Bevor man sich auf den Weg zum Einkauf 4.0 macht, sollte man zuerst eine Standortbestimmung machen. Dazu muss im Vorfeld präzise analysiert werden, wo Probleme vorliegen bzw. in welchen konkreten Bereichen Optimierungspotential gesehen wird. Und dann kann man sich auf die Suche machen: Was ist mein strategisches Ziel? Die folgende Checkliste hilft bei Standortbestimmung und Zukunftsplanung.
Einkäufer werden zu Managern eines hoch dynamischen und komplexen Einkaufs- und Prozessnetzwerks. Ganz entscheidend für die Zusammenarbeit mit internen Bedarfsträgern, Produktion und Lieferanten sind adäquate, flexible IT-Systeme, die medienbruchfreie Prozesse und Datenaustausch in Echtzeit ermöglichen. Die Realität: So manches Unternehmen hat großen Nachholbedarf und unterliegt erheblichen Einschränkungen durch eine zuweilen äußerst heterogene IT-Landschaft. Wer sich für die Implementierung einer – neuen – E-Procurement-Lösung entscheidet, muss im Vorfeld fragen: Was hat uns bisher an besonderen Erfolgen gehindert? Welche Elemente können Transformationen unterstützen? Was können wir von Anderen lernen? Die folgende Checkliste, unterteilt in Aktionssegmente, hilft bei Standortbestimmung und Zukunftsplanung.
Strategie 4.0
- Wie definieren wir im Unternehmen Einkauf 4.0 und Industrie 4.0?
- Wie weit sind wir? Theorie oder schon erste Praxis?
- Wird der Einkauf in Industrie 4.0-Runden eingebunden? (wenn nicht: reklamieren!)
- Wie schaffen wir es, uns als beratender und strategischer Partner zu positionieren?
- Haben wir eine explizit formulierte Einkaufsstrategie? Wenn ja, wie konkret ist diese wirklich?
- Wissen wir im Einkauf, wo wir in zwei, fünf und zehn Jahren stehen wollen?
- Können wir die CPO-Ziele top-down transparent kommunizieren und operationalisieren?
- Wie können wir strategiekonformes Einkaufen gewährleisten?
- Kennen wir alle Risiken bzw. haben wir ein professionelles Risk Management?
- Wie sichern wir Compliance, Rechts- und Liefersicherheit?
- Wie gehen wir den Kompetenzaufbau der Mitarbeiter an?
- Wie setzen wir ein Change Management auf?
Dienstleister
- Was erwartet unser Unternehmen generell von IT-Systemdienstleistern?
- Wie muss für uns im Einkauf ein idealer IT-Business Partner beschaffen sein?
- Haben wir einen Überblick über Dienstleister und deren Portfolio?
- Können uns unsere derzeitigen Dienstleister in die Zukunft begleiten?
- (Was) Können wir von ihnen (und ihren Referenzkunden) lernen?
- Sind wir selbst wirklich offen für Anregungen?
- Sagen wir konkret, was Dienstleister verbessern sollten?
- Wie ist der Umgang mit unseren Daten geregelt (Sicherheit, Speicherung)?
Schnittstellen
- Wissen wir, wie viele IT-Systeme im Unternehmen implementiert sind (und was wird davon wirklich breit genutzt/wertgeschätzt?)?
- Welche IT-Systeme/Tools arbeiten gegeneinander bzw. sind nicht kompatibel, behindern also reibungslose Prozesse?
- Nach Analyse: Wie (schnell) können wir unsere Flickenteppiche gemeinsam mit anderen Abteilungen harmonisieren? Hier droht Reibung …
- Welche Möglichkeiten bestehen, um unsere (künftige innovative) Lösung problemlos an SAP (bzw. ERP-Systeme) anzudocken?
- Wie muss unsere Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung gestaltet werden?
- In welcher Form sind unsere Lieferanten angebunden bzw. zukünftig anzubinden?
- (Wann) Sind unsere wichtigsten Lieferanten 4.0-ready?
- Stellen wir wirklich klar, was wir von Lieferanten erwarten?
E-Procurement: Strategie
- Wo liegen derzeit unsere Stärken und Schwächen (wo ist größter Pain Point?)
- Wissen wir, wie wir Mitarbeitern (und internen Bedarfsträgern) das Einkaufen erleichtern, also: Wie erhöhen wir die Nutzerakzeptanz signifikant?
- Wie schaffen wir Transparenz und mehr Effizienz (Reduzierung manueller Aufgaben)?
- Wie erhalten wir Transparenz über die Entwicklung von Einsparungen und Potenzialen?
- Wie senken wir die Maverick-Buying-Quote entscheidend?
- Welche nächsten Schritte müssen wir fokussieren, um entscheidend voranzukommen? Sind wir (dann lediglich) State of the Art oder schon One Step Beyond?
- Wie realisieren wir länderübergreifendes Procure-to-Pay?
- Wie schaffen wir einen Roll-out in alle Einheiten/Länder?
- Kommunizieren wir Erfolge nachvollziehbar und eindeutig?
E-Procurement: Funktionen
- Wie kommen wir zu einer Oberfläche für alle(s) – ohne störenden Absprung in andere Tools/Oberflächen?
- Wie können wir unsere Beschaffungskanäle in Echtzeit steuern?
- Wie realisieren wir Ziele wie Amazon-like Buying für alle Bedarfsträger?
- Haben wir alle Business Apps auf einer Plattform integriert?
- Wie kommen wir zu individualisierbaren Dashboards (als Einstieg in verschiedene Applikationen für eine Abbildung persönlicher Präferenzen in einer Plattform)?
- Welche KPIs ziehen wir zur Erfolgsmessung heran?
- Wie sehen diese inhaltlich aus – sind wir zufrieden?
- Können wir umgehend regelmäßige Standard-Reports erstellen?
- Wie regeln wir die Erfassung der Stammdaten?
- Beherrschen wir das Gutschriftsverfahren?
- Haben wir ein mobiles Genehmigungsmanagement verankert (wer darf was?)?
- Wie gehen wir mit Freitextbestellungen um?
- Gibt unser System abgestimmte Handlungsempfehlungen?
- Können wir problemlos Ausschreibungen und Auktionen aktivieren?
- Haben wir eine User Guidance im System?
- Können wir auch die Beschaffung von Dienstleistungen und komplexen Leistungen abbilden?
- Wie flexibel sind wir bei der Integration von Drittanbieter-Applikationen?
Kataloge, Shops, Marktplätze
- Wie nutzen wir derzeit/zukünftig Kataloge, Shops, Marktplätze?
- Welche Anforderungen haben wir an einen (geschlossenen) Marktplatz?
- Wie können wir Prozesskosten senken und Warenkörbe optimieren?
- Welche Vorteile bietet uns Content-übergreifende Suche?
- Ist unsere Content-Integration aus Katalogen, Shops, Marktplätzen zugeschnitten auf unsere individuelle Einkaufsstrategie?
- Welche Rolle spielen für uns das „perfekte Sortiment“ und der passende Preis?
- Wem machen wir diese Sortimente zugänglich?
Lieferanten
- Wie viele Lieferanten haben wir (Commodities, A-C, Services etc.)?
- Wie viele unserer Business Partner sind elektronisch angebunden? (wie viele davon in Deutschland/Europa?)
- Welche Formen der Lieferantenanbindung nutzen wir?
- Ist in Sachen Integration ein Check genereller Möglichkeiten erfolgt (Multi-Channel-Supplier-Integration-Strategie)?
- Wissen wir, welche Art der Content-Integration zu welchem Lieferanten passt?
- Wie gehen wir mit Wunschlieferanten um, die wir gerne anbinden möchten (technisch und kaufmännisch)?
- Wie bekommen wir in kurzer Zeit Zugang zu tausenden Lieferanten und Sortimenten?
- Wie können wir Lieferanten bzw. Sortimente am einfachsten konsolidieren und bündeln?
- Wie realisieren wir ein Anfrageportal?
- Wie können wir (welche) Aufgaben an den Lieferanten übertragen (z. B. Supplier-Self-Service-Funktionen wie Wareneingangsvorerfassung, Rechnungsgenerierung in vordefinierten Standards für Freelancer, eigene Stammdatenpflege mit nachgelagertem Freigabeprozess)?
- Wie nutzen wir (künftig) die Innovationen und Technologien von Lieferanten?
Wer derzeit dabei ist, seine elektronischen Einkaufsaktivitäten zu professionalisieren, ist nicht gut beraten, lediglich nachzubessern. Industrie 4.0 wird den Einkauf massiv verändern. Kommende Aufgaben und Anforderungen gilt es zu antizipieren und zu analysieren, immer im Schulterschluss mit Dienstleistern, die benutzerfreundlich innovativ konfigurieren müssen. Nur frühzeitiges kontinuierliches Einbeziehen von Geschäftsleitung, IT, Finanzen, Compliance und den Fachbereichen kann zu nachhaltigen Erfolgen führen. Größte Herausforderung sind Adaptionsfähigkeit und Kompetenzaufbau der Mitarbeiter. Hier gilt es nachhaltig zu investieren. Darum: Schaffen Sie eine Roadmap Einkauf 4.0, die zunächst einen Zeitraum von drei Jahren umfasst. Bleiben Sie jederzeit flexibel und schreiben Sie Ihre Map kontinuierlich fort.
Wie ist Ihre Meinung?
Serie Wegweiser 4.0
Was ist Ihre Meinung?
Diskutieren Sie mit:
- Welche zusätzlichen Aspekte merken Sie an?
- Was muss aus Ihrer Sicht anders gewichtet werden?
- Gibt es „Black Holes“ innerhalb Ihrer Organisation?
- Was hindert Sie intern daran, bestimmte Fragen zu beantworten?
Beschaffung aktuell, Meplato und Wescale geben in der Rubrik „Wegweiser 4.0“ Anregungen und Diskussionsgrundlagen. Auf der Webpage www.wegweisereinkauf.de können Sie die Checkliste und alle bisher erschienenen Beiträge dieser Rubrik nachlesen und kommentieren.
Digital Change
Workshop
Auf dem BME-Symposium in Berlin findet am 10. November 2016 von 12 bis 14 Uhr der Workshop“ Digital Change in Procurement“ statt. Der an CPOs und strategische Entscheider im Einkauf gerichtete Aktiv-Workshop von wescale/WPS Management fokussiert digitale Transformation, Zusammenhänge unterschiedlicher Digitalisierungs-Enabler und skizziert Lösungsszenarien. Im Dialog mit Impulsgebern und via Live-Demos erhält jeder Teilnehmer Input für die Entwicklung seiner persönlichen Digitalisierungs-Roadmap.
Georg Wall, CEO Wallmedien Sabine Ursel, Journalistin
Unsere Webinar-Empfehlung
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