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Das Fundament für den Neubau

E-Procurement-Plattform neu aufgesetzt
Das Fundament für den Neubau

Das Fundament für den Neubau
Sebastian Wiese, CTO, (l.) und Michael Petri, CCO, über die Entwicklungen bei simple system. Bild: simple system
Simple system bezeichnet sich als eine der ersten B2B-Plattformen in Deutschland und zählt sich zu den Vordenkern im indirekten Einkauf. Im folgenden Interview geben die beiden Geschäftsführer Michael Petri, CCO, und Sebastian Wiese, CTO, einen Überblick über die Fortentwicklung und Neuerungen der Plattform, woran sie aktuell arbeiten und was das Unternehmen umtreibt.

Kaum ein Geschäftsbereich wandelt sich im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung so grundlegend und rasant wie das Procurement. Erst im Mai dieses Jahres meldete simple system den Launch seiner technologisch neu aufgesetzten eProcurement-Plattform NextGen. Jetzt geben Michael Petri und Sebastian Wiese tiefere Einblicke in den Rollout, bereits erreichte Meilensteine und die Vision für die weitere Entwicklung. Die beiden Geschäftsführer erklären, warum die Plattform vollständig neu entwickelt wird, wie der Neubau funktioniert, welche Herausforderungen bestehen und warum es die Zeit und Mühen am Ende hundertprozentig wert war.

Simple system feiert dieses Jahr 22. Geburtstag. Können Sie kurz erklären, wie das Unternehmen entstanden ist? 

Michael Petri: Simple System wurde ursprünglich von Rexel (damals Fröschl, dann Hagemeyer), der Hoffmann Group, Kaiser + Kraft sowie Keller und Kalmbach als digitale Vertriebslösung aufgebaut. Die Entwicklungsressourcen waren stark begrenzt und die Pioniere hinter der Plattform von Anfang an angehalten, sich knallhart auf die Lösung der Kernprobleme im Vertrieb und Einkauf zu fokussieren. 

Wo stehen Sie heute?

Petri: Heute steht simple system mit 700 Lieferanten, 1500 Einkäufern, 170 Mio. Euro GMV und einem international schnell wachsenden Team sehr erfolgreich da. Sie fragen sich vielleicht, warum die ein altgedientes, gut besuchtes Gebäude einreißen, um ein Neues zu errichten? Es stimmt, dass unsere Plattform seit mehr als 20 Jahren souverän den Großteil der Probleme und Anforderungen im indirekten Einkauf löst. Aber: Das Berufsbild des Einkäufers entwickelt sich ständig weiter, ebenso wie die Prozesse im Einkauf. Da muss unsere Plattform dynamisch Schritt halten. Gerade bei der Weiterentwicklung sind wir in Limitationen gelaufen.

Daher brauchte die Plattform ein ganz neues Fundament und einen robusten Neubau, um die Anforderungen der Zukunft vollständig erfüllen zu können. Um ein paar Beispiele dafür zu geben: Die Einführung sinnvoller und häufig nachgefragter Funktionen wie ein flexibel gestaltbares 1-Kreditoren-Modell wäre ohne diesen Neubau technologisch nahezu unmöglich gewesen. Hinzu kommt, dass sich die alte Plattform nur eingeschränkt internationalisieren ließ und auch die Nutzeroberfläche nicht mehr State-of-the-Art war. Das sind nur einige der vielen Gründe, warum wir eine komplett neue, bedingungslos nutzerzentrierte und technologisch zukunftsfähige Plattform für Einkaufs- und Verkaufsprozesse rund um die indirekte Beschaffung aufgebaut haben.

Was bedeutet das konkret?

Petri: Wir entwickeln eine komplett neue simple-system-Plattform parallel zum bestehenden Geschäft. Die derzeitige Plattform heißt „Classic“, die neue Plattform „NextGen“.

Was ist an NextGen besser als an Classic?

Sebastian Wiese: Grundlegend besser ist, dass NextGen 22 Jahre Erfahrung im indirekten Einkauf mit State-of-the-Art-Technologie kombiniert. Aufgrund unserer Markterfahrung und einem tiefen Verständnis der Einkaufs- und Verkaufsprozesse im Mittelstand haben wir bei simple system genau die Voraussetzungen, die die Komplexität des Neubaus einer solchen eProcurement-Plattform bewältigen lässt. Maßgeblich haben wir drei große Vorteile, die sich aus der neuen Plattform herauskristallisieren:

  • Geschäftsprozesse lassen sich präzise und flexibel abbilden und sind leicht einzurichten sowie anzupassen. Freigabeprozesse zum Beispiel können auch für größere Bereiche mit mehreren Hundert Mitarbeitern und mehreren Freigabestufen sowie übergeordneten Freigabeberechtigten, zum Beispiel für Gefahrstoffe, einfach eingerichtet werden. Viele der Funktionen waren bereits in der Plattform Classic enthalten, aber die Funktionsweise, Flexibilität und Erweiterbarkeit ist bei NextGen komplett neu gedacht und gestaltet. Basierend auf reellem Kunden- und Lieferanteninput werden die relevanten Funktionen schnell und passgenau bereitgestellt.
  • NextGen ist sehr einfach zu bedienen. Unser Anspruch ist es, dass alle Geschäftsprozesse selbstständig in wenigen Minuten intuitiv verstanden und umgesetzt werden können. Hierzu gehört auch, dass alle Tätigkeiten aus einem einzigen Account vorgenommen werden können. Unsere Einkäufer wollen genauso wenig mehrere Accounts für Konzerngesellschaften, Auslandsgesellschaften usw., wie Lieferanten separate Zugänge für öffentliche und individuelle Kataloge wollen. So lässt sich die Plattform sehr einfach nutzen und damit auch ohne Hemmschwellen für alle Mitarbeitenden zugänglich machen.
  • Die Plattform ist gedacht und gestaltet für den Mittelstand. Häufig diskutieren wir die Frage, warum es eine Mittelstandslösung im indirekten Einkauf braucht. Die Antwort ist relativ einfach: Die mittelständischen Unternehmen in der deutschen Industrie, mit denen wir uns regelmäßig austauschen, sind müde und frustriert von ihren IT-Projekten. Es ist kein Geheimnis, dass beispielsweise Umstellungen und Aktualisierungen von marktführenden ERP-Systemen nicht laufen wie erhofft. Projektlaufzeiten und -budgets explodieren und Digitalisierung wird vom erhofften Effizienztreiber nur zum Frust-Turbo. Darum NextGen. Unsere neue Plattform ist einfach einzuführen und ohne Vorkenntnisse zu nutzen. Hinzu kommt die leichtgängige und effiziente Integrierbarkeit der Systeme von Kunden und Lieferanten.

Wann geht es los? Wie ziehen Sie Einkäufer und Lieferanten auf die neue Plattform um?

Petri: NextGen ist bereits live. Viele Lieferanten sind schon umgezogen und eine gute Anzahl an Einkäufern auch. In meinem Büro habe ich schon vor einigen Wochen einen Ausdruck der ersten NextGen-Bestellbestätigung an die Wand gepinnt. Allerdings liegt ein Großteil der Arbeit noch vor uns, denn die Teilnehmer einer vitalen Plattform zu migrieren, ist besonders herausfordernd. Plattformen funktionieren per Definition nur beidseitig und die Marktteilnehmer sind tief miteinander verflochten. Die Plattformnutzer schrittweise zu migrieren, ist daher kaum möglich, weil laufende Geschäftsbeziehungen abgebrochen werden würden. Deshalb mussten wir einen Weg finden, um alle Beziehungen auf der Plattform intakt zu halten und die Teilnehmer dennoch schrittweise migrieren zu können. Denn wir wollen auf jeden Fall einen „Big Bang“ – also die Umstellung von einem Tag auf den nächsten – vermeiden. Wir dürfen keine Ausfallzeiten riskieren und die Geschichte zeigt, dass rabiate Umstellungen selten gut funktionieren.

Was heißt das? Wie soll die Umstellung letztendlich erfolgen?

Wiese: Wir haben einen Weg gefunden, bei dem die Lieferanten ihre Kataloge und Preise noch in der alten Plattform Classic verwalten können, während ihre Kunden bereits auf der neuen Plattform NextGen aus diesen einkaufen können. So können sich unsere Lieferanten in einer Übergangsphase an die neue Welt gewöhnen und ihr Katalog- und Preismanagement dann zu einem selbstgewählten Zeitpunkt umstellen, während wir deren Kunden bereits sicher schrittweise umziehen können. Wie zuvor schon angeschnitten, ist dieser Prozess der Umstellung ganz und gar kein Selbstläufer, sondern ein hochkomplexer Vorgang bei rasanten Marktbewegungen. Die Schwierigkeit besteht darin – ähnlich wie beim Boxenstopp im Motorsport – die Abläufe innerhalb der Plattform für Einkäufer und Lieferanten ohne Ausfallzeiten, Verzögerungen und Probleme lückenlos weiterlaufen zu lassen.

Anders als bei einer Migration auf eine neue Version eines ERP-Systems schultern wir bei simple system die hohe Komplexität selbst, um unseren Nutzern den Umzug so komfortabel wie möglich zu gestalten. Durch unser Know-how und die Erfahrungen über zwei erfolgreiche Jahrzehnte hinweg haben wir die idealen Voraussetzungen, die Komplexität dieser Umstellung zu bewältigen, quasi die Pole-Position! Doch klar ist, dass auch bei all unserer Mühe und peniblen Vorbereitung kein Umzug zu 100 Prozent geräuschlos laufen kann und hier wollen wir auch ganz offen und ehrlich sein. Damit wir noch besser werden, brauchen wir an der einen oder anderen Stelle die Unterstützung unserer treuen Nutzer – die der Einkäufer und der Lieferanten. Aber alle können sicher sein, dass simple system sie an die Hand nimmt und eng begleitet.

Man hört heraus, dass Sie über das Fundament und die Grundsteine lange nachgedacht haben. Wie soll das Gebäude darauf aussehen? Welche neuen Funktionen entwickeln Sie auf NextGen?

Petri: Wahrscheinlich sollte ich jetzt etwas über KI, Deep Learning, Chatbots und Nachbestellung per Spracheingabe erzählen. Das sind alles Themen, über die wir nachdenken und mit denen wir uns befassen. Aber um ganz offen zu sein: Wir möchten so nah wie möglich an den operativen Prozessen im indirekten Einkauf bleiben. Unsere Gespräche mit unseren Einkäufern und Lieferanten drehen sich eher um Themen wie Vertretungsregelungen für Freigaben von Bestellungen mit Gefahrstoffen, Pflege von Kundenmaterialnummern oder die Rechteverwaltung von Lieferadressen. Oder auch darum, wie wir diese Funktionen so gestalten können, dass sie von neuen Nutzern ohne ein Handbuch direkt verstanden werden. Um es auf den Punkt zu bringen: Wir fokussieren uns weiterhin auf die einfache Lösung von komplexen Problemen von Einkäufern und Lieferanten in der indirekten Beschaffung.

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