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Indirekte Beschaffung: Simple System integriert neues Dashboard

Digitalisierung in der Beschaffung
Indirekte Beschaffung: Simple System integriert erweitertes Dashboard

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Für eine effiziente Beschaffung von indirekten Bedarfen müssen Beschaffungsplattformen und Warenwirtschaftssysteme ineinandergreifen. Schnittstellen können mehr als zwischen den Systemen vermitteln – sie optimieren die indirekte Beschaffung von Artikeln sowie Dienstleistungen und schaffen mehr Transparenz in der Supply Chain. Ein Beispiel dafür ist das Simple System Cockpit.

Fehlendes Werkzeug, ein zu geringer Vorrat an Ventilen oder Schrauben: Wenn indirekte Bedarfe fehlen, steht am Ende womöglich die Produktion still. Denn Arbeitsmittel und Bauteile zur Hand zu haben, wenn sie gebraucht werden, ist einer der Grundsätze schlanker und agiler Produktionsprozesse. Doch die Bestellung, Inhouse-Logistik und gegebenenfalls dezentrale Bevorratung der kleinen Artikel kostet. Hier lässt sich mit E-Procurement optimieren: Bestellprozesse werden mit Unterstützung von Beschaffungsplattformen einfacher und schneller. Langwierige Abstimmungsprozesse gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie das zeitraubende Ausfüllen von Formularen. Der Einkauf hat alle wichtigen Angaben auf einen Blick parat – und kann genau dort aktiv werden, wo gerade Bedarf besteht. Für eine weitere Optimierung lassen sich Dispositions- und Kanban-Systeme, dank digitaler Vernetzung, an die Beschaffungs-Plattformen anbinden und so Just-in-time-Prozesse realisieren.

Indirekte Beschaffung wird unterschätzt

Die Vorteile von Beschaffungsplattformen haben sich aber noch längst nicht in der indirekten Beschaffung durchgesetzt. Diese Artikel und Dienstleistungen betreffen Bedarfe, die nicht direkt ins Endprodukt eingehen und erhalten deshalb oft keine Priorität. Die Lieferantenbeziehungen sind daher oft nicht ausreichend standardisiert und auch nicht auf einer Beschaffungsplattform gebündelt. Stattdessen müssen die Artikel und Dienstleistungen aufwendig aufgespürt und geordert werden – per Print-Katalog und Bestellformular oder durch ein individuelles Netzwerk, also oft noch per Hand, Fax und Telefon. Ein Vergleich von Preis, Mindestabnahmemengen, Qualitäten und spezifischen Eigenschaften ist so schlecht möglich. Zudem ist so keine Optimierung möglich, zum Beispiel durch eine Analyse, ob ähnliche Sortimente von verschiedenen Abteilungen bestellt werden und sich im Grunde bündeln ließen – zu besseren Konditionen und Lieferbedingungen.

Vergleichsmöglichkeiten mit Beschaffungsplattformen

Diese Vergleichsmöglichkeit besteht, sobald Artikel und Waren standardisiert auf einer Beschaffungsplattform zusammengefasst sind, beispielsweise in der von Simple System. Sie bündelt über 80 Millionen Artikel führender Lieferanten. Die Plattform ermöglicht einen Bestell- und Anfrage- Self-Service für den Endanwender und standardisiert den Beschaffungsprozess inklusive Warengruppensteuerung, Intralogistik und Rechnungswesen.

Das Simple System Cockpit ermöglicht gleichzeitig die Integration der Beschaffungsplattform ins Warenwirtschaftssystem der Kunden und nutzt die Möglichkeiten der bestehenden Unternehmensprozesse. Modular aufgebaut, lässt es sich an Anforderungen anpassen und erweitern.

Was bietet das Simple System Cockpit?

Das Cockpit fasst alle für die Verwaltung Steuerungselemente auf einen Blick zusammen und sorgt so für eine reibungslose Einbindung in den Unternehmensprozess:

  • Es bereitet Lieferanten- und Benutzerdaten für eine automatische Anlage von Bestellungen oder Bestellanforderungen auf.
  • Es bietet eine Übersicht der übertragenen Bestellinformationen und Folgebelege inklusive einer Pflegemöglichkeit.
  • Es übermittelt angelegte Bestellungen zurück an die Beschaffungsplattform und schließt so den Kreis.
  • Es bietet eine automatisierte Berücksichtigung vorhandener Stammdaten im Gesamtprozess.

Das Gesamtkonzept lässt sich allen Prozessbeteiligten und einzelnen Mitarbeitern zur Verfügung stellen, so dass Bestellungen auch dort aufgegeben werden können, wo der Bedarf entsteht. Das Konzept erlaubt es den Prozessbeteiligten, Standards zu setzen und Transparenz zu schaffen und entlastet die Mitarbeiter durch den vollständigen Self- Service.

Flexibilität auch für die indirekte Beschaffung dank neuem Release

Noch flexibler wird das Cockpit nun in seinem aktuellen Release. Die Version 3.0 enthält neue Funktionen, die auch die Zuordnung von Zoll-Tarifnummern und Gewichtsangaben zu den Bestelldaten ermöglichen. Zudem kann das System jetzt auch Inhouse-Kataloge abbilden. Diese umfassen eigene Materialien wie Werbemittel, Cateringbedarf, Blumensträuße oder Artikel von Lieferanten, die keine eigenen elektronischen Kataloge anbieten. Über das Cockpit 3.0 werden diese wiederkehrenden Bestellungen nun automatisiert und deutlich vereinfacht.

Schlüsselfertige Lösung für SAP

Neben einer Cloud Lösung für alle Warenwirtschaftssysteme wurde von Simple System eine schlüsselfertige Lösung für SAP ERP und SAP S/4 HANA konzipiert. Es ist modular aufgebaut, innerhalb von vier Wochen implementierbar und lässt sich leicht an individuelle Anforderungen anpassen. Kunden, die es erstmals installieren, erwerben eine Einmallizenz, die um Wartungs- und Weiterentwicklungsverträge erweitert werden kann. Weitere Warenwirtschaftssysteme werden derzeit sukzessive angeschlossen. (sd)

Zusammenfassung. Diese Vorteile bietet das Simple System Cockpit:

  • Anforderungs- und Bestellanlage erfolgt vollautomatisch und nach Unternehmensvorgabe
  • Eine Schnittstelle für alle Lieferanten
  • Weiterführende Prozesse wie Integration Buchhaltung, Wareneingang und Rechnungsabgleich im führenden Warenwirtschaftssystem
  • Nutzung interner Freigabeverfahren und Workflows
  • Auswertung aller Bestellungen im Warenwirtschaftssystem oder in simple system
  • Rasche Implementierung mit minimaler Beanspruchung der internen IT-Abteilung
  • Lösung ist schlüsselfertig für die Integration von SAP ERP und SAP S/4HANA

Das Unternehmen

Simple System

… bietet eine Komplettlösung für die indirekte Beschaffung von produzierenden Unternehmen. Als Herzstück fungiert eine E-Procurement-Plattform, die ein Gesamtsortiment von 80 Millionen Artikeln führender Lieferanten bündelt und Beschaffungsprozesse so entscheidend vereinfacht und verkürzt. Über zwei Jahrzehnte hinweg hat das Münchner Unternehmen das innovative Tool im direkten Dialog mit seinen Kunden und Lieferanten weiterentwickelt, so dass es sich heute in jedes Warenwirtschafts- bzw. ERP-System integrieren lässt. Als strategischer Partner begleitet simple system seine Kunden darüber hinaus bei der digitalen Transformation ihres Einkaufsbereichs und leistet Support bei der Implementierung digitaler Strukturen vor Ort. Das Kundenportfolio von simple system umfasst rund 2.000 überwiegend mittelständische Unternehmen. simple system beschäftigt aktuell 25 Mitarbeiter und vermittelt einen Umsatz von 140 Millionen Euro.

Mehr Infos unter: www.simplesystem.com


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