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Einsparpotenzial in der indirekten Beschaffung durch Digitalisierung

Beschaffungsprozesse über eine Plattform
Einsparpotenzial in der indirekten Beschaffung durch Digitalisierung

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70.000 Euro Ersparnis pro Jahr: Elektrotechnikhersteller Doduco profitiert nachhaltig von digitalisierten Beschaffungsprozessen. Bild: joyfotoliakid/stock.adobe.com

70.000 Euro Ersparnis pro Jahr, lautet das Fazit des Elektrotechnikherstellers Doduco und er profitiert nachhaltig von den digitalisierten Beschaffungsprozessen.

Die im baden-württembergischen Pforzheim ansässige Doduco-Gruppe betreut mit über 660 Beschäftigten Kunden aus der Elektro-, Elektronik- und Automobilindustrie. Das Unternehmen ist ein Hersteller von elektrischen Kontakten, genauer Kontaktwerkstoffen und Halbzeugen, Präzisionskontaktteilen, elektromechanischen Baugruppen sowie den dazu benötigten Werkzeugen. Zudem ist das Unternehmen tätig in der Herstellung von Galvanotechnik-Produkten, Beschichtung mit Edelmetallen sowie Edelmetallrückgewinnung. 

Bis 2006 wurden die Bestellungen im Unternehmen wie damals üblich abgewickelt: Die Bedarfsanforderung wurde zuerst auf Papier – später als E-Mail – von einem Mitarbeitenden vorgenommen. Danach erfolgte der Genehmigungsprozess durch die Abteilungsleitung und die Kontierungsprüfung durch das Controlling. Der Einkauf ergänzte die Lieferanten und übertrug die Daten manuell ins SAP-System. Dieser zeitaufwendige, manuelle Prozess musste durch eine digitale Lösung ersetzt und verschlankt werden. 

Schritt für Schritt zur Prozessautomation im Einkauf

Da die beiden Hauptlieferanten von Doduco auf der Plattform Simple System vertreten waren und ausschlaggebend für die E-Procurement-Partnerwahl eine „Mehrlieferantenfähigkeit“ war, konnte nach der Entscheidung für Simple System ein Großteil des indirekten Bedarfs direkt darüber abgewickelt werden. Nicht nur der Einkauf profitierte von der Umstellung. Auch die User innerhalb der einzelnen Abteilungen konnten über einen zentralen Zugang benötigte C-Teile bei verschiedenen Lieferanten bestellen, ohne sich auf unterschiedlichen Benutzeroberflächen zurechtfinden zu müssen. Die perspektivische Anbindung an das SAP-System und das Potenzial eines Barcode-Scanners für die Warenwirtschaft waren maßgebliche Entscheidungskriterien. Zudem ist die Nutzung von Simple System für Kunden absolut kostenfrei. 

Von 0 auf 100 – beziehungsweise von 25 auf 250 

Begonnen hatte die Digitalisierung und Automatisierung des Bestellwesens bei Doduco mit 25 Usern. Heute arbeitet Doduco in einem voll automatisierten Prozess von der Warensuche bis zur Rechnungslegung: Knapp 250 SAP-User werden aus dem ERP direkt zu Simple System geleitet, um dort ihren Warenkorb zu füllen. Dieser wird an SAP übertragen und dort gesichert. Dabei werden relevante Daten wie Kostenstelle, Kontierung und Lieferantennummer mitgezogen und der hinterlegte Genehmigungsprozess im Hintergrund angestoßen. Die freigegebene Bestellung wird dann direkt an simple system übertragen und anschließend an den Lieferanten übermittelt.

Werksübergreifend wickelt der Einkauf von Doduco pro Jahr rund 6200 Bestellungen mit etwa 17.000 Bestellpositionen ab. Über Simple System erfolgen rund 1400 Bestellungen mit 5000 bis 6000 Bestellpositionen. Aktuell sind mit 19 Lieferanten auf der Plattform feste Konditionen vereinbart, um den klassischen C-Teile-Bedarf abzudecken. Hierzu gehören neben Büromaterial zum Beispiel auch Messmittel und Messgeräte. „Die Anbindung an das SAP-System gestaltete sich aufgrund der engen Zusammenarbeit mit den Experten von Simple System sehr unkompliziert. Über die Standardschnittstelle konnte ab der Pilotierungsphase ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden. Das war der Grundstein für die hohe Effizienz und den Zeitvorteil, den wir heute genießen”, berichtet Doduco-Einkäufer Jakob Krüger. 

Eine für alle – alle für eine 

Während früher die internen Prozesskosten für die indirekte Beschaffung in keinem Verhältnis zum Bestellvolumen der C-Teile stand, konnten mit der einen zentralen E-Procurement-Plattform neue Rahmenbedingungen für die indirekte Beschaffung unternehmensweit einheitlich geregelt werden. Diskussionen über abweichende Preise, Rechnungen oder fehlende Kontierungen gehören der Vergangenheit an. Da die Lieferantenauswahl bei Doduco sehr stabil ist, kann sich der Einkauf nun verstärkt auf die Bedarfsabwicklung für A- und B-Teile konzentrieren. Denn gerade hier sind Einsparungen gegenüber dem Einstandspreis ein wichtiger Faktor zur Margensicherung. Im C-Teile-Management fokussiert sich der Einkauf jetzt maßgeblich auf wichtige strategische Analysen und die Optimierung des Katalogangebots. Besonders hilfreich sind hier die detaillierten Reportings und Auswertungen auf Artikelebene von Simple System. Sie sind Grundlage für die jährlichen Lieferantengespräche und dienen zur regelmäßigen Überprüfung von Produktsortimenten und Konditionen. Auch neue Lieferanten werden an Simple System angebunden oder über die Lieferantensuche auf der Plattform identifiziert. Für Doduco ist mittlerweile ein wesentliches Auswahlkriterium, ob die potenziellen Lieferanten Simple System als gemeinsamen Partnermarktplatz nutzen. 

Ein Rechenbeispiel für Effizienz 

Der Einstieg ins E-Procurement hat für Doduco an unterschiedlichen Stellen Vorteile gebracht: Die Prozesskosten konnten durch die digitale Abwicklung signifikant reduziert werden. Die Automatisierungsquote liegt – bezogen auf die gesamten Bestellungen – zwischen 30 und 35 Prozent. Für eine manuelle Bestellung lagen die Kosten in der Vergangenheit bei ungefähr 150 Euro. Durch die automatisierte C-Teile-Bestellung konnte dieser Betrag auf 100 Euro reduziert werden. Bei 1400 Bestellungen entspricht dies einer Einsparung von etwa 70.000 Euro pro Jahr.

Außerdem hatte die Einführung von Simple System für eine Kettenreaktion bei der Digitalisierung abteilungsübergreifender Prozesse geführt. Mit größeren Lieferanten ist standardisiert eine digitale Rechnungslegung vereinbart, bei der die Rechnungsinformationen voll automatisiert im EDI-Format an Doduco übermittelt werden. Die beschleunigte Datenübertragung macht Papier- oder PDF-Rechnungen obsolet und die spätere manuelle Erfassung in der Finanzbuchhaltung ebenso. 

„Die Einführung von Simple System verschafft uns als Einkäufer nicht nur mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben. Der hohe Automatisierungsgrad hat die Prozesskosten für das C-Teile-Management bei Doduco signifikant reduziert: Die Einsparungen liegen bei circa 70.000 Euro pro Jahr”, fasst Krüger den Erfolg des nachhaltig angelegten Großprojekts Digitalisierung des Beschaffungswesens bei Doduco zufrieden zusammen. (sas)

 

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