ist, wird sich zeigen.

Profitieren werden von der Vorgehensweise wieder die Unternehmen, die bereit für Neues und das Akzeptieren von neuen Wegen sind. Die Digitalisierung – auch im Einkauf – ist nicht aufzuhalten.