Welcher Einkaufsleiter kann kein Klagelied davon singen? Der Einkaufsalltag ist nervig und stressig, weil er von dem nicht rund laufenden operativen Geschehen beherrscht ist: Ein Meeting nach dem anderen allzu oft mit bescheidenen Ergebnissen, Krisengespräche mit Lieferanten und unzufriedenen Bedarfsträgern, Wühlen in zig Ordnern, Koordinieren von schlecht oder gar nicht klar definierten Abläufen usw. Wenn die Lieferkette nicht reibungslos funktioniert, weil Zukaufteile nicht rechtzeitig geliefert werden und in der Produktion eine Verschiebung droht, ist allzu oft hektisches Firefighting angesagt.
Von der Hektik des Alltags …
Der Einkauf wird von den anderen Abteilungen nicht selten zum Sündenbock gemacht. Dabei werden Zweifel an seiner Kompetenz und Professionalität mehr oder weniger deutlich geäußert. Der Einkauf steckt in der Tretmühle und kommt nicht dazu, strategisch zu handeln.
Dies alles muss nicht sein, meint der Einkaufsprofi Tao Zhu. Prozesse und Organisation des Einkaufs können so gestaltet werden, dass ein zielführendes professionelles, systematisches Arbeiten möglich wird. Der vorliegende kleine Leitfaden zeigt Schritt für Schritt auf, was hierfür in der Praxis getan werden muss.
Die handliche Schrift ist erschienen in der Reihe „essentials“ von SpringerGabler. Der Name ist Programm. Die Reihe umfasst keine dickleibigen, theoretisch überlasteten Bücher. Vielmehr werden schlanke Schriften in elektronischer und gedruckter Form vorgelegt, die aktuelles erprobtes Wissen in konzentrierter, auf den Bedarf des Praktikers ausgerichteter Form präsentieren. So soll der State of the Art schnell, unkompliziert und verständlich dargestellt und der Leser zum Handeln aufgefordert werden. Dies ist mit der vorliegenden Schrift gelungen. Der Verfasser Tao Zhu arbeitete als Einkaufsmanager in verschiedenen internationalen Unternehmen und hat den oben skizzierten Alltagsstress in der Praxis hautnah erlebt. Heute ist er Einkaufsberater. In seiner gut strukturierten Schrift, die wie eine ausführliche kommentierte Fallstudie daherkommt, macht er konkrete und unmittelbar in die Praxis umsetzbare Vorschläge zum Aufbau einer professionell arbeitenden Einkaufsabteilung. Er zeigt auf, wie sich der Einkauf in einem divisional organisierten Maschinenbauunternehmen mit verschiedenen Geschäftsarten (Anlagen-, System-, Produkt- sowie Service- und Ersatzteilgeschäft) aus den Fängen der Alltagshektik befreien und anerkannte nachweisbare Wertbeiträge erbringen konnte.
Der Change-Prozess in dem der Schrift zugrunde liegenden Unternehmen dauerte rund fünf Jahre. Es war ein intensiver Lernprozess für alle Beteiligten im Einkauf und in den Nachbarbereichen. Tao Zhu skizziert die einzelnen Schritte der insgesamt tiefgreifenden Veränderung in ihrer zeitlichen Reihenfolge. So ging es zunächst darum, die Grundlagen für ein systematisches Arbeiten zu schaffen und dadurch auch die vorher üblichen unproduktiven Eskalationen deutlich zu reduzieren. Als zielführende Maßnahmen erwiesen sich die Zusammenstellung von Key-Parts-Listen zusammen mit den Divisionen, die Erarbeitung von Handlungsempfehlungen für die Material-Kategorie-Strategien im Einkauf, der Aufbau eines Supplier-Managements sowie die Entwicklung eines auf wenigen aussagekräftigen Kennzahlen beruhenden Reporting- und Controlling-Systems. Hierauf aufbauend wurden Standards für den vorher reichlich konfliktären fachlichen Austausch mit den Geschäftseinheiten etabliert, und es wurde ein neuartiger Prozess für ein, die strategischen und operativen Aktivitäten integrierendes Einkaufsmanagement geschaffen.
… zur effizienten Strategie
Die Ergebnisse konnten sich am Ende des Change-Prozesses sehen lassen: Bessere Kennzahlen (Savings, Liefertreue, Fehlerquote der Lieferanten) und vor allem ein Klima der konstruktiven bereichsübergreifenden Zusammenarbeit im Unternehmen. Bemerkenswert: Es war gelungen, mit der gleichen Mannschaft „nur“ auf der Basis besserer Arbeitsprozesse und klarer Arbeitsprioritäten einen professionellen Einkauf mit Verständnis für die Geschäfte der Divisionen zu schaffen. Dies ist eine gute Nachricht.
Prof. Dr. Robert Fieten,
fachlicher Berater der
Beschaffung aktuell,
Köln
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