Effiziente Beschaffung von Katalog-Artikeln

Procure-CA ist eine Client-Server Internet-/Intranet-Anwendung zur Abwicklung von Bestellungen im C-Artikel-Bereich. Der Funktionsumfang umfaßt die Bereitstellung von Artikelkatalogen, die Suche nach Artikeln, das Bestellen, Bestellversand an Lieferanten und Kontrollauswertungen. Die Applikation kann mit dem Netscape Navigator 3, Communicator oder dem Microsoft-Internet-Explorer ab Version 3.02 aufgerufen werden. Andere Java-Script-fähige Web-Browser, die HTML 3.0 unterstützen, können ebenfalls nach vorherigen Tests verwendet werden. Procure-CA ist für den Internet-Explorer 3.02 mit einer Bildschirmauflösung von 800×600 Punkten und einer Farbtiefe von 16 Millionen Farben optimiert.

In dem System können beliebig viele Firmen als Kunden verwaltet und pro Kunde beliebig viele Besteller eingerichtet werden. Jeder Besteller wird durch eine Bestellernummer identifiziert und muß sich durch ein Paßwort am System anmelden. Es können beliebig viele Lieferanten, Artikelkataloge sowie Artikel verwaltet sowie die Artikel in einer Hierarchie nach Artikelgruppen organisiert werden. Die Kataloge bestehen aus je einem fest definierten Satz von Datenfeldern, die den Anforderungen zur Abwicklung von Bestellungen entsprechen. Darüber hinaus lassen sich für jeden Katalog zusätzliche Datenfelder zur Aufnahme von Artikelspezifikationen frei definieren. Zu jedem Artikel und zu jeder Gruppe kann eine Abbildung im JPG- oder GIF-Format hinterlegt werden, mit der Pfadangabe für das Bild im jeweiligen Artikelsatz. Alternativ ist eine HTML-Seite einschließlich Hyperlink, aber ohne den HTML-Header im Artikelsatz zu speichern. Beide dürfen eine Breite von 600 Pixel nicht überschreiten.

Zu jedem Katalog können beliebige Preistabellen angelegt und verschiedenen Kunden zugeordnet werden. In den Tabellen sind zusätzliche Datenfelder mit kundenspezifischen Informationen unterzubringen. Der Lieferant stellt seinen kompletten Artikelkatalog zur Verfügung. Über die jeweiligen kundenspezifischen Preistabellen wird die Artikelverfügbarkeit gesteuert. Der Artikelkatalog des Lieferanten braucht dementsprechend nur einmal generiert, das Artikelsortiment kann für jeden Kunden unterschiedlich definiert werden. Die Einrichtung von Katalog- und Preistabellen erfolgt aufgrund der unterschiedlichen Lieferantenkataloge nicht automatisch. Diese Aufgabe übernimmt Procure-Network; es fallen pro Katalog einmalig ca. 1-3 Tagessätze an. Der Import aktualisierter Artikeldaten erfolgt danach automatisch.

Schnittstellen zu Wareneingang und Finanzbuchhaltung sind individuell anpaßbar. So kann eine Bestellung automatisch in SAP gebucht und die SAP-Bestellnummer mit der Bestellung an den Lieferanten übergeben werden. Bei Rechnungsstellung erfolgt dann die Prüfung über die SAP-Nummer automatisch.

Jedem Besteller sind für die vorhandenen Artikelgruppen monatliche Budgets zuzuordnen. Es können nur Artikel bestellt werden, für die ein Budget zur Verfügung steht. Besteller sehen nur die Artikelgruppen, für die sie eine Freigabe haben. Die Anzahl der Bestellungen ist durch Procure-CA nicht beschränkt. Ein Bestellvorgang (das ist eine Procure-CA-Session) kann Bestellungen bei verschiedenen Lieferanten umfassen. Die Bestellungen werden standardmäßig um 24.00 Uhr versandt; diese Zeit kann durch den Besteller bei Eilbedarf überschrieben werden. Auch ist die Standardzeit über Parameter zu verändern.

Mit der Bestellung können zusätzliche Felder wie Kostenstellen, Rahmenvertragsnummer dem Lieferanten übermittelt werden. Diese Felder sind als Muß- oder Kann-Felder zu definieren, sie werden bei der Installation eingerichtet. Für diese Felder sind auch Auswahllisten zu hinterlegen. Pro Bestellvorgang sind beliebig viele Artikel zu bestellen. Die maximale Anzahl von Artikeln sollte durch Parameter limitiert werden. Der Standardwert ist 25 Artikel pro Bestellung. Procure CA bietet eine Auswertung aller Bestellungen je Budgetgruppe eines Bestellers bis maximal zwölf Monate rückwirkend. Zusätzlich sind Auswertungen nach ABC-Klassen möglich.

Lieferanten können online direkt ihre Artikelgruppen und Artikelkataloge im System pflegen. Ein Abruf der Bestellungen als HTML-Seiten ist ebenfalls möglich. Empfohlen wird aber eine Bestellübermittlung und Artikelpflege per Datenträgeraustausch. – In Procure-CA ist ein Beschwerdemanagement integriert, mit dem Fehllieferungen, Lieferverzug u.ä. dokumentiert werden. Diese Daten stehen bei Vertragsverhandlungen des Einkaufs auswertungsfähig bereit.

Der Procure-CA-Manager ist das Administrationswerkzeug für die Internet-/Intranet-Anwendung des Systems. Mit ihm können Lieferantenkataloge, Lieferanten, Kooperationen, Benutzer, Budgets, Kostenstellen, Projektnummern, Equipments und Web-Parameter gesetzt und verwaltet werden. Mit dem Manager werden alle Artikeldaten der Lieferanten-Sortimente gepflegt.

Der Procure-CA-Reporter steuert die automatisierte Kommunikation zwischen Kunden und Lieferanten. Der Reporter generiert anpaßbare Sammelbestellungen und übermittelt diese als Fax, E-Mail oder Datensatz an den Empfänger. Zum Betrieb dieses Moduls ist ein funktionsfähiger ISDN- oder LAN-Zugang notwendig. Die Gesamtperformance des Bestellsystems hängt sehr von der Leistungsfähigkeit des Internet-/Intranet-Servers, des Datenbanksystems und des Netzwerks ab. Der Betreiber hat die notwendige Leistungsfähigkeit zu überprüfen und bei Bedarf durch Erweiterung und Verbesserung sicherzustellen.

Procure Network GmbH, 65307 Bad Schwalbach, Fax 0 61 24 – 72 00 41