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Wie sich Dienstreisen verändern

Reisebranche steht vor gewaltigen Umwälzungen
Wie sich Dienstreisen verändern

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Die Dienstreise selbst wird weiterhin eine Zukunft haben, aber unter veränderten Rahmenbedingungen. Insbesondere die Betrachtung der Notwendigkeit wird sich erheblich verändern. Bild: Rido/stock.adobe.com
Seit Beginn der Coronakrise treffen sich Manager, Mitarbeiter und Kunden fast ausschließlich in virtuellen oder hybriden Konferenzräumen. Das kann den Präsenztermin oft nicht vollständig ersetzen, bietet aber einen großen Vorteil: Die Reisekosten der Unternehmen haben sich enorm reduziert. Ein aktuelles Whitepaper untersucht, wie die digitale Zusammenarbeit in Zukunft aussehen könnte.

Der nationale und internationale Geschäftsreisemarkt verzeichnet als Folge der Coronakrise einen signifikanten Einbruch. In Deutschland sind die Ausgaben für Geschäftsreisen laut der aktuellen Geschäftsreiseanalyse 2021 des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) in 2020 um fast 82 Prozent zurückgegangen. Im vergangenen Jahr erfolgte eine Stabilisierung auf deutlich niedrigerem Niveau als 2019. Aufgrund der bestehenden Einschränkungen im internationalen Reiseverkehr werden zwangsläufig neue Lösungen für Dienstreisen und digitale Meetings entstehen. Dafür werden neue Strukturen in den Unternehmen, angepasste und veränderte Buchungsprozesse, Kennzahlen und neue Services benötigt.

Die Unternehmen werden in Zukunft die Notwendigkeit einer Geschäftsreise viel stärker als bislang hinterfragen und prüfen, ob und wann sich eine Geschäftsreise noch lohnt und wann sie sich durch eine digitale Konferenz ersetzen lässt. Die Betriebe sollen zentral steuern können, ob im jeweiligen Einzelfall eine physische Reise notwendig ist oder ob sie virtuell in Form einer digitalen Konferenz empfohlen wird. Hierfür müssen erst neue Kennzahlen (KPI) entworfen werfen, mit deren Hilfe im Vorfeld eine Empfehlung abgegeben werden kann. Die Kennzahlen könnten sich auf Faktoren wie Reisesicherheit, Reisekosten/Nutzen, Zeitaufwand und Nachhaltigkeit beziehen.

Pandemie markiert Trendwende

Die Dienstreise ist rechtlich und im allgemeinen Sprachgebrauch jede geschäftliche Abwesenheit von Wohnort oder Arbeitsplatz. Darin eingeschlossen sind interne Reisen, Kundenbesuche, Reisen zur Leistungserbringung (Montage, Service), Reisen des Vertriebs und Reisen zu Veranstaltungen wie Messen, Tagungen und Seminaren.

Auf diese Reisearten hat die Pandemie seit Anfang 2020 erheblichen Einfluss. Fast alle Unternehmen haben schnell reagiert und alle nicht notwendigen und nicht mehr möglichen Reisen gestrichen. Für die nächsten zwei bis drei Jahre rechnen viele Unternehmen mit 20 bis 40 Prozent des bisherigen Reisevolumens (Referenzwert 2019), in fünf Jahren mit ca. 50 Prozent. Aufgrund der veränderten Nachfragesituation werden die Kosten für Geschäftsreisen signifikant steigen. Es zeigt sich also, dass die Auswirkungen und Veränderungen Bestand haben werden. Viele Unternehmen haben sich an neue Formen der Zusammenarbeit gewöhnt. Vor allem interne Reisen werden so durch digitale Formate ersetzt.

Zulässigkeit und Wert
einer Reise

Die einzelne Reise wird wertvoller aber gleichzeitig auch teurer. In Zukunft wird eine genauere Bewertung der Wertigkeit und Notwendigkeit vor Reiseantritt erwartet. Nur wenn Kosten und Nutzen einer Reise ausgewogen sind, ist die Reise sinnvoll. Bisher gibt es keine standardisierte Methode, um den Wert einer Reise zu ermitteln. Sinnvoll wäre ein Entscheidungsbaum, der anhand strukturierter Fragestellungen und Bewertung der Kosten ermittelt, wie sinnvoll die Reise ist.

Wenn es gelingt, hierfür Kriterien (z. B. Art der Reise, Wichtigkeit, Rendite, Risiken etc.) zu standardisieren und an die Reisenden zu kommunizieren, entsteht ein Mehrwert durch nachvollziehbare und dokumentierte Entscheidungen für oder gegen eine Dienstreise. Neue Mechanismen zur Freigabe einer Geschäftsreise müssen definiert und in die Travel-Management-Prozesse integriert werden.

Sich verändernde Anforderungen

Bisher gab es für EU-Bürger in vielen Ländern Reisefreiheit oder nur geringe Hürden, was sich in jüngster Zeit geändert hat. Immer mehr Länder haben Einreiseregistrierungen verpflichtend eingerichtet oder sind dabei, das gerade zu tun. Die Vergabe von Visa wird restriktiver gehandhabt. Zusätzlich sind als neuer Prozess durch die Coronakrise medizinische Dokumentation und Tests vor, während oder nach der Einreise erforderlich. Nicht alle Dokumente eines Landes werden von allen Ländern anerkannt. Nicht alle Impfstoffe, Impfungen oder deren Dokumentationen werden von allen Ländern anerkannt.

Bisher gibt es zur Verwaltung der Einreisebestimmungen kein übergreifendes System. Auch Dienstleister sind immer nur für einzelne Schritte verfügbar. Vernetzung und Integration der Prozesse sind damit für die aktuelle Situation unzureichend. Hier ist die Industrie gefordert, existierende Lösungen in den Buchungsprozess einzubinden oder neue Lösungen zu entwickeln.

Wichtige Tools für Dienstreisen

Die nachfolgenden Lösungen bestehen bereits am Markt und haben erheblich an Bedeutung gewonnen:

  • Destination Tracking Monitoring bezeichnet effektive Frühwarn-, Informations- und Kommunikationssysteme für Schutz und Sicherheit der Reisenden. Die Suche nach Land und Reisedatum liefert die bekannten relevanten Informationen aus verschiedenen Quellen, die von spezialisierten Anbietern bereitgestellt werden.
  • Das Travel Risk Management hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Seit diesem Jahr gibt es die ISO Norm 31030 als Travel-Risk-Management-Leitfaden für Unternehmen. Während internationale Großfirmen sich schon länger mit diesem Thema befassen, steckt dies bei den KMUs teilweise noch in den Kinderschuhen.
  • Health-Assistance-Systeme sind spezielle Systeme und Dienstleistungen zur Vorbereitung auf die Reise, zur Vermeidung von Erkrankungen und zur schnellen Hilfe bei Unfällen oder medizinischen Themen im Ausland.
  • Reisesicherheit-Systeme und -Dienstleistungen für die persönliche Sicherheit des Reisenden als Prävention und im Krisenfall weltweit. Der Fokus liegt auf der Vorbeugung von medizinischen oder Sicherheitsvorfällen, von denen Mitarbeiter betroffen sein könnten.

Neustart mit Alternativen

Die Digitalisierung hat neue Formate geschaffen, die heute massentauglich sind. Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Bedienbarkeit haben einen guten Stand erreicht, sodass die Akzeptanz enorm gestiegen ist. Alle digitalen Formate haben jedoch die Herausforderung, dass Emotionen unzureichend übermittelt werden oder nur schwer erkennbar sind. „Break Out Sessions“ als spontane Einzelgespräche zwischen Teilnehmern sind in den meisten Produkten nicht möglich. Die grafische Sammlung oder Aufbereitung von Inhalten wie an einem Flipchart ist nicht gleichwertig und meist wesentlich erschwert. Die Konzentration der Teilnehmer lässt nach ca. zwei Stunden deutlich nach. Fachlicher Austausch „während der Kaffeepause“ ist nicht möglich. Damit gibt es hinsichtlich der Leistungsfähigkeit der Lösungen Grenzen, die eine vollständige Portierung bisheriger Reisen in digitale Formate (noch) verhindern. (ys)


Ideen für die Zukunft

Das Whitepaper „Dienstreisen & Events – Ideen für die Zukunft“ können Sie kostenfrei unter www.businesstravel2025.de anfordern. Die Berater Mike Bassmann, Ralf Tellmann und Michael Zwickl haben sich für die Erstellung im Business-Travel-Competence-Team organisiert.

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