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Bestellung: Automatisierung lässt Einkäufern mehr Zeit fürs Wesentliche

Bestellautomatisierung
Abkehr von der Routine lässt mehr Zeit fürs Wesentliche

Die Einkäufer der Springer Maschinenfabrik GmbH sollten von immer wieder gleich ablaufenden Routinebestellungen entlastet werden. Mithilfe Künstlicher Intelligenz werden bis dato im ERP-System zahlreiche Bestellvorgänge automatisiert abgewickelt. Damit sind die Weichen in Richtung Teilautomatisierung gestellt.

Dietmar Kieser, Redakteur
Beschaffung aktuell

Die Einkäufer von Routinetätigkeiten entlasten und ihnen mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben und Entscheidungen etwa im Rahmen der Lieferantenkommunikation verschaffen – mit dieser Zielsetzung gab die Geschäftsführung der Springer Maschinenfabrik GmbH aus Friesach in Nordkärnten den Startschuss für ein für sie neuartiges Projekt der Prozessautomatisierung und -digitalisierung der Bestellvorschläge. Kein leichtes Unterfangen bei der Vielzahl von Artikelgruppen, mit denen der Komplettanbieter von Maschinen und Anlagen für die Säge- und weiterverarbeitende Holzindustrie hantiert.

Auch in dem von Springer eingesetzten ERP-System APplus von Asseco Solutions lässt sich eine Bestellung auf verschiedenen Wegen erzeugen: angefangen vom Bestellungsvorschlag über Bedarfsanforderung und Lagerdispolauf bis hin zur telefonischen Order. Damit das Standardgeschäft jedoch automatisiert abgewickelt werden und sich ein Einkäufer ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren kann, braucht es mehr.

Dem Einkäufer über die Schulter blicken

Die Grundlage für die Entwicklung in Richtung Automatisierung des Bestellprozesses liefern sogenannte Mining Tools. Mithilfe dieser Werkzeuge lässt sich dem User gewissermaßen über die Schulter blicken, der Ablauf exakt prüfen und die einzelnen Schritte dokumentieren. So wird der Bewegungspfad durch das System transparent und es wird erkennbar, welche Pfade häufig und welche weniger häufig verwendet werden. „Dieses Process Mining braucht es, um zu verstehen, wie alles funktioniert“, erläutert Christian Leopoldseder von Asseco Solutions. Der für Österreich zuständige Geschäftsführer begleitet das Projekt bei Springer von Anfang an und nutzt für die Grundlagenarbeit das Asseco-eigene Tool namens APplus Miner.

„Erst durch die Analyse unserer vielen unterschiedlichen Artikelgruppen wurde deutlich, wo eine Automatisierung im Einkaufsprozess möglich ist“, weiß Yvonne Ache. Die Expertin des Springer-Bereichs Development Operations begleitet das ERP-Projekt seit drei Jahren. Bevor für die automatische Abarbeitung der Bestellvorgänge die Prozesse modelliert und Logiken wie auch Abläufe konfiguriert werden können, braucht es jedoch Daten, die strukturiert vorliegen.

Die notwendige Datenbasis sammelte das Team um Yvonne Ache und Christian Leopoldseder in einem Zeitraum von drei bis vier Monaten. Immer unter dem Blickwinkel, was automatisierbar erscheinen könnte. Dies war bei bestimmten Artikelgruppen wie etwa Bauteil- und Maschinenzukäufen nicht gegeben, weshalb diese sogleich ausgeschlossen wurden. Ache rät, „auf die Gewichtung zu achten“, und konkretisiert: „Eine einmal im Monat einfach durchzuführende Bestellung lässt sich leicht automatisieren, was aber nicht für den Großteil der Orders gilt.“ Umso wichtiger ist es, die Grenzen einer Artikelgruppe zu beachten. Dafür braucht es wiederum die Rückmeldung der Einkäufer und deren Prozessverständnis. Überdies sind je Bestellvorschlag auch die Merkmale festzulegen, ob eine Bestellung grundsätzlich automatisierbar ist.

Bei Artikelgruppen auf die Gewichtung achten

Sind die Daten strukturiert und dokumentiert und Informationen wie etwa Stammdaten, Lieferanten, Mengen oder Bestellstatus hinterlegt, wird der Ablauf eines Bestellablaufs per BPMN-Tool modelliert. Denn anders als bei einer leicht automatisierbaren Bestellung, die etwa aus einem Rahmenvertrag mit festen Lieferzeiten und Mengen resultiert, benötigen anders gelagerte Fälle etwa eine Verfügbarkeitsprüfung. Hier muss das IT-System eine Funktion oder eine Prozesskette ausführen. Elegant gelöst werden solche Konstellationen mittels eines Prozess-Modellierungs-Tools. „Bei einem solchen Ereignis können wir definieren, was noch zu tun ist, um auch diese Aktionen vollständig zu erfassen“, sagt Christian Leopoldseder.

KI-Algorithmus erkennt Muster

Den beiden Schritten, die Vorarbeit der Datenaufbereitung und das Wissen, wie gearbeitet wird, schließt sich die Steuerung der Prozesse an. Damit dies automatisiert erfolgen kann, braucht es KI-Algorithmen, die lernen, sobald es Veränderungen im Prozess gibt. Schließlich geht es darum, aus den wiederkehrenden Tätigkeiten Muster zu erkennen, die das IT-System schlussendlich selbst ausführt.

Für das „Training“ des Mustererkennens ist bei Springer schließlich ein KI-Algorithmus entstanden, dessen Datenbasis „aus Zehntausenden Datensätzen“ besteht, betont Yvonne Ache. Ob eine Bestellung letztendlich automatisiert werden kann oder nicht, dafür reicht der bloße Datensatz aber allein nicht. Der Algorithmus benötigt dazu auch stets das Ergebnis „automatisierbar oder nicht“. Schließlich wurde das neuronale Netzwerk auf einer Datenbasis von 20.000 Trainingssätzen trainiert und optimiert. Immer wieder entdeckte das Projektteam Ausreißer und passte das Netzwerk so lange an und validierte, bis die Ergebnisse passten.

Viele Bestellungen bisher einfach automatisierbar

Im nächsten Schritt wurden die bisherigen Ergebnisse über Kanban Boards im ERP-System APplus zur operativen Prozessbearbeitung visualisiert. Während die User am System arbeiteten, lief der KI-Algorithmus im Hintergrund mit. Währenddessen gab der Anwender Feedback, ob ein Bestellvorschlag automatisierbar ist. „Diese Feedback-Schleife hat uns gezeigt, ob das jeweilige Ergebnis passt“, hebt Yvonne Ache die Mitarbeit der User am iterativen Prozess als wichtigen Schritt hervor. Insgesamt waren bei der Springer Maschinenfabrik GmbH zum Zeitpunkt der Auswertung „27 Prozent der Bestellungen sehr einfach automatisierbar“, sagt Ache. Die restlichen möglichen Artikelgruppen wären mit Zeitaufwand zu analysieren, um sie schrittweise zu automatisieren. Die aktuelle Teilautomatisierung hat in der Testphase die Einkäufer überzeugt. Das Ziel in Friesach heißt Automatisierung.

Kontakt:

Springer Maschinenfabrik GmbH
Hans-Springer-Strasse 2
A-9360 Friesach
Tel. +43 4268 2581-0
www.springer.eu

Asseco Solutions AG
Hauptsitz DACH
Amalienbadstr. 41c
76227 Karlsruhe
Tel. +49 721 91432-900

www.assecosolutions.com/de

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