ABB setzt im Indirekten Einkauf auf Amazon Business

Beschaffung aktuell: Herzlichen Glückwunsch, zum Visionary-Award von Amazon Business. Können Sie kurz zusammenfassen, wofür Sie ausgezeichnet wurden?

Sven Eisel: Wie der Name Visionary-Award schon sagt, haben wir ihn wirklich dafür bekommen, dass wir schon sehr früh eine Vision hatten, uns dem Thema Amazon Business zu widmen. Nachdem die B2B-Plattform Anfang Dezember 2016 in Deutschland live gegangen ist, haben wir bereits im Februar 2017 die ersten Gespräche geführt – damals noch mit unserem Global Head Indirect Spend, Dr. Armin Ploetz. Amazon Business verfolgt einen sehr kundenzentrierten Ansatz und KundenFeedback ist ihnen für die Entwicklung von neuen Features sehr wichtig. Viele unserer Ideen und Anregungen wurden dann auch umgesetzt, wie zum Beispiel das Guided Buying und die Sperrung einzelner Kategorien. So waren wir oftmals einer der ersten Kunden, denen neue Funktionen zur Verfügung gestellt wurden.

Unsere Vision war es, gemeinsam mit Amazon Business einen Mehrwert für unser Unternehmen zu schaffen. Auf der anderen Seite hat natürlich auch Amazon Business von unserer Zusammenarbeit profitiert und so den Weg für nachfolgende Kunden bereitet.

Auf der ABX in London ist uns erst wieder bewusst geworden, dass wir viele Lösungen in Amazon Business, die mittlerweile als selbstverständlich hingenommen werden, mit aufgebaut haben. Da haben wir mit den Kollegen echte Pionierarbeit geleistet.

Beschaffung aktuell: Dazu gehörte ja durchaus eine gehörige Portion Mut, einen Anbieter, den man bislang nur aus dem privaten Business her kannte, ins eigene Unternehmen zu holen …

Daniel Stumm: Für uns war es keine Frage des Mutes. Wir leben in einer Zeit des Wandels. In der Schweiz beispielsweise kann ich als Verbraucher schon wählen, ob ich meine Brötchen an der Kasse selber scannen und zahlen oder nach wie vor zu einer Kassiererin gehen möchte. Und diesen Service wollen wir auch im Business bieten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt war das interne Marketing. Mit der Nachricht: „Ihr könnt jetzt bei Amazon einkaufen!“ konnten wir bei unseren internen Kunden punkten.

Eisel: Der Einkauf wird unter anderem an zwei Dingen gemessen: Kostenreduktion und Service. Letzteres gerade im indirekten Bereich. Für uns heißt das, dass wir unseren Kunden die Möglichkeit geben müssen, schnell zu agieren, gerade bei kleinen Bedarfen.

Beschaffung aktuell: Verwenden Sie Amazon Business nur für Deutschland oder für das gesamte Unternehmen?

Stumm: Wir haben Amazon Business auch in Österreich, Italien, Spanien und den USA im Einsatz und jetzt auch bei ABB in der Schweiz lanciert. Das hat ein bisschen länger gedauert. Ich glaube, dass wir eines der ersten Unternehmen in der Schweiz sind, die die Plattform nutzen. Davor hatten wir dort Probleme mit der Beschaffung von Büchern, denn in der Schweiz gibt es keinen Bücherversand. Deswegen hatten wir einen deutschen Lieferanten. Und weil die Lieferung über die Grenze musste, kam sie spät. Amazon hat uns dieses Problem gelöst. Die Bücher kommen jetzt innerhalb von zwei Tagen auch in die Schweiz.

Wir treiben das Thema auch international voran. Dabei gilt es in jedem Land spezielle Gegebenheiten zu berücksichtigen. Hier stehen wir Amazon Business als Partner zur Seite, geben neue Denkanstöße und kontinuierlich Feedback . Das ist auch ein Grund, warum wir den Award erhalten haben. In China nutzen wir ähnliche Konzepte mit einem chinesischen Lieferanten.

Beschaffung aktuell: Wie verlief die Einführung von Amazon Business bei ABB?

Eisel: Im Februar 2017 haben wir uns erstmals mit Amazon Business zusammengesetzt. Mit dabei war auch Florian Böhme, der die DACH-Region von Amazon Business verantwortet. Von Anfang an war die Awareness auch auf der Seite von Amazon-Business vorhanden, dass das wirklich eine gute Zusammenarbeit werden kann und wir gemeinsam etwas voranbringen können.

Stumm: Wir arbeiten immer noch sehr eng mit Amazon Business zusammen, gerade am Anfang war der Austausch sehr intensiv. So konnten wir Amazon Business gut vermitteln, was wir als Industriekunde benötigen.

Beschaffung aktuell: Ein Beispiel?

Eisel: Ein relativ einfaches Thema ist zum Beispiel die Rechnungsnummer: Wer SAP nutzt, hat dafür nur eine limitierte Anzahl von Zeichen zur Verfügung. Die Rechnungsnummern von Amazon sind aber länger. Wenn diese Rechnung von der OCR-Software erkannt werden soll, entstehen Probleme bei der Zuordnung.

Beschaffung aktuell: Wie ist denn das Problem mit Rechnungsnummern gelöst worden?

Eisel: Amazon Business arbeitet bereits an einer Lösung. Industriekunden sind anspruchsvoll – Amazon lernt aber grundsätzlich schnell. Für uns haben wir eine Lösung mit unserem Scan-Dienstleister gefunden.

Stumm: Ein anderes interessantes Thema ist die Frage nach der Kostenentwicklung: Wie entwickelt sich der Preis, wenn man mehr Volumen über die Plattform beschafft. Bis jetzt wird in erster Linie der Tail-Spend; the tail of the tail, wie wir sagen, bestellt. Daneben haben wir natürlich nach wie vor Kataloge, weil wir dort das Pricing unter Kontrolle haben. Amazon Business bietet bereits sehr gute Preise – was einmal mehr entscheidend ist, um sich auf dem Markt durchzusetzen.

Daneben sehen wir auch, dass Lieferanten, zum Beispiel für Büromaterial, sich mehr und mehr an Amazon orientieren und einen besseren Service bieten. So treibt Amazon auch den Wettbewerb, was für die Kunden sehr spannend ist.

Beschaffung aktuell: Haben Sie interne Auflagen, welche Produkte gekauft werden dürfen? Oder darf im Prinzip eigentlich erst mal alles gekauft werden?

Stumm: Bis auf gewisse Dinge, die besonderen Sicherheitsrichtlinien unterliegen, wie zum Beispiel die persönliche Schutzausrüstung, darf prinzipiell alles gekauft werden. Anfangs gab es Überlegungen, gewisse Angebote zu begrenzen, wie die IT beispielsweise. Jetzt haben wir auch das geöffnet und beobachten die Nutzung. Mit den Reports haben wir stets die Transparenz über das, was eingekauft wird. Diese Transparenz ist notwendig. Dann kann man auch mutig sein und Neues ausprobieren. Die Vorgehensweise entspricht unserer Philosophie und ist meiner Ansicht nach für die Zukunft wichtig.

Beschaffung aktuell: Maßgeblich für den Erfolg sind durchgängige IT-Lösungen. Wie haben Sie die Anbindung an das Backend realisiert?

Eisel: Ein durchgängiger digitaler Prozess ist sehr wichtig. Deswegen haben wir Amazon Business an unser bestehendes E-Procurement-Tool angebunden und voll integriert. Aber es hat sich wirklich auch gelohnt, denn jetzt haben wir einen komplett reibungslosen digitalen Prozess. Die Approvals können die Manager über das Handy, das Tablet oder über den Laptop bzw. PC geben. Der gesamte Prozess läuft reibungslos digital.

Beschaffung aktuell: Also die Leute können sich jetzt aussuchen, wo sie bestellen?

Stumm: Wir haben Amazon Business momentan vor allem für Spot Buying oder Tail-Spend, das heißt für Dinge, die wir nicht katalogisiert haben. Es besteht natürlich ein „Risiko“, dass jemand zum Beispiel sein Büromaterial über Amazon Business bestellt. Das wird aber durch unsere interne Organisation weitestgehend ausgeschlossen.

Beschaffung aktuell: Wie geht es weiter?

Eisel: Wir werden mit Amazon Business natürlich weiterarbeiten. Es ist unser Interesse, weiter gemeinsam zu wachsen. Neben der sehr guten Logistik, erwarten wir als Kunde auch Einsparungen auf Produktebene. Daran arbeitet Amazon Business bereits.

Stumm: Intern arbeiten wir gerade an einem Interface wie Google. Der User soll automatisch aus dem System die besten Such-Ergebnisse erhalten. Er kann sie sich anschauen, anklicken, auswählen, in den Einkaufskorb legen und eine Bestellung genehmigen lassen.

Dazu wollen wir verschiedene Systeme in einem internen Katalog anbinden. Wir nennen das Agnostic User Interface und davon wird Amazon Business ein Teil. Der Anwender soll praktisch keinen Unterschied merken, ob er jetzt im Internet privat bestellt oder in der Firma. Daran arbeiten wir in den nächsten zwei, drei Jahren.

Beschaffung aktuell: Mit einer Standardlösung?

Stumm: Wir spezifizieren aktuell unsere Anforderungen. Natürlich gibt es Lösungen von den bekannten Anbietern. Davon lassen wir uns inspirieren und entsprechende Vorschläge machen. Das Portal muss dem ABB-Branding entsprechen und wir müssen es sehr einfach und schnell konfigurieren können.

Beschaffung aktuell: Was können Sie anderen Unternehmen als Lessons Learned mitgeben?

Eisel: Einfach machen. Man sollte nicht warten, bis wirklich alles perfekt ist. Natürlich muss man auch mit Stolpersteinen rechnen. Aber uns war und ist das Thema so wichtig, dass wir gesagt haben, wir wollen den Weg gemeinsam mit Amazon Business gehen. Das ist anders als beim typischen deutschen Engineering, wo man von A bis B alles durchplant.

Es gibt es viele Unternehmen, die erst mal schauen, wie sich ein Angebot von Amazon Business oder anderen entwickelt, und warten bis eine gewisse Marktreife erreicht wurde. Aber das entspricht nicht unserer Strategie. Wir möchten vorne mit dabei sein und Themen gemeinsam voranbringen.

Stumm: Für mich war es, wie wir so schön sagen, ein No-Brainer. Wir können unser Leben vereinfachen und damit unserem End User was Schönes bieten. Also lass es uns einfach mal testen. Jeder kennt Amazon. Als ich im Vorfeld die Idee mit ein paar Usern besprochen haben, war die einstimmige Reaktion: Das wäre cool!

Beschaffung aktuell: Wie verändert die Digitalisierung den Einkauf?

Stumm: Die Digitalisierung verändert alles im Einkauf. Bei uns arbeitet im Einkauf das Team „Digital Change Agent“ dediziert an Digitalisierungsprojekten. Das hatten wir früher nicht. Langfristig wird die Anzahl der operativen Einkäufer zurückgehen oder ihr Aufgabenfeld wird sich ändern. Aber der strategische Einkauf bleibt wichtig und auch das Thema Sourcing. Allerdings wird das Sourcing zukünftig flexibler sein. Man braucht zwar nach wie vor Kategoriespezialisten, aber die Arbeit wird mehr auf Projektbasis laufen, und dafür benötigt man mehr Analysten. Außerdem muss ein Einkäufer ein Diplomat sein. Ob wir intern unsere Projekte verkaufen oder mit Lieferanten verhandeln, in jedem Fall ist Diplomatie gefragt. Gesucht sind Leute, die mit Daten arbeiten können, diese verstehen und so aufarbeiten können, dass sie andere überzeugen.

Beschaffung aktuell: Und das alles in einer Person?

Stumm: Das geht alles nur im Team. Dabei kommt es auf die richtige Zusammensetzung an. Einkaufserfahrung ist wichtig, aber nicht ausschlaggebend – das klassische Verhandeln wird immer mehr abnehmen –, viel wichtiger ist, dass man Leute hat, die strategisch denken, sich mit Tools auskennen, gut in Analysen sind und vor allem im Verkaufen und im Stakeholder Management einen wertvollen Beitrag liefern. Wir wollen als Einkauf in der Champions League spielen und dafür brauchen wir motivierte Player, die mit Leidenschaft die Sache vorantreiben.

Eisel: Wir treiben zurzeit verschiedene Digitalisierungsprojekte im Einkauf voran, gemeinsam mit unseren Mitarbeitern aber auch mit unseren externen Partnern. Gemäß unserer ABB Leitlinie „Let´s write the future. Together“.

Das Interview führte Sabine Schulz-Rohde,
Beschaffung aktuell.

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