Die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen mit innovativen IT-Lösungen, eine Integration der IT-Systeme über Unternehmensgrenzen hinweg und die Stärkung der Lieferanten-Beziehung sind wichtige Eckpfeiler für die Zukunft des Einkaufs. Mit den Retarus E-Procurement-Services profitieren Unternehmen von optimierten Lieferketten, zufriedenen Geschäftspartnern, Zeit- und Kostenersparnissen und mehr Planungssicherheit im Einkauf.
Im Einkauf sind Unternehmen täglich mit zahlreichen Lieferanten, verschiedenen Lieferantentypen und Unmengen an Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen konfrontiert. Häufig werden solche Dokumente auch im digitalen Zeitalter und vor dem Hintergrund steigender Bestellvolumina noch manuell bearbeitet. Insbesondere das Nachfassen bei fehlenden oder fehlerhaften Auftragsbestätigungen ist zeit- und kostenintensiv und stellt das Einkaufsteam oft vor Herausforderungen.
Dies führt nicht nur zu weniger Planungssicherheit im operativen Einkauf, sondern konterkariert auch die Ziele einer zuverlässigen, termingerechten internen Versorgung mit Waren, Material und Betriebsmitteln zum richtigen Zeitpunkt. Mögliche Erfassungsfehler sind darüber hinaus auch oftmals ein Ärgernis in der Geschäftsbeziehung mit Partnern. Es gilt daher, bestehende Kommunikationsprozesse zwischen Einkauf und Lieferanten zu prüfen und sie mit innovativer Technologie zu automatisieren und zu optimieren. Die Umstellung auf E-Procurement beschleunigt beispielsweise das Bestellverfahren deutlich.
Geschäftskommunikation mit Lieferanten optimieren
Neben reibungslosen technischen Prozessen trägt auch die Lieferantenbeziehung dazu bei, dass Beschaffungsprozesse effizient abgewickelt werden können. Laut einer aktuellen McKinsey-Studie spielen gute Geschäftsbeziehungen und gemeinsame Innovationen eine wichtige Rolle, um Digitalisierungsmöglichkeiten zu erschließen und neue, effiziente Betriebsmodelle einzuführen. Eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten bietet dabei beiden Parteien die Möglichkeit, Umsatz und Gewinn zu steigern.
Die Stärkung der Lieferantenbeziehung, die Integration der Systeme über Unternehmensgrenzen hinweg und die Digitalisierung der zugehörigen Prozesse bilden daher wichtige Eckpfeiler für die Zukunft des Einkaufs. Eine optimale E-Procurement-Lösung vereint diese Faktoren und integriert Lieferanten jeglicher Priorität und Größe auf einer Plattform – auch dann, wenn diese Lieferanten selbst über keine vollständige EDI-Anbindung verfügen oder sich diese aufgrund geringer Bestellvolumina nicht rechnet. Gleichzeitig sollte die eigene IT-Infrastruktur im Unternehmen nicht belastet, sondern vielmehr in ihrer Komplexität reduziert werden.
Flexible Automatisierung via Cloud-Lösungen
Dabei leisten hochperformante EDI-Kommunikationslösungen aus der Cloud wertvolle Unterstützung. Für ein optimiertes Lieferketten-Management bietet etwa der Enterprise-Cloud-Anbieter Retarus, der auf Business-Kommunikation spezialisiert ist und über langjährige Erfahrung in diesem Bereich verfügt, innovative Cloud-Services an, mit denen Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse ohne großen Aufwand digitalisieren. Die Retarus E-Procurement Solutions integrieren beliebig viele Lieferanten unabhängig von Größe und Typ. Die wichtigsten Lieferanten werden über die Retarus Managed EDI Services direkt an das eigene ERP-System angebunden. Dafür suchen die erfahrenen EDI-Spezialisten von Retarus gemeinsam mit dem Kunden eine speziell auf den Bedarf des Unternehmens zugeschnittene Lösung und sorgen mit professioneller Beratung und Betreuung für eine reibungslose Integration.
Prozessuale Integration von B- und C-Lieferanten
Kleinere B- und C-Lieferanten, bei denen sich eine direkte Anbindung aufgrund eines geringen Bestellaufkommens nicht lohnt oder mit denen die Kommunikation im Beschaffungsprozess nur rudimentär oder unstrukturiert erfolgt, lassen sich mit Retarus WebConnect for Suppliers zum Festpreis an das eigene Warenwirtschaftssystem anschließen. Jede Bestellung wird dann als interaktive E-Mail versendet. Über die E-Mail erhält der Lieferant direkt Zugriff auf das WebConnect-Portal, wo er die Order einfach per Mausklick bestätigen, ablehnen oder bearbeiten kann.
Die Rückmeldung des Lieferanten stellt Retarus als standardisierte EDI-Nachricht in das ERP-System des Kunden zu, wo die weitere Bearbeitung automatisiert erfolgt. Über ein automatisiertes Monitoring kann das Einkaufsteam die termingerechte Reaktion der Lieferanten kontrollieren. Nachweislich bis zu 75 Prozent mehr Auftragsbestätigungen sind die Folge. Durch E-Procurement werden Beschaffungsprozesse effizienter, Mitarbeiter entlastet und wertvolle Ressourcen für wichtige und zeitintensive Prozesse frei, etwa für die persönliche Pflege von Lieferantenbeziehungen.
Datenschutz und Compliance
Dabei sind Retarus-Kunden übrigens auch in puncto Datenschutz, gesetzlichen Vorgaben und Compliance auf der sicheren Seite. Denn Retarus setzt gezielt auf Local Processing und verarbeitet alle Daten in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren, unter anderem nach ISO 27001 zertifiziert. Zudem erfüllen die Retarus-Dienste neben branchenspezifischen Standards und DSGVO-Vorgaben auch höchste Compliance-Anforderungen und sind nach SOC 1 und SOC 2 Type II examiniert.
